ПРАКТИЧНІ ПОРАДИ ДЕРЖАВНИМ СЛУЖБОВЦЯМ

 

Поради тим, хто хоче стати ефективним керівником

 

Для того щоб стати перспективним керівником, необхідно:

§       бути, насамперед, компетентною у своїй галузі, високоосвіченою, інтелігентною особистістю;

§       позитивно ставитися до всього нового;

§       піклуватися про те, щоб керована Вами організація використовувала всі найновіші досягнення у своїй галузі;

§       неухильно дотримуватися правил, що прийняті організацією;

§       приймати оптимальні рішення й діяти;

§       проводити цілеспрямовану лінію, навіть у кризових ситуаціях, не кидатися з однієї крайності в іншу;

§       бути вимогливим до себе і до інших, критикувати лише конструктивно (з метою поліпшення роботи);

§       заохочувати персонал до сумлінної роботи власним прикладом;

§       вірити у здібності своїх підлеглих;

§       завжди надавати допомогу, коли вона необхідна, але уникати надмірного втручання в роботу підлеглих;

§       заохочувати персонал до висловлювання своїх думок і намагатися використовувати їх для ефективного співробітництва;

§       давати чіткі завдання, що, коли і як робити;

§       не боятися ризику;

§       уміти вислуховувати своїх співрозмовників;

§     визначати проблеми, пов'язані з використанням часу, їх черговість залеж­но від важливості та вживати цілеспрямованих заходів для їх розв'язання;

§     не відкладати справи в „довгий ящик", а вирішувати їх вчасно, встановлюючи для себе тверді норми часу; не домагатися досконалості в усьому - це майже неможливо; уміти помічати і розв'язувати суперечності. Керівник, який на­магається уникати суперечностей чи приховувати їх, рано чи пізно потрапить у безвихідь;

§     бути людяним, добре знати своїх підлеглих, їхні інтереси на роботі, вдома і взагалі в житті. Чим краще керівник знає своїх підлеглих, тим більше у нього шансів на успіх у роботі;

§     намагатися бути позитивним прикладом і опорою для інших, ос­кільки саме з керівника найчастіше підлеглі беруть приклад;

§     бути доступним! Коли і в який час - цілком залежить від прий­нятого способу керівництва.

 

Пам'ятайте: справжній керівник ніколи не може бути задово­лений собою на всі 100%.

 

Слухаючи співрозмовника:

Ніколи не сприймайте мовчання за увагу. Якщо співрозмовник мовчить, то це ще не означає, що він Вас слухає. Ніколи не вдавайте самі, що слухаєте. Це марно: як би Ви не при­кидалися, відсутність зацікавленості й нудьга неодмінно виявлять­ся у виразі Вашого обличчя або жестах. Краще вже зізнатися, що в даний момент Ви не можете слухати співрозмовника, пославшись на зайнятість. Нещирість, як правило, сприймається як зневага. Не перебивайте свого співрозмовника без необхідності. Якщо Вам конче необхідно перебити когось під час розмови, допоможіть по­тім відновити перерваний Вами хід думок співрозмовника. Не робіть поспішних висновків. Пам'ятайте, що поспішні, суб'єк­тивні оцінки - бар'єр на шляху змістовного спілкування. Не давайте співрозмовнику можливості „упіймати" себе в суперечці. Якщо виникне непорозуміння в суперечці, слід обов'язково вислу­хати співрозмовника уважно і до кінця для того, щоб зрозуміти, з чим особисто Ви не погоджуєтеся, і тільки після цього викласти свою точку зору.

Не задавайте надто багато запитань. Доцільно ставити запитання для уточнення сказаного. Надмірна кількість запитань певною мірою пригнічує співрозмовника, позбавляє його ініціативи, ста­вить у позицію оборони.

Ніколи не кажіть співрозмовнику: „Я добре розумію Ваші почуття". Така заява більше виправдовує Ваші особисті й даремні спроби переконати співрозмовника в тому, що Ви його слухаєте. Насправді зрозуміти, що саме і як саме відчуває Ваш співрозмовник, дуже важко. Не будьте занадто вразливим й емоційним щодо сказаних слів. Слухаючи надміру схвильованого співрозмовника, будьте обереж­ні й не піддавайтеся впливу його почуттів, інакше можна загубити зміст повідомлення.

Не давайте поради, якщо Вас про це не просять. Непрошені поради дає, як правило, той, хто ніколи не допоможе. Не прикривайтеся слуханням як сховищем. Пасивні, невпевнені в собі людиінколи використовують слухання як можливість уникну­ти спілкування й самовираження. Такого роду мовчання тільки за­важає ефективному спілкуванню.

Пам'ятайте, що ефективне слухання - це основа отримання точної інформації. Запам'ятати більш надійно почуте Ви зможете тоді, коли слухаєте з розумінням.

 

Головні принципи організації ефективної праці

Підтримуйте і заохочуйте багатоваріантність ідей і поглядів.

Створюйте умови творчим працівникам для активної участі у формуванні планів і прийнятті рішень.

Відмовтеся від традиції старшинства для того, щоб Ваші співробітники могли кар'єрно зростати з будь-якого рівня відповідно до їхніх здібностей.

Намагайтеся завжди проводити лінію на персональне визнання успіхів і досягнень Ваших колег (працівників) і на відповідну винагороду за кожне з досягнень.

Надавайте більше свободи Вашим працівникам, щоб вони могли працювати максимально самостійно.

Для початку визначте кожному працівнику ту ділянку справи, на якій він зосередить зусилля, а потім поступово розширюйте сферу його виробничих функцій.

Заохочуйте обмін думками й інформацією між співробітниками, групами і відділами, проте стежте за тим, щоб кожен співробітник мав достатньо свободи для висловлення власної думки і вибору самостійного шляху.

