ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ

ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ

Н А К А З

м. Київ

“ 06 ” травня 2010 року № 121

Про внесення змін та доповнень

до Порядку здійснення контролю в

центральному апараті Головного

управління державної служби України

та його територіальних органах,

затвердженого наказом Головдержслужби

України від 24.09.07 № 254

З метою удосконалення порядку здійснення контролю в Головдержслужбі України

НАКАЗУЮ:

1. Внести наступні зміни та доповнення до Порядку здійснення контролю в центральному апараті Головного управління державної служби України та його територіальних органах, затвердженого наказом Головдержслужби від 24.09.07 № 254:

1.1. Після абзацу 10 підпункт 3.1. «Організація контролю за виконанням документів» пункту 3 «Організація здійснення контролю» додати новий абзац з таким змістом «У разі порушення терміну виконання оперативних (з терміном виконання: 3 робочих дні, 7 робочих днів, 30 робочих днів) та тривалих доручень (з терміном виконання: щотижня, щомісяця, щокварталу, щопівроку, щороку) Начальника Головдержслужби, особи, відповідальні за організацію виконання документів, а також співвиконавці, які несвоєчасно подали пропозиції для узагальнення несуть відповідальність, передбачену розділом 2 «Показники преміювання і розмір премії» Положення про преміювання працівників центрального апарату Головдержслужби, затвердженого наказом Головдержслужби від 13.02.10 № 38.».

2. Адміністративно-фінансовому департаменту ознайомити з цим наказом першого заступника Начальника Головдержслужби, заступників Начальника Головдержслужби, керівників структурних підрозділів, директорів Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу та Школи вищого корпусу державної служби.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Начальника Головдержслужби з питань організації апаратної роботи.

Начальник Головдержслужби Т. Мотренко

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказ Головдержслужби України
від “24” вересня 2007 року № 254
(із змінами та доповненнями наказом Головдержслужби від 29.08.08 № 240;
від 02.10.08 № 267;від 05.11.08 № 312;
від 11.11.08 № 324; від 25.12.08 № 379;
від 05.02.09 № 32;від 28.10.09 № 315;
від 21.12.09 № 389; від 19.01.10 № 8;
від 06.05.10 № 121)

ПОРЯДОК

здійснення контролю в центральному апараті Головного управління державної служби України та його територіальних органах

1. Порядок здійснення контролю в центральному апараті Головного управління державної служби України та його територіальних органах визначає основні засади організації контролю за виконанням законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, членів Уряду, звернень і запитів народних депутатів України, звернень від органів державної виконавчої влади, органів місцевого самоврядування та від громадян, планових завдань та доручень Начальника Головдержслужби України, доручень першого заступника, заступників Начальника Головдержслужби України, директора департаменту персоналу державних органів та місцевого самоврядування (далі - Порядок).

2. Основними завданнями цього Порядку є:

- забезпечення результативного, своєчасного та якісного виконання у межах повноважень Головдержслужби України нормативно-правових актів, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчих документів органів вищого рівня та інших документів, що надходять до Головдержслужби України, планових завдань і доручень Начальника Головдержслужби України; доручень першого заступника, заступників Начальника Головдержслужби України, директора департаменту персоналу державних органів та місцевого самоврядування;

- встановлення засад координації контрольної діяльності структурних підрозділів центрального апарату та управлінь державної служби Головдержслужби України при виконанні ними контрольних завдань;

- поліпшення якості виконавської дисципліни у структурних підрозділах центрального апарату Головдержслужби України, територіальних органах, департаменті персоналу державних органів та місцевого самоврядування (далі – департамент), Центрі адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу (далі – Центр) з питань контролю.

3. Організація здійснення контролю

3.1. Організація контролю за виконанням документів

Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання (контрольні документи).

Обов'язковому контролю підлягає хід і терміни виконання зареєстрованих у Головдержслужбі України документів, а саме:

- законів України;

- актів Президента України;

- постанов Верховної Ради України, запитів та звернень народних депутатів України;

- постанов, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України;

- звернень громадян;

- рішень Координаційної ради з питань державної служби при Президентові України;

- рішень колегії Головдержслужби України та інших консультативно-дорадчих органів, що створені в Головдержслужбі України;

- рішень консультативно-дорадчих органів;

- заходів річних та окремих планів роботи Головдержслужби України;

- наказів Головдержслужби України;

- доручень Начальника Головдержслужби України;

- доручень першого заступника, заступників Начальника Головдержслужби України, директора департаменту персоналу державних органів та місцевого самоврядування.

Контролю підлягають коригувальні дії за результатами внутрішніх аудитів.

Контроль за виконанням інших документів встановлюється за окремими дорученнями Начальника Головдержслужби України.

Організацію контролю в Головдержслужбі України за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем’єр-міністра України здійснює заступник Начальника Головдержслужби з питань організації апаратної роботи.

