Для створення електронної бази даних особових справ працівників органів державної влади в обліковій системі "Картка" ЄДКС "Кадри" спочатку необхіджно створитиштатний розпис органу державної влади.
Щоб правильно заповнити базу даних слід взяти затверджений штатний розпис та документ про створення органу державної влади, особові справи працівників.
Після встановлення облікової системи "Картка" та виконання усіх налаштувань середовища Windows (порядок встановлення та налаштування можна знайти у інструкціях, що додаються до програми) входими у базу даних. Для цього на головній панелі системи "Картка" натискаємо кнопку 
, не змінюючи пароль користувача (початковий пароль А 3).
Далі створюємо базу даних. Порядок створення бази даних можна подати так:
1. робота у Класифікаторі.
введення назви органу державної влади.
введення назв посад державних службовців згідно штатного розпису.
2. побудова штатного розпису.
3. заповнення розділів особової картки.
1 Робота у Класифікаторі
1.1 Введеня назви органу державної влади
Для подальшої роботи у базі нам необхідно завести назву органу державної влади. У верхньому меню програми заходимо у Класифікатор (рисунок 1) вибираємо планку "Органи державної влади..." та відповідно натискаємо планку "Місцеві органи виконавчої влади" або "Органи місцевого самовядування".
Рисунок 1 - Органи державної влади у класифікаторі
На екрані появиться вікно "Місцеві органи виконавчої влади" (або відповідно "Органи місцевого самоврядування"). У цьому вікні необхідно натиснути на кнопку 
після чого появиться запит паролю до редагування (рисунок 2). Вводимо пароль 653210 та натискаємо на кнопку 
.
У версії програми Картка 5.3 пароль вводити не потрібно.
Рисунок 2 – Вхід до редагування назви органу виконавчої влади
Після чого появиться розгорнутий вигляд вікна з дозволом до редагування та активними функціонольними кнопками 
- додати запис, 
- зберегти зміни.
Для введення назви органу необхідно натиснути на кнопку 
та заповнити всі поля (рисунок 3) згідно документів про створеня органу та штатного розпису:
- назва
- офіційно коротка (назва)
- підпорядкований органу
- адреса органу
- К – кількість керівників
- П – кількість перших заступників керівника
- З – кількість заступників керівника
- гранична чисельність органу та інші.
У полі 
, яке визначає статус органу в електронній базі даних державної влади, обов'язково вибрати А3. В іншому випадку подальші дії будуть неможливі (заблоковані системою).
Рисунок 3 – Введення назви органу державної влади
Після введеня даних натискаємо на кнопку - назва органу державної влади введена у класифікатор.
При необхідності можна створити декілька назв органів та їхніх штатних розписів, обмежень щодо цього немає. Також в подальшій роботі із системою можна виконувати редагування назви.
Для видалення назви органу із класифікатора необхідно виділити назву та почергово натиснути на кнопки 
- позначення на видалення та - зберегти.
1.2 Введення назв посад державних службовців згідно штатного розпису
В базі даних у Класифікаторі введено перелік назв посад, однак часто у штатному розписі є посади, яких не передбачено у Класифікаторі , наприклад завідувач сектором-юрисконсульт. Для введення у Класифікатор нових назв посад (та для зручності видалення зайвих посад) необхідно натиснути на планку Посади (рисунок 1). Після чого появиться вікно з переліком назв посад поточного адміністратора (рисунокк 4). Натиснувши на кнопку 
появиться запит паролю до редагування. Вводимо пароль 632156 та натискаємо на кнопку .
У версії програми Картка 5.3 пароль вводити не потрібно.
Рисунок 4 – Перелік посад у класифікаторі
У вікні активізуються кнопки редагування - додати запис, - зберегти зміни, - позначення на видалення. Внесення та видалення назв відбувається анологічно до введення назви органу. Вводимо посади (а не їх кількість,тобто назви посад не повторювати ) які нам необхідні для роботи та зберігаємо зміни.
На цьому робота у Класифікаторі завершена.
2 Побудова штатного розпису
Для побудови штатного розпису органу державної влади необхідно зайти в підсистему "Штатний розпис". Для цього необхідно натиснути на закладку 
(рисунок 1) та виконати наступні дії:
- у вікні "Штатний розпис(ШР) органу)" натиснути на кнопку 
, що призводить до появи вікна - меню команд (рисунок 5).
Рисунок 5 – Дії з штатними розписами та підрозділами
- натиснути на кнопку 
після чого появиться вікно для створення нового штатного розпису(рисунок 6).
Рисунок 6 – Побудова, знищення штатного розпису
У правому полі "Для цих органів штатні розписи не введені" знаходиться назва органу державної влади який ми ввели у класифікаторі.
- натисути на кнопку 
- назва органу переміститься у поле "Список існуючих штатних розписів". Слід відмітити , що побудову штатного розпису можна здійснювади як копію вибраного (існуючого) штатного розпису так і не схожого на жодний ШР, зробивши відмітку у відповідній радіоточці. Так як у нас немає побудованих раніше штатних розписів ми обираємо останній варіант та закриваємо дане вікно.
