•  
  •  
  •  

Порядок ведення, обліку та зберігання особових справ державних службовців

Станом на 01.03.2016 року

 

 

 

 

 

 

НАЦІОНАЛЬНЕ АГЕНТСТВО УКРАЇНИ

 З ПИТАНЬ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ

 

Н А К А З

 

______________ 2016 року                       м. Київ                                     ______

 

Про затвердження Порядку ведення

та зберігання особових справ

державних службовців

 

 

Відповідно до частини третьої статті 37 Закону України від 10 грудня      2015 року № 889 - VIII «Про державну службу» 

Н А К А З У Ю:

1. Затвердити Порядок ведення та зберiгання особових справ державних службовцiв, що додається.

2. Відділу кадрів і державної служби забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацiю до Мiнiстерства юстицiїУкраїни.

3. Цей наказ набирає чинностi одночасно з набранням чинностi Законом України від 10 грудня 2015 року № 889 - VIII «Про державну службу».

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Голова                                                                                                 К.О. Ващенко

 

 

                                                         ЗАТВЕРДЖЕНО

наказ Нацдержслужби

___ ________ 2016 року №___

 

Порядок
ведення та зберігання особових справ державних службовців

I. Загальнi положення

1. Цей Порядок визначає вимоги щодо ведення та зберiгання особових справ державних службовців, а також перелік документів, з яких формуються особові справи.

2. Мета ведення та зберiгання особових справ державних службовців (далі – особова справа) – упорядкування документів службою персоналу державного органу щодо особи, яка займає посаду державної служби.

3. В особовiй справi державного службовця мiститься інформація, що відображає державно-службові і суспільні відносини, що виникають у зв’язку із вступом на державну службу, її проходженням та припиненням, бiографiчнi та iншi данiпро державного службовця.

4. Ведення, облiк та зберiгання особових справ здiйснює служба управління персоналом державного органу, в якому працює державний службовець.

II. Ведення особових справ

1. Ведення особової справи державного службовця розпочинається одночасно зі вступом на державну службу.

2. Особова справа формується з таких документів і в такій послідовності:

 особова картка встановленого зразка;

 текст Присяги державного службовця, скрiплений пiдписом державного службовця (для осiб, уперше прийнятих на державну службу);

 копія паспорта державного службовця;

 копія ідентифікаційного коду державного службовця;

 копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання;

 копія трудової книжки (у разі наявності);

 копія військового квитка (у разi наявності);

 копії документів про надані пільги (у разi наявності);

 копiї свiдоцтв про шлюб, розірвання шлюбу, народження дитини, змiну прізвища тощо;

 довідка встановленої форми про наявність допуску до державної таємниці (для відповідних посад); 

 декларацiя про майно, доходи, витрати i зобов’язання фiнансового характеру за минулий рiк;

 довідка про результати проведення спецiальної перевiрки вiдповiдно до Закону України «Про запобiгання корупцiї»;

 довідка про результати проведення перевiрки вiдповiдно до Закону України «Про очищення влади»;

 ознайомлення з обмеженнями, встановленими Законом України «Про державну службу», пов’язаними з призначенням на посаду державної служби та її проходженням;

 ознайомлення з обмеженнями, встановленими Законом України «Про запобігання корупції»;

 ознайомлення із Загальними правилами поведінки державного службовця;

 ознайомлення із правилами внутрішнього службового розпорядку та іншими локальними актами державного органу (у разі необхідності);

        згода на обробку персональних даних;

 заява щодо призначення на посаду;

 копія акта про призначення на посаду;

 витяг із протоколу засiдання конкурсної комiсiї;

 копiя акта органiв вищого рiвня про призначення на посаду (у випадках, передбачених законодавством);

 погодження, передбачені законодавством для призначення на посади державних службовців  відповідних органів;

 інші документи.

3. У подальшому в хронологічному порядку до особової справи додаються: копії актів про зміни анкетних даних, копiїдокументiв про підвищення рівня професiйної компетентності, біографічна довідка (у разі потреби) (додаток 1), матеріали оцінювання результатів службової діяльності та ін.

4. Не рекомендується включати до особової справи копії актів про просування по службі в державному органі (переведення), відпустки, дисциплінарну відповідальність, заохочення, нагороди, почесні звання (зазначені відомості записуються у розділах особової картки встановленого зразка). Також до особової справи не рекомендується долучати копії актів, які мають разовий характер (про встановлення на певний період надбавок, премій, тощо).

5. Всі документи, які містяться в особовій справі нумеруються в хронологічном порядку.

6. Копії документів, які долучаються до особової справи, засвідчуються в установленому порядку працiвником служби управління персоналом та вносяться до опису документів особової справи державного службовця, який міститься в кінці особової справи (додаток 2);

7. Працiвник служби управління персоналом, отримуючи матерiали до особової справи, повинен перевiрити дотримання правил їх заповнення, вiдповiднiсть зазначених у них вiдомостей оригiналам документiв (паспорта громадянина України, ідентифікаційного номеру особи, вiйськового квитка, документів про освiту, підвищення рівня професійної компетентності, тощо).

