Управління Головдержслужби в Черкаській області - Актуальні питання організації роботи, документообігу та контролю

Організаційні документи є правовою основою діяльності Головдержслужби України та її територіальних органів, містять положення, які ґрунтуються на нормах адміністративного права і є обов'язковими для їх виконання державними службовцями.

Організаційні документи розробляються відповідно до Конституції України, законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України та інших нормативно-правових актів.

Організаційні документи в обов'язковому порядку проходять процедуру узгодження та затвердження залежно від виду документа.

Залежно від виду організаційні документи можуть затверджуватися наказом Головдержслужби України (наказом територіального органу), безпосередньо Начальником Головдержслужби України (начальником територіального органу), першим заступником, заступниками Начальника Головдержслужби України.

Датою організаційного документа є дата його затвердження.

Враховуючи термін дії, організаційні документи відносяться до безстрокових: вони діють до їх відміни або до затвердження нових (виняток складає штатний розпис, який розробляється і затверджується щорічно).

Порядок внесення змін або їх перегляду залежить від виду організаційних документів.

Розробку організаційних документів здійснюють структурні підрозділи Головдержслужби України (територіальних органів) у межах своєї компетенції.

Види організаційних документів:

1. Положення - це підзаконний нормативно-правовий акт, який встановлює структуру і функції будь-якого органу, визначає форми та умови здійснення певної діяльності підприємств та установ, а також їх структурних підрозділів (відділів, секторів). Як правило у положенні містяться такі розділи: загальні положення, основні завдання, функції, структура, керівник та його права і обов'язки, взаємодія. Наприклад: Положення про Головне управління державної служби України, затверджене постановою Кабінету Міністрів України від 26.09.07 № 1180.

2. Інструкції – це організаційні документи, в яких визначаються правила, які регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, їх підрозділів та служб, а також посадових осіб або громадян.

Інструкції поділяються на:

? інструкції, що регулюють організаційні питання діяльності, наприклад: Інструкція з діловодстваГоловного управління державної служби України, затверджена наказом Головдержслужби України 20.07.06 № 262;

? інструкції, що регулюють технічні, фінансові та ін. сторони діяльності, наприклад: Інструкція з питань охорони праці;

? посадові інструкції – документ, що видається з метою регламентації організаційно-правового статусу працівника, його конкретних завдань та обов'язків, прав, відповідальності, забезпечує умови для його ефективної роботи.

3. Регламенти – організаційні документи, що встановлюють порядок організації діяльності установи, колегіального або дорадчого органу.

Види:

? Регламент організації, установи підприємства і т.д., наприклад: Регламент Головного управління державної служби України та його територіальних органів, затверджений наказом Головдержслужби України від 26.03.08 № 71.

? Регламент діяльності колегіального або дорадчого органу, наприклад: Регламент підготовки та проведення засідань колегії Головного управління державної служби України, затверджений наказом Головдержслужби України від 17.11.06 № 383.

Обов'язковими реквізитами регламенту є: вид документа, дата, номер документа, заголовок до тексту, візи узгодження документа, підпис, гриф затвердження.

4. Порядки – це організаційні документи, які відповідно до встановлених вимог, правил і норм визначають чітку послідовність дій певного процесу, із зазначенням способів та методів його використання, форми та умови здійснення певної діяльності. Наприклад: Порядок підготовки та проведення нарад в Головдержслужбі України, затверджений наказом Головдержслужби України від 06.08.08 № 219.

5. Правила -це різновид підзаконних нормативно-правових актів, які приймаються (затверджуються) в установленому порядку компетентними державними органами або посадовими особами з метою встановлення єдиного здійснення певної діяльності чи окремих дій, єдиних вимог до поведінки учасників правовідносин у відповідній сфері. характерною особливістю правил є регулювання ними обмеженого кола суспільних відносин, але з великим ступенем деталізації юридичних, організаційних та інших приписів (вимог).

До правил належать службові документи організаційного характеру, у яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок певних дій, поведінки. Розрізняють, наприклад, правила внутрішнього трудового розпорядку, підготовки документальних матеріалів до здачі в архів, правила експлуатації приладів і т.п.

6. Плани – послідовність дій під час виконання конкретного завдання. План має містити чітке завдання, термін його виконання та відповідальний виконавець.