Виконавши попередні дії, ми створили штатний розпис але без підрозділів, секторів та посад. Для їх створення повертаємося до командного вікна "Дії з ШР, підрозділами" (рисунок 5) та натискаємо на кнопку . На екрані появиться вікно "Дії лише з підрозділами" (рисунок 7) в якому появився підрозділ "Керівництво", якого в офіційному штатаному розписі у нас немає, але підсистема автоматично створює його для створення в ньому посад керівника органу та його заступників(які не займають посади началник відділу чи завсектор), секретарів.
Рисунок 7 – Створення структурних підрозділів пірозділів
Для створення відділів, секторів за затвердженим штатним розписом необхідно натискати на кнопку – добавити запис та ввести назву відділу чи сектору і зберегти зміни . Таким способом почергово створюють стуктурні підрозділи.
Для зміни порядку розташування відділів у штатному розписі помітьте відділ, який потрібно перемістити та використовуйте кнопки 
- переміщення вверх, вниз після чого збережіть зміни .
У випадку коли відділ містить у собі сектори ("Загальний відділ" (рисунок 7) має у своїй структурі "Сектор протокольної роботи" ) потрібно виділити даний відділ та зробити позначку у закладці 
. Після чого появиться активна кнопка 
, при натисненні якої можна додавати підзвітні підрозділи.
Якщо створено всі підрозділи в штатному розписі (закриваємо вікно"Дії лише з підрозділами") потрібно переходити до створення посад у підрозділах.
Для цього за порядком вибираємо підрозділи у підсистемі "Штатний розпис" та натискаємо на кнопку 
після чого на екрані появиться командне вікно "Дії з посадами" (рисунок 8). Добавляємо посади за допомогою кнопки та заповнюємо основні поля (рисунок 9) і зберігаємо зміни .
Рисунок 8 – Дії з посадами
Рисунок 9 – Заповнений штатний розпис органу державної влади
На цьму робота у підсистемі "Штатний розпис" завершена.
3 Заповнення особових карток
Для створення особової картки виконуємо наступні дії. Заходимо у розділ Картка верхнього командного рядка облікової системи "Картка" (рисунок 1) та вибираємо процедуру Нова картка. Після чого появиться вікно "Нова особова картка" (рисунок 10) у якому потрібно завести прізище, ім'я, по батькові, дату народження, стать працівника. Ці поля є основними для розпізнавання особових карток у базі.
Рисунок 10 – Створення нової особової картки
Перехід до заповнення особової картки можна здійснити двома способами – "Завести особову картку, почати процедуру Прийняття " та "Завести особову картку, відкрити розділ Орган". Перший спосіб вигідно використовувати коли працівник починає трудову діяльність. Тоді після натискання на планку 
появиться вікно "Прийняття особи в державний орган" (рисунок 11), у якому необхідно заповнити всі поля.
Слід відмітити, що дата документа про прийняття на посаду, дата документа про фактичне прийняття , дата фактичного прийняття можуть відрізнятися.
Приклад 1: Розпорядження Президента України про призначення голови райдержадміністрації видано 01.07.2004 року, фактично голова приступає до виконання своїх обов'язків 12.07.2004 року.
Приклад 2. Керівник державного органу видає наказ від 01.05.2005 року про призначення на посаду головного спеціаліста з 05.05.2005 року.
Після занесення всіх даних натискаємо на планку 
. Процедура прийняття завершена і відбувається перехід до інших розділів особової картки.
Рисунок 11 – Процедура прийняття до органу державної влади
Найчастіше на практиці використовують другий спосіб переходу до заповнення особової картки, для виконання якого потрібно натиснути на планку 
.
Перед нами появиться особова картка (рисунок 12), яка складається з таких розділів (форма П2-ДС):
Починаємо з розділу "Орган, посада, ранг..." (рисунок 12). Правила заповнення всіх розділів знаходяться у підказках, які викликаються натиском на планку 
.
Якщо ви обрали шлях до заповненя особової картки через процедуру “Прийняття ” то розділ “Орган, посада, ранг...” автоматично заповнениться системою. В другому випадку ми це виконуємо самостійно.
Заповнюємо усі дані про прийняття, фактичне прийняття. Обов’язково заповнюємо розпорядчий документ, відповідно натиснувши на планку 
.
Вмикаємо штатний розпис 
, вибираємо назву органу. Натискаємо на планку 
вибираємо підрозділ. Після чого в переліку посад будуть посади вибраного підрозділу.
Вводимо дані про вид і спосіб призначення, статус особи, номер особової справи, табельний номер, відомості про ранг та зберігаємо дані .
Рисунок 12 –Розділ особової картки "Орган, посада, ранг..."
Переходимо до заповнення розділу “Загальні відомості”(рисунок 13) вибравши його із списку.
При заповненні цього розділу слід звернути увагу на те, у якій формі заповнюються графи: місце народження та домашній адрес.
Позначка "Постійно проживає у сільській місцевості" введена для автоматичного складання державної форми звітностей 6-ПВ. Вона повинна бути встановлена, якщо особа мешкає у селі або у селищі міського типу.
