1
П: В трудовій книжці дата звільнення з попередньої роботи більш пізня або дорівнює даті прийняття на нову роботу. Система "Картка" повідомляє про помилку при спробі ввести її в трудову діяльність. Як наслідок, приведені дати та стаж обчислюються невірно.
В: В такій ситуації вважати датою звільнення з попередньої роботи день, який передував даті прийняття на нову роботи.

2
П: Що робити у випадку переводу людини в одній організації на різни посади якщо переведення (звільнення, прийняття) відбувається в один день?
В: Як і в Питанні№1, ця ситуація може виникнути в наслідок порушення правил ведення трудової книжки. Людина не може працювати в один день на двох посадах. Вважаеться, що день звільнення є останнім робочим днем на старій посаді. З наступного дня службовець починає працювати на новій посаді і, відповідно, отримувати іншу платню (якщо вона відмінна від попередньої), про що робиться відповідний запис в трудовій книжці.

3
П: Як вводити залишок основної відпустки в разі відкликання?
В: Невикористану частину основної відпустки слід вводити як основну відпустку.
 Відпустку надати (вид) 1. основну
 {30 к.д.}щорічну державному службовцю
 Але фактично днів вказати стільки, скільки службовцю залишилося для відпустки.
 Цей принцип можна використовувати і для інших видів відпусток.

4
П: Продовження терміну, просування в органі.
В: При просуванні службовця в органі треба використовувати процедуру "Просування по службі в державному органі". Поставити галочку в потрібне поле, наприклад "Посада". Натиснути кнопку "Продовжити". Відповідно до відмічених полів стануть доступними до редагування рядки, значення яких треба вибрати з випадаючого списку. Значення в списку беруться зі штатного розпису (якщо стоїть відмітка в полі "На підставі штатного розпису"), тому перед зміною, наприклад, окладу, треба спочатку внести необхідні зміни в штатний розпис. Якщо в розділі ОК "Трудова діяльність, звільнення" попередня інформація про роботу введена неналежним чином (не відповідає формату, який приведено в нижній частині вікна "Трудова діяльнисть" та виділено зеленим кольором), то программа про це повідомить і не зробить ніяких змін в ОК. Для виправлення цієї ситуації потрібно відредагувати останній запис в трудовій діяльності у відповідність до зазначеного формату:
  посада : підрозділ ; Назва органу
 назва посади, підрозділу та назва органу повинні відповідати тим, що введені в штатному розписі.

5
П: При відкритті ОК за номером через меню "Картки"->"Відкрити картку за №" в особовій катрці невідображуеться, чия це картка.
В: Це недолік програми. Він не впливає на роботу. Якщо вам необхідно, щоб відображувався власник ОК, відкривайте ОК через "Список осіб".

6
П: "Історія прийняття, звільнення". Чи обов'язково заповнювити?
В: Ні. Цей Розділ повинен заповнюватися автоматично при використанні процедур прийняття та звільнення з органу. Ручне заповнення за бажанням.(можливі зміни)

7
П: Як перенести ОК з системи "Картка" попередніх до 5.2 версій?
В: Необхідно зробити експорт особових карток зі старої версії та імпортувати в нову. Якщо в попередній версії Ви працювали під адміністратором не А3, то перед імпортом треба в класифікатор "Орган" ввести свою організацію обовязково вказавши в полі АБД А3. Потім імпортувати ОК. Программа змінить власника ОК на адміністратора, який веде орган, вказаний в ОК. Якщо ваша стара версія має дату створення ранішу за 2000 рік, будь-ласка зв'яжіться з нами для консультації.

8
П: Як видалити ОК, якщо її не можна редагувати (інший АБД).
В: Треба відкрити ОК через меню "Картки"->"Відкрити ОК за №". Програма повідомить про те, що Ви маєте право тільки на перегляд ОК. Натиснути "Ок", потім в меню "Картки" вибрати "Вилучити ОК з бази данних".

9
П: Який правильний запис роботи в розділі "Загальні відомості" у позиції - Громадянство України з ?
В: На підставі закону "Про громадянство України"  Громадянами України є:

     1) усі громадяни колишнього СРСР,  які на момент проголошення незалежності України (24 серпня 1991 року) постійно  проживали  на території України;

     2) особи,  незалежно  від  раси,  кольору шкіри,  політичних, релігійних та інших переконань,  статі,  етнічного та  соціального походження,  майнового  стану,  місця проживання,  мовних чи інших ознак,  які на  момент  набрання  чинності  Законом  України  "Про громадянство України"   (  1636-12  )  (13  листопада  1991  року) проживали в Україні і не були громадянами інших держав;

     3) особи, які прибули в Україну на постійне проживання  після 13  листопада  1991  року і яким у паспорті громадянина колишнього СРСР зразка 1974 року органами внутрішніх  справ  України  внесено напис "громадянин України",  та діти таких осіб, які прибули разом із батьками в Україну і на момент прибуття в  Україну  не  досягли повноліття,  якщо  зазначені  особи  подали  заяви  про оформлення належності  до  громадянства  України;  (  Пункт  3 частини першої статті 3 в редакції Закону N 2663-IV ( 2663-15 ) від 16.06.2005 )

     4) особи,  які  набули  громадянство  України  відповідно  до законів України та міжнародних договорів України.

