Типові порушення та недоліки в організаційній роботі органів виконавчої влади, виявлені при здійсненні Головдержслужбою контрольно-їнспекційної діяльності

У порушення вимог регламентів органів виконавчої влади:

-         планування роботи не здійснюється або здійснюється не у відповідності з регламентом органу;

-         участь у формуванні планів роботи органів беруть не всі структурні підрозділи; відсутній контроль за виконанням планів роботи.

Мають місце непоодинокі випадки коли при формуванні планів роботи органу не всі структурні підрозділи подають свої пропозиції або подають з порушенням встановлених термінів.

Мають місце факти, коли план структурного підрозділу органу не передбачають виконання усіх завдань, покладених на цей структурний підрозділ, відповідно до плану роботи органу.

План роботи органу на рік сформовано та затверджено через декілька місяців після початку року.

Мають місце випадки коли структурними підрозділами органу подаються пропозиції, які в основному не містять конкретного терміну виконання (у графі "термін виконання" міститься позначка "постійно", або "протягом року").

У планах роботи окремих відсутня графа "Відмітка про виконання".

В окремих органах виконавчої влади відсутній контроль виконання планів роботи.

Також відсутня оперативна інформація щодо виконання тих чи інших завдань, визначених у плані.

Звіти про виконання планів роботи в основному мають форму звіту про роботу органу, чи структурного підрозділу в цілому і не несуть інформацію про стан виконання конкретних завдань, визначених у плані.

Мають місце недоліки та недотримання вимог організаційно-розпорядчих документів, що регламентують порядок підготовки і проведення засідань колегії, а саме:

-         відсутність пропозицій від усіх структурних підрозділів при формуванні плану засідань колегії;

-         проведення засідань не відповідає планам засідань;

-         неналежна підготовка матеріалів до засідань колегії (довідок, проектів рішень, протоколу, порядку денного);

-         неналежне оформлення результатів засідань колегії, зокрема, недостатня якість змістовної частини прийнятих рішень, підписання рішень колегії керівником органу, а не головою колегії;

-         недостатній контроль за виконанням рішень колегії.

У протоколах засідань колегії за результатами розгляду інколи зазначається: "Вирішили: проект рішення прийняти за основу".

Рішення, які приймаються за результатами розгляду питання на колегіях нечіткі, без зазначення терміну виконання та безпосереднього виконавця.

У більшості органів виконавчої влади, що підлягали комплексним перевіркам, контроль за виконанням рішень колегій в основному здійснюється безпосередньо особою, відповідальною у рішенні за виконання. Оперативна, узагальнена інформація про стан виконання рішень колегій відсутня.

Аналіз проведення апаратних нарад в органах, що перевірялися, засвідчив у багатьох випадках низький рівень організації і підготовки матеріалів до апаратних нарад.

Протоколи нарад не підписуються головуючим.

Порядок денний та довідки (інформації) з усіх питаннях порядку денного на апаратну нараду не подаються.

Мали місце порушення вимог пункту 4.6.3 Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади (постанова КМУ від 17.10.97 № 1153) в частині підписання керівником органу наказів, інших розпорядчих документів не особисто, а з використанням факсиміле.