Рисунок 13 - Розділ особової картки "Загальні відомості"
Розділи "Освіта", "Науковий ступінь. Вчене звання", "Продовження терміну перебуття на державній службі. Просування", "Відпустки", "Стягнення", "Нагороди Почесні звання. Заохочення", "Зарахування до кадрового резерву", "Підвищення кваліфікації", "Відомості про атестацію", "Депутатська, громадська діяльність", "Про пільги (інваліди ЧАЕС)", "Трудова діяльність. Звільнення" заповнюються як список. Тобто, натискаємо на кнопку , вводимо дані , зберігаємо - . І цю процедуру повторюємо необхідну кількість разів.
Рисунок 14 - Розділ особової картки "Освіта"
У розділі “Освіта” заповнення починається з вибору освітньо-кваліфікаційного рівня. Після чого вводимо назву навчального закладу за записами у дипломі. Назви вузів накопичуються у переліку "Назва вузу+". Наступними кроками є вибір спеціальності із класифікатора (або введеня вручну, вимкнувши при цьому класифікатор) та введення кваліфікації.
В ході заповнення даних про освіту необхідно визначити позначкою, яку освіту, якщо їх є декілька, вважати за основну в звітностях.
Рисунок 15 – Розділ особової картки "Мови. Праці, винаходи. Сім'я"
У розділі “Мови. Праці, винаходи. Сім’я” є додатковий список “Сім’я”, який заповнюється за допомогої кнопки . Дані необхідно вводити включаючи і дати народження членів сім'ї. Ці дані допоможуть при складанні різного роду списків, "Діти до 14 років". Вік особи автоматично розраховується на поточний день.
Також потрібно звернути увагу у якому відмінку вводити мови, яких немає в переліку. Про правильність заповнення даних підкаже планка 
.
Рисунок 16 – Розділ особової картки "Відпустки"
У розділі “Відпустки” (рисунок) заносять дані про відпустки, вид, кому надається (державному службовцю). При занесені дати початку відпустки та її тривалості, система автоматично розраховує дату закінчення і виходу на роботу (з урахуванням святкових та неробочих днів). Також слід відмітити, що дані про відпустку можна зразу ж і видрукувати у формі записки до проекту розпорядження (наказу)про надання відпустки. Натиснувши на планку 
або 
.
Рисунок 17 – Розділ особової картки "Трудова діяльність"
Розділ особової картки “Трудова діяльність” заповнюється з трудової книжки. Для цього натискаємо на кнопку , вводимо дати початку, закінчення трудової діяльності, посаду, підрозділ, орган та місце знаходження .
Для введення даних про останнє місце роботи натискаємо на планку 
і автоматично система добавить запис.
Слід звернути увагу, у якій формі заповнюється графа “Місце знаходження”.
У цьому розділі також знаходиться процедура “Звільнення”. Якщо ви провели процедуру звільнення то картка не вилучається з бази, а заноситься в архів і у подальшій роботі її можна буде використати. У цьому випадку, посада в штатному розписі стає вакантною.
Рисунок 18 – Розділ особової картки "Стаж, прийняття на держслужбу"
У розділі особової картки "Стаж, прийняття на держслужбу" обов’язково потрібно заповнити дату прийняття Присяги державного службовця.
У цьому розділі особової картки зберігають дані про 4 види стажу особи:
- З – загальний;
- Л- стаж для лікарняного;
- В- вислуга в державному органі;
- Д- стаж державної служби.
Всі види стажу автоматично розраховуються в роках, місяцях, а деякі і у днях.
Для кожного стажу потрібно ввести приведену дату початку відповідного стажу. Є три способи розрахунку приведеної дати та стажу.
Спосіб 1.
Якщо приведена дата розрахована шляхом ручного підрахунку, то її вводять у відповідні поля. Слід зазначити, що такий спрощений підрахунок має неточність, оскільки не враховуються додаткові дні високосних років та облік ведеться з розрахунку, що у місяці є тільки 30 днів.
Спосіб 2.
Коли вам відомий правильно підрахований стаж на певну дату, то у нижній частині екрана в полях під рубрикою "Допомога 1).." вводять цю дату та відповідний стаж у роках, місяцях і днях. Система автоматично розрахує приведену дату.
Спосіб 3.
Якщо трудова діяльність особи введена, то натискають
на планку 
і викликають підсистему розрахунку приведених дат (рис. 19).
Рисунок 19 – Розрахунок стажів та приведених дат за трудовою діяльністю
У вікні "Розрахунок стажів та їх приведених дат" є поля З, Л, В, Д, де слід робити відмітки до яких видів стажу зараховується трудова діяльність. Проставлені відмітки після операції не зберігаються, тому рекомендуємо видрукувати зазначену сторінку з розрахунком стажів і зберігати в особовій справі працівника. В базі даних зберігаються тільки приведені дати. За приведеними датами система автоматично розрахує стаж станом на поточний день і покаже його поруч з кожною приведеною датою.
Оновлено 29.11.2011
Пошук
Вгору
RSS-новини