Перший заступник Начальника Головдержслужби України, заступники Начальника Головдержслужби України, директор департаменту та директор Центру здійснюють координацію діяльності та забезпечують контроль за роботою підпорядкованих їм підрозділів та Центру щодо вирішення покладених на Головдержслужбу України завдань.

Контроль за проходженням документів у Головдержслужбі України, дотриманням Інструкції з діловодства, затвердженої наказом Головдержслужби України від 20.07.06 № 262, з змінами та доповненнями, в межах повноважень, здійснює відділ організації документообігу управління організаційної роботи, документообігу та контролю Головдержслужби України відповідно до вимог положень Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153, з змінами та доповненнями.

Відповідальність за організацію виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника та безпосередні виконавці.

У разі якщо документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є працівник, який у резолюції зазначений першим.

У разі порушення терміну виконання оперативних (з терміном виконання: 3 робочих дні, 7 робочих днів, 30 робочих днів) та тривалих доручень (з терміном виконання: щотижня, щомісяця, щокварталу, щопівроку, щороку) Начальника Головдержслужби, особи, відповідальні за організацію виконання документів, а також співвиконавці, які несвоєчасно подали пропозиції для узагальнення несуть відповідальність, передбачену розділом 2 «Показники преміювання і розмір премії» Положення про преміювання працівників центрального апарату Головдержслужби, затвердженого наказом Головдержслужби від 13.02.10 № 38.

Відповідальність за організацію та здійснення контролю щодо змісту, рівня підготовки та належного оформлення документів, які знаходяться на опрацюванні у відповідному підрозділі, несуть керівники структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби України, в територіальних органах Головдержслужби України - керівники територіальних органів та всі посадові особи, які візують документ.

Контроль за виконанням контрольних документів у центральному апараті Головдержслужби України та його територіальних органах покладається на начальника управління організаційної роботи, документообігу та контролю Головдержслужби України.

Безпосередній контроль за виконанням документів здійснюють працівники, до посадових обов’язків яких входить здійснення поточного контролю та діловодства (далі – діловоди).

Контроль за виконанням територіальними органами доручень Начальника, першого заступника та заступників Начальника Головдержслужби України здійснюється керівниками структурних підрозділів, до яких надіслано на виконання доручення, відповідно до сфери їх компетенції.

Діяльність, основні завдання, обов’язки, права та відповідальність відповідальних за здійснення поточного контролю та діловодства передбаченіТиповою інструкцією відповідального за здійснення поточного контролю та діловодства у центральному апараті Головного управління державної служби України та його територіальних органах, що додається.

Вихідна кореспонденція підписується Начальником Головдержслужби України у термін робочого тижня та обов'язково реєструється у відділі організації документообігу, за винятком вихідних днів, коли можливість автоматизованої реєстрації відсутня.

Узагальнена інформація щодо контролю за виконанням законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, звернень і запитів народних депутатів України, а також заходів Стратегічного плану роботи Головдержслужби України, доручень Начальника Головдержслужби України щотижня подається начальником управління організаційної роботи, документообігу та контролю Начальнику Головдержслужби України для розгляду на апаратних нарадах.

З метою посилення виконавської дисципліни за виконанням актів та доручень Президента України та Кабінету Міністрів України відділом контролю управління організаційної роботи, документообігу та контролю здійснюється облік персонально відповідальних за несвоєчасно виконані завдання, визначені актами законодавства, дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України за встановленою формою (додаток 1), здійснюються перевірки дотримання структурними підрозділами центрального апарату Головдержслужби України та територіальними органами вимог нормативно-правових актів з питань контролю, надається методично-консультаційна допомога.

3.2. Порядок здійснення контролю за виконанням документів

Порядком здійснення контролю за виконанням документів передбачено здійснення щоденного контролю, який включає в себе:

План контролю за виконанням контрольних документів (випереджувальний моніторинг) ( додаток 2).

Щоденні нагадування-попередження про закінчення термінів виконання документів (додаток 3).

Контроль за виконанням контрольних документів (термін виконання яких припадає на робочий тиждень з понеділка по п’ятницю) (додаток 4).

Випереджувальний моніторинг розміщується відділом контролю та організаційної роботи на внутрішньому веб-сайті Головдержслужби України у розділі “Моніторинг” та містить вичерпну інформацію щодо доручень, термін виконання яких не було вказано під час його реєстрації у Головдержслужбі України, а також вихідного номера кореспондента, короткого змісту доручення, резолюції Начальника Головдержслужби в частині визначення виконавців та терміну виконання доручення.

Випереджувальний моніторинг оновлюється в міру надходження контрольних документів.

Відділом контролю та організаційної роботи надсилаються керівникам структурних підрозділів, директору Центру, директору Школи вищого корпусу державної служби або особам які їх заміщують, два нагадування-попередження про закінчення термінів виконання контрольних завдань: відповідно за 15 робочих днів та за 7 робочих днів до кінцевого терміну виконання