Розпорядчі документи та їх види

Розпорядчі документи – за допомогою цих документів розв'язується важливі завдання управління (укази, постанови, накази, розпорядження, рішення). Зупинимось на деяких з них:

Розпорядження – це акт управління посадової особи, державного органу, організації, установи, підприємства, що виданий у межах їхньої компетенції і має обов’язкову юридичну силу щодо громадян (працівників) та підлеглих організацій, яким адресовано розпорядження.

Розпорядження становлять підзаконні акти й поділяються на дві групи:

? розпорядження загального характеру – тривалої дії;

? розпорядження окремого характеру – стосуються конкретного вузького питання.

Розпорядження видають КМУ (на підставі та для виконання законів, рішень ВРУ), виконкоми Рад народних депутатів, а також керівники підприємств (організацій, установ) та їхні заступники для вирішення оперативних завдань.

Постанова - це правовий акт, що приймається вищими і деякими центральними органами колегіального управління для розв'язання найважливіших і принципових завдань, що стоять перед даними органами і встановлення стабільних норм і правил поведінки.

Наказ - це правовий акт, що видається на підставі і на виконання діючих законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищестоящих органів. Це означає, що Начальник Головдержслужби може видати наказ з усіх питань що належать до його компентенції. Накази бувають кадрові та з основної діяльності.

ОСНОВНІ ПОЛОЖЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧИХ ДОКУМЕНТІВ ГОЛОВДЕРЖСЛУЖБИ УКРАЇНИ ТА ЇХ ПРИЗНАЧЕННЯ

Найголовнішим організаційно-розпорядчим документом Головдержслужби України є Положенням про Головне управління державної служби України, затверджене постановою Кабінету Міністрів України від 26.09.07 № 1180.

Положенням визначено статус Головдержслужби її завдання, функції, права, повноваження Начальника Головдержслужби, яким чином затверджується гранична чисельність працівників та структура Головдержслужби, тощо.

У свою чергу, сам порядок організації діяльності Головдержслужби України та управлінь державної служби Головдержслужби України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі відповідно до покладених повноважень визначено відомчим нормативним актом - Регламентом Головного управління державної служби України та його територіальних органів (далі – Регламент Головдержслужби України).

Регламент Головдержслужби України складається з 13 розділів, таких як:

- Загальні положення

- Організація роботи Головдержслужби України

- Робота колегіальних органів

- Планування роботи

- Звітування про діяльність

- Управління персоналом та проходження державної служби в центральному апараті Головдержслужби України та її територіальних органах

- Порядок проведення Головдержслужбою України та територіальними органами перевірок

- Нормотворча діяльність

- Організація роботи з документами

- Організація контролю

- Порядок проведення нарад

- Основні напрями зовнішніх зв’язків Головдержслужби України

- Особистий прийом громадян і порядок розгляду письмових звернень

Оскільки Регламент Головдержслужби України охоплює всі основні організаційно-розпорядчі документи Головдержслужби зупинимось на деяких з них.

Так, організація роботи з документами в центральному апараті Головдержслужби України, здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства Головдержслужби України, яка розроблена відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153 «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади».

Інструкція з діловодства встановлює загальні правила документування управлінської діяльності центрального апарату Головдержслужби України та управлінь державної служби Головдержслужби України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи.

Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства. Її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК).

Контроль за виконанням документів у центральному апараті Головдержслужби України здійснюється відповідно до Порядку здійснення контролю, затвердженого наказом Головдержслужби України від 24.09.07
№ 254.

Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання (контрольні документи), а саме:

- доручення Начальника Головдержслужби України;

- окремі дорученя першого заступника Начальника Головдержслужби України, заступників Начальника Головдержслужби;

- рішень Колегії Головдержслужби України та інших консультативно-дорадчих органів, що створені при Головдержслужбі України;

- заходів річних та окремих планів роботи Головдержслужби України;

- наказів Головдержслужби України.

Порядком здійснення контролю за виконанням документів передбачено здійснення щоденного контролю, який включає в себе:

- план контролю за виконанням контрольних документів (випереджувальний моніторинг) - розміщується на внутрішньому веб-сайті

- щоденні нагадування-попередження про закінчення термінів виконання документів за 15 та за 7 робочих днів до кінцевого терміну виконання – надсилається за допомогою електронної пошти;

- контроль за виконанням контрольних документів (термін виконання яких припадає на робочий тиждень з понеділка по п’ятницю) - розміщується на внутрішньому веб-сайті.