     Особи, зазначені у пункті 1 частини  першої  цієї  статті,  є громадянами України з 24 серпня 1991 року, зазначені у пункті 2, - з 13 листопада 1991 року,  а у пункті  3,  -  з  моменту  внесення відмітки про громадянство України.

10
П: З якої літери (великої чи малої) треба писати назви посад в класифікаторі?
В: Назви посад потрібно писати з малої літери, якщо інше не передбачене відповідним документом.

11
П: З якої літери (великої чи малої) треба писати назви відділів, секторів в штатному розписі?
В: Назви відділів, секторів в штатному розписі потрібно писати з малої літери, якщо інше не передбачене відповідним документом.

12
П: Приведені дати та стаж, розраховані програмою, не відповідають розрахованим вручну.
В: Зазвичай приведені дати та стаж, розраховані програмою, відрізняються від розрахованих вручну на кілька днів (до 7 днів). Якщо розбіжність більша, можливо була допущена помилка при введенні дат трудової діяльності, або при розрахунках вручну.

13
П: Чи треба подавати списки резерву до територіального управління Головдержслужби України в Чернігівській обл. на паперових носіях (Наказ Головного управління державної служби України)?
В: Ні, не треба. Інформація про резерв вводиться в особові картки державних службовців та передається разом з експортованими ОК. Введення інформації про резерв в ОК держслужбовців є обов'язковим.

14
П: Система контролю видає помилку "Відсутній освітньо-кваліфікаційний рівень".
В: Найчастіше цю повилку викликає наявність пустого запису в розділі "Освіта" особової картки. Якщо пустий запис існує, видаліть його.
Перевірити це можна звернувши увагу на цифру над верхнім лівим кутом таблиці, яка знахотиться в нижній правій частині розділу "Освіта".

15
П: Назви підпозділів або посад помилково введені з великої літери. Як це виправити?
В: На даний момент не існує можливості зробити це автоматично. Для виправлення цієї помилки можна скористатися "Процедурою" пункт № 3 системи "Картка". На момент внесення цієї відповіді в системі "Картка" версії KL_K110P ця процедура працювала некоректно, змінюючи літери тільки в штатному розписі. Через це втрачався зв"язок між ОК та ШР. Поки що радимо залишити назви, як вони є з великої літери.

16
П: Назви посад помилково введені. Як це виправити?
В: Для виправлення цієї помилки можна скористатися "Процедурою" пункт № 7 Процедура 1 системи "Картка". Перед виконанням цієї процедури введіть нову посаду в класифікатор в разі, якщо потрібна назва посади ще не введенна в класифікатор посад. Зверніть увагу на те, що не можна змінювати або видаляти стару назву посади з класифікатора до завершення виконання цієї процедури.

17
П: В розділі особової картки "Орган, посада, ранг..." в полі "Вид призначення(переміщення)" жодний варіант не підходить.
В: В цьому випадку можна вибрати варіант "Не визначено".

18
П: Як часто потрібно надавати змінені ОК в системі "Картка" ЄДКС "Кадри" до Управління державної служби України в Чернігівській області.
В: Не пізніше, ніж через місяць після внесення змін до ОК державного службовця. Змінами вважаються будь-які корективи, внесені в ОК державного службовця в системі "Картка". Список особових карток, які необхідно експортувати до Управління держслужби, визначаються системою автоматично.

19
П: Чи можна/потрібно видаляти особові картки державних службовців, які звільнилися/переведені в інший орган?
В: Ні. В разі звільнилися/переведені в інший орган виконується "Процедура звільнення", що знаходиться в розділі "Трудова діяльність" особової картки. Після виконання процедури особова картка отримає статус "Архів" а в штатному розписі відповідна посада стане вакантною.

20
П: Як надіслати копію бази даних системи "Картка" до Управління?
В: Для цього необхідно надіслати файл Km010703.dbs, який знаходиться в папці C:/Kartka.arm/Sqlbase/Km010703. У разі подання файлу бази даних шляхом електронної пошти, бажано, для зменшення розміру файла, зархівувати файл за допомогою програми-архіватора, або скориставшись вбудованим в систему „Картка” механізмом резервного копіювання, а саме функцією "(1) Зробити архів БД (1 файл на НЖМД)". В разі використання цієї функції необхідно надіслати на адресу управління файл Db000000.arj (замість нулів у назві файла будуть інші цифри, які відповідають даті створення резервної копії файла бази даних), який буде розташований в папці C:/Kartka.arm/Sqlbase/Km010703 та матиме дату створення відповідну до поточної дати та часу.

21
П: Як надіслати оновлення особових карток системи "Картка" до Управління?
В: Для цього необхідно виконати експорт особових карток за допомогою пункту 9 "АНАЛІЗ змін в ОК держслужбовців та їх ЕКСПОРТ до теруправління Головдержслужби" з меню "Картки". Перед початком експорту видаліть всі файли з папки C:/Kartka.arm/Mail/Ok/Out. Після завершення експорту в папці C:/Kartka.arm/Mail/Ok/Out з'явиться файл Ok000000.arj (замість нулів поточна дата). Цей файл містить експортовані особові картки державних службовців і повинен бути надісланий на адресу Управління.