8. Матеріали, що містяться в особовій справі, щорiчно до 15 квiтня звiряються з описом документів.

9. Не дозволяється робити будь-які виправлення записів в особовій справі та вилучати з особової справи документи.

10. Працiвник служби управління персоналом реєструє особову справу у журналі облiку особових справ державних службовців (додаток 3) не пiзнiше тижневого строку з дня призначення на посаду.

11. Особові справи мають бути систематизовані в алфавітному порядку або за структурними підрозділами відповідно до штатного розпису.

12. Кожна особова справа пiдшивається в окрему папку форматом А-4, на якiй зазначаються прiзвище, iм’я, по батьковiособи, порядковий номер особової справи.

13. Особові справи видаються для службового користування лише посадовим особам, коло яких визначається керівником державного органу під особистий підпис у спеціальному журналі, або контрольній картці.

IІІ. Зберігання особових справ

1. Особовi справи державних службовцiв є документами з обмеженим доступом i мають зберiгатися в опечатаних металевих шафах або сейфах.

2. Особові справи державних службовців, які проходять державну службу, зберігаються окремо від особових справ державних службовців, які припинили державну службу.

3. Служба управління персоналом не має права розголошувати будь-яку iнформацiю щодо персональних даних державних службовців.

__________________________________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                               

                                                 Додаток 1                                                                                                                                                                                                                              

                                                                        до Порядку ведення та

                                                                   зберігання особових

                                                                                    справ державних службовців

 

 

 БІОГРАФІЧНА ДОВІДКА

 

_________________________________

(прізвище, ім’я, по батькові)

 

Подається на   ______________________________________________________

               (найменування посади)

 

Працює ____________________________________________________________

                                (посада, структурний підрозділ, назва органу в якому працює)

 

Громадянство _______________________________________________________

 

Число, місяць і рік народження ________________________________________

 

Місце народження ___________________________________________________

                           (країна, область, місто, район, село)

 

Освіта ______________________________________________________________

                                  (освітньо-кваліфікаційний рівень, повне найменування

____________________________________________________________________

навчального закладу, дата закінчення, спеціальність та

____________________________________________________________________

кваліфікація)

 

Науковий ступінь, вчене звання ________________________________________

 

Володіння мовами ____________________________________________________

                                                                           (якими, якою мірою)

 

Нагороди, почесні звання ______________________________________________

 

Прийняття Присяги

державного службовця ________________________________________________

                                        (дата прийняття)

 

Ранг державного

службовця ___________________________________________________________

                   (дата присвоєння)

 

Загальний стаж роботи ________________________________________________

 

Стаж державної служби _______________________________________________

 

Депутат ради ________________________________________________________

       (найменування ради)

 

Стягнення __________________________________________________________

      (які, ким і за що накладені)

 

Трудова діяльність

 _______._____ до _______ ._____  _____________________________________

  (місяць)     (рік)          (місяць)      (рік)    (посада, назва підприємства, установи, організації)

 

______.______ по цей час _____________________________________________

(місяць)    (рік)                                (посада, назва підприємства, установи, організації)

 

Додаткова інформація

 

_______________________________________________________________________________

(стосовно освіти, підвищення рівня професійної компетентності, досвіду роботи, інша додаткова інформація про особу, надана за її власним бажанням)

 

_____________________________________  ___________ ___________________

(посада керівника служби управління персоналом)         (підпис)              (ініціали, прізвище)

 

МП

__________________________________________

 

 

                                            

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                               Додаток 2                                                                                                                                                                       

                                                                       до Порядку ведення та

                                                                  зберігання особових

                                                                                    справ державних службовців

           

ОПИС
документів особової справи державного службовця № ______

 

_________________________________________________
(прізвище, ім’я, по батькові)

 

№ з/п

Найменування документiв

Кiлькiстьаркушiв

 № сторінки

1

2

3

4

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

______________________________

 

 

 

 

 

                                                Додаток3                                                                                                                                                                                                                             

                                                                        до Порядку ведення та

                                                                   зберігання особових

                                                                                    справ державних службовців

 

ЖУРНАЛ ОБЛІКУ ОСОБОВИХ СПРАВ

 ДЕРЖАВНИХ СЛУЖБОВЦІВ

 

 

Розпочато: ___ ________20__ р.

 

Закiнчено: ___ ________20__ р.

 

№ з/п

Номер особової справи державного службовця

Прiзвище, iм’я, по батьковiдержавного службовця

Дата початку веденняособової справи державного службовця

Дата закiнченняведення особової справи державного службовця

Примiтки

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

_________________________________________