Строки виконання документів

Термін виконання завдань встановлюється згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 18.07.07 № 950 “Про затвердження Регламенту Кабінету Міністрів України“, постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97
№ 1153 “Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”, із змінами та доповненнями, а також Законом України “Про статус народного депутата України”.

Завдання, визначені в актах Президента України, виконуються у строки, встановлені Президентом України.

Законом України “Про статус народного депутата України” визначено терміни розгляду депутатських запитів у п'ятнадцятиденний строк з дня його одержання або в інший, встановлений Верховною Радою України, строк; депутатських звернень - протягом 10 календарних днів з моменту його одержання. Строк розгляду депутатських звернень, з урахуванням продовження, не може перевищувати 30 днів з моменту його одержання.

Письмові заяви та звернення громадян розглядаються і вирішуються у термін не більш як 30 календарних днів від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше 15 календарних днів від дня їх отримання. В окремих випадках термін розгляду звернення громадян може становити 45 днів з моменту його отримання (реєстрації).

У разі якщо Головдержслужба України є співвиконавцем доручення, термін виконання встановлюється за 7 робочих днів до терміну виконання доручення першим виконавцем, а в разі термінових доручень – не пізніше ніж за 3 робочих дні.

У разі коли строк виконання у документі не зазначено, Начальником Головдержслужби встановлюється місячний термін його виконання від дати підписання цього документа.

Якщо в акті Президента України строк виконання завдань не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності актом Президента України.

Доопрацювання проектів документів, повернутих Кабінетом Міністрів України розробнику, проводиться не пізніше ніж у 5-денний строк після підписання відповідного доручення, якщо у дорученні не зазначено інше.

Пропозиції від співвиконавців надаються підрозділу (працівникові), що відповідає за скликання, не пізніше ніж за 7 робочих днів до внутрішнього контрольного терміну, визначеного Начальником Головдержслужби України, а в разі термінових доручень - не пізніше ніж за 3 робочих дні.

Пропозиція щодо продовження строку виконання акта Президента України, надісланого Кабінетом Міністрів України, подається до Секретаріату Кабінету Міністрів України за 7 днів до закінчення встановленого строку (згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 № 1153 “Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”).

У разі необхідності продовжити строк виконання доручення Начальника Головдержслужби України термін може бути продовжено за обґрунтованим поданням першого заступника Начальника Головдержслужби України та заступників Начальника Головдержслужби України, яке подається не пізніше як:

- за 1 робочий день, у разі якщо на виконання доручення відведено до 7 робочих днів;

- за 3 робочі дні – до 30 календарних днів;

- за 7 робочих днів – більше 30 календарних днів.

Для зняття доручення з контролю готується подання з відповідним обґрунтуванням за встановленою формою.

Подання щодо перенесення терміну виконання доручень або зняття доручень з контролю, що знаходяться на виконанні в територіальних органах Головдержслужби України, готуються у встановленому порядку структурними підрозділами Головдержслужби, які є відповідальними за їх виконання, за напрямами діяльності на прохання керівників територіальних органів.

У разі якщо документ повертається Начальником Головдержслужби України головному виконавцю на доопрацювання, термін подання доопрацьованого документа визначається Начальником Головдержслужби України. У разі невизначення такого терміну – документ подається на підпис Начальнику Головдержслужби України того ж дня.

Датою виконання завдань, визначених рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем’єр-міністра України, Першого віце-прем’єр-міністра України, віце-прем’єр-міністрів, які надаються відповідно до вимог законів, постанов Верховної Ради України, актів Президента України, вважається дата реєстрації у Головдержслужбі України документів, які містять інформацію про їх виконання, або проектів відповідних нормативно-правових актів.

Крім того, під час підготовки документа необхідно завжди вказувати у документі на виконання якого доручення він підготовлений (підпункт, пункт, розділ, дата, номер доручення). У разі надання декількох доручень з одного і того ж питання – у підготовленому документі мають бути зазначені всі ці доручення.

Вгору