Організовуйте роботу таким чином, щоб найперспективніші працівники не були завантажені дрібними справами весь день.

Час від часу надавайте своїм співробітникам можливість реалізувати їхні ідеї, не піддаючи їх критиці. Визнавайте розумний допуск на помилку.

Підкреслюйте важливість внеску в діяльність колективу кожно­го конкретного працівника, а не тільки групи, відділу тощо.

Як спонукати людей до успіху

Хваліть людей за кожен, навіть найскромніший, успіх і будьте при цьому щирі у визнанні й щедрі на похвалу. Людей легко вести за собою, якщо Ви користуєтесь їхньою пова­гою і даєте зрозуміти їм, що Ви їх поважаєте. Завжди давайте людям можливість відчути, що Ви повністю впев­нені в їхній здатності справитися з тим чи іншим завданням. Не скупіться на заохочення. Робіть так, щоб людям було приємно виконувати те, чого прагнете Ви.

Схема спілкування керівника і підлеглих, розроблена американськими дослідниками Лорн, Планкеттом, Хейлі

Вона полягає у:

вмінні передбачати реакцію підлеглих (особливо при зміні управлінських орієнтирів);

здатності забезпечувати надійну інформацію;

керуванні емоціями;

пред'явленні чітких вимог до виконавців (ясно, зрозуміло);

піклуванні про „зворотний зв'язок";

збудженні, стимулюванні інтересу до роботи;

застосуванні мотиваційних засобів:

поваги і підтримки почуття власної гідності у підлеглих;

використанні позитивних стимулів;

зосередженні уваги на завданнях.

 

Територія спілкування

Кожна людина претендує на визначений життєвий простір і пред'яв­ляє відповідні територіальні права.

Проникнення в життєвий простір іншої людини розцінюється як не­доречне і викликає роздратування. При цьому різні міжособистісні відно­сини визначають різні можливо допустимі дистанції.

Розрізняють такі типи дистанцій:

інтимна відстань (від 0 до 45 см) - при спілкуванні дуже близьких людей;

персональна відстань (від 45 до 120 см) - при звичайному спілкуванні із знайомими людьми;

соціальна відстань (від  120 до 400 см) - при офіційному спілкуванні;

публічна відстань (від 400 до 750 см та більше) - при виступах перед масовою аудиторією.

Установлено, що інтровертні люди схильні до порівняно більшої дис­танції під час розмови, ніж екстравертні. Крім того, при спілкуванні зна­чення має не лише прийнята відстань, але й кут спілкування, розміщення партнерів відносно один одного, починаючи від положення „очі в очі" до положення спиною один до одного.

Коли спілкуються суперники, вони розміщуються навпроти один од­ного, при „кооперативному" спілкуванні співрозмовники сідають поруч. При випадковій зустрічі співрозмовники, як правило, займають позицію „навпроти", через кут столу.

 

Підкреслюйте важливість внеску в діяльність колективу кожно­го конкретного працівника, а не тільки групи, відділу тощо.

 

Як спонукати людей до успіху?

Хваліть людей за кожен, навіть найскромніший, успіх і будьте при цьому щирі у визнанні й щедрі на похвалу. Людей легко вести за собою, якщо Ви користуєтесь їхньою пова­гою і даєте зрозуміти їм, що Ви їх поважаєте. Завжди давайте людям можливість відчути, що Ви повністю впев­нені в їхній здатності справитися з тим чи іншим завданням. Не скупіться на заохочення. Робіть так, щоб людям було приємно виконувати те, чого прагнете Ви.

Якщо Ви хочете вказати людині на помилку, починайте з похвали, з щирого визнання її чеснот.

Звертаючи увагу людей на їхні помилки, робіть це коректно.

Перш ніж критикувати іншого, скажіть про власні помилки.

 

Пам'ятайте, що командного тону ніхто не любить. Тому краще за­давати запитання замість того, щоб віддавати накази.

 

Загальні правила ділового спілкування

Пам'ятайте, що у спілкуванні беруть участь двоє: один - говорить, інший - слухає, причому в ролі слухача кожен повинен виступати поперемінно.

Якщо Вам незрозуміле, про що говорить співрозмовник, дайте йому це відчути - або через постановку додаткових запитань, або через повторення його думки запитанням, чи правильно Ви його зрозуміли.

Будьте фізично уважні. Поверніться обличчям до співрозмовника. Підтримуйте з ним візуальний контакт. Сидіть або стійте на такій відстані від співрозмовника, яка забезпечує зручне спілкування обом. Пам'ятайте: той, хто говорить, хоче спілкуватися з уважним, жвавим співрозмовником, а не з кам'яною стіною.

Зосередьтеся на тому, про що говорить Ваш співрозмовник. Оскільки така увага не може бути тривалою (менше однієї хвилини), слухання вимагає свідомої її концентрації. Допомогти сконцентруватися на тому, про що говорить співрозмовник, імовірніше за все, допоможе Ваша фізична увага і мовна активність.

Намагайтеся зрозуміти не тільки зміст слів, а і почуття співрозмовника. Слухайте не лише інформацію, а й розумійте його почуття.

Стежте за виразом обличчя Вашого співрозмовника, за тим, як часто він дивиться на Вас і підтримує з Вами візуальний контакт.

Дотримуйтеся схвальної установки щодо свого співрозмовника. Це створить сприятливу атмосферу для спілкування. Чим більше Вашпартнер відчуватиме Ваше схвалення, тим точніше він висловить те, що хоче сказати.

Намагайтеся демонструвати своє розуміння.

Відповідайте на прохання відповідними діями. Пам'ятайте, що дуже часто мета співрозмовника - одержати щось реально відчутне, наприклад інформацію.