•  
  •  
  •  

Порядок ведення та зберігання особових справ державних службовців

 ЗАТВЕРДЖЕНО                       

                                                         Наказ Національного агентства

                                                                        України з питань державної служби

                                                       22 березня 2016 року № 64

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України

                                                           15 квітня 2016 року за № 567/28697

 

Порядок
ведення та зберігання особових справ державних службовців

I. Загальнi положення

1. Цей Порядок визначає вимоги щодо ведення та зберiгання особових справ державних службовців (далі – особова справа), а також перелік документів, з яких формуються особові справи.

2. Мета ведення та зберiгання особових справ державних службовців – системне відображення вступу, проходження та припинення державної служби  державним службовцем.

3. В особовiй справi державного службовця мiститься інформація, що відображає відносини, які виникають у зв’язку зі вступом на державну службу, її проходженням та припиненням, а також бiографiчнi та iншi данi про державного службовця.

4. Ведення, облiк та зберiгання особових справ здiйснює служба управління персоналом державного органу, в якому працює державний службовець.

II. Ведення особових справ

1. Ведення особової справи державного службовця розпочинається одночасно зі вступом на державну службу або іншим призначенням на посаду державного службовця.

2. Особова справа формується з таких документів і в такій послідовності:

особова картка державного службовця встановленого зразка;

текст Присяги державного службовця, скрiплений пiдписом державного службовця (для осiб, уперше прийнятих на державну службу);

копія паспорта державного службовця;

копія облікової картки платника податків (окрім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);

копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання;

копія трудової книжки (у разі наявності);

копія військового квитка (у разi наявності);

копії документів про надані пільги (у разi наявності);

довідка встановленої форми про наявність допуску до державної таємниці (для відповідних посад);

декларацiя про майно, доходи, витрати i зобов’язання фiнансового характеру;

довідка про результати проведення спецiальної перевiрки (у разі її проведення) вiдповiдно до Закону України «Про запобiгання корупцiї» або копія відповідної довідки;

довідка про результати проведення перевiрки вiдповiдно до Закону України «Про очищення влади» або її  завірена в установленому порядку копія;

ознайомлення з обмеженнями, встановленими Законом України «Про державну службу», пов’язаними з призначенням на посаду державної служби та її проходженням;

ознайомлення з обмеженнями, встановленими Законом України «Про запобігання корупції»;

ознайомлення із правилами етичної поведінки державних службовців;

ознайомлення із правилами внутрішнього службового розпорядку та іншими локальними актами державного органу (у разі необхідності);

згода на обробку персональних даних;

заява про призначення на посаду;

копія акта про призначення на посаду;

витяг із протоколу засiдання конкурсної комiсiї в разі, якщо призначення здійснюється за результатами конкурсу;

копiя акта органу вищого рiвня про призначення на посаду (у випадках, передбачених законодавством);

погодження відповідних органів, передбачені законодавством для призначення на посади державних службовців.

3. Надалі в хронологічному порядку до особової справи за часом надходження додаються: копії актів про зміни анкетних даних, копiї документiв про підвищення рівня професiйної компетентності, біографічна довідка (у разі потреби) (додаток 1), матеріали оцінювання результатів службової діяльності, дисциплінарна справа тощо.

4. Копії документів про надання відпусток, заохочення, нагороди, почесні звання та інші копії актів додаються до особової справи в разі необхідності (відповідна інформація вноситься працівником служби управління персоналом до особової картки державного службовця).

5. Всі аркуші документів, які містяться в особовій справі, нумеруються.

6. Копії документів, які долучаються до особової справи, засвідчуються в установленому порядку працiвником служби управління персоналом та вносяться до опису документів особової справи державного службовця, який міститься на початку особової справи (додаток 2).

7. Працiвник служби управління персоналом, отримуючи заповнені особою документи для формування особової справи, повинен перевiрити дотримання правил їх заповнення. Копії паспорта громадянина України, документів про освiту та підвищення рівня професійної компетентності, вiйськового квитка тощо перевіряються працiвником служби управління персоналом на вiдповiднiсть оригiналам документів та засвідчуються його підписом і печаткою служби управління персоналом.

8. Працiвник служби управління персоналом реєструє особову справу у журналі облiку особових справ державних службовців (додаток 3) не пiзнiше тижневого строку з дня призначення на посаду.

9. Особові справи мають бути систематизовані одним зі способів:

в алфавітному порядку;

за структурними підрозділами відповідно до штатного розпису;

за порядковими номерами відповідно до реєстрації у журналі облiку особових справ державних службовців.

10. Кожна особова справа пiдшивається в окрему папку формату А4, на якiй зазначаються прiзвище, iм’я, по батьковi державного службовця, порядковий номер особової справи.

IІІ. Зберігання особових справ

1. Особовi справи державних службовцiв є документами з обмеженим доступом i мають зберiгатися в опечатаних металевих шафах або сейфах.

2. Особові справи державних службовців, які проходять державну службу, зберігаються окремо від особових справ державних службовців, які припинили державну службу.

3. Служба управління персоналом не має права розголошувати будь-яку iнформацiю щодо персональних даних державних службовців відповідно до Закону України «Про захист персональних даних».

4. Після звільнення державного службовця з державної служби його  особова справа залишається у службі управління персоналом і передається до архіву в порядку, визначеному відповідною інструкцією з діловодства. У графі 5 журналу обліку особових справ державних службовців зазначаються дата та підстава звільнення.

5. У разі призначення особи на посаду державної служби в державний орган, в якому вона працювала раніше на посаді державної служби, рекомендується використовувати сформовану раніше особову справу, до якої долучається оновлена особова картка державного службовця.

6. Зберігання особових справ забезпечують працівники служби управління персоналом, які відповідні за додержання Порядку ведення та зберігання особових справ.

IV. Оформлення документів особової справи

1. Особова картка державного службовця оформляється відповідно до встановленої форми.

2. Декларація про майно, доходи, витрати і зобов'язання фінансового   характеру подається в порядку та за формою, передбаченими Законом України «Про запобігання корупції».

3. Ознайомлення з обмеженнями, встановленими Законами України «Про державну службу», «Про запобігання корупції», підписуються претендентом на посаду  разом із поданням заяви про призначення.

4. Довідка про наявність встановленої форми допуску до державної таємниці видається службою управління персоналом відповідного органу за останнім місцем роботи для претендентів на посади, які визначені номенклатурою посад, затвердженою у встановленому порядку керівником  державної служби.

5. Біографічна довідка складається у разі потреби (подання про призначення на посаду органом вищого рівня, присвоєння рангу державного службовця тощо) на підставі даних, що містяться в особовій справі та трудовій  книжці працівника. Інформація у довідці має бути стислою та вичерпною. Скорочення слів, пропуски, виправлення не допускаються. Біографічна довідка скріплюється підписом керівника служби управління персоналом та печаткою із зазначенням дати складання.

6. Заяви про призначення, переведення на іншу посаду, звільнення з посади тощо оформляються власноруч і підписуються із зазначенням дати.

7. Акт органу вищого рівня про призначення на посаду (звільнення з посади) оголошується шляхом видання за місцем роботи відповідного акта із зазначенням дати фактичного призначення на посаду (звільнення з посади) тощо.

 

Начальник Відділу кадрів

і державної служби                                                                               Н.М. Готліб

 

Порядок ведення та зберігання особових справ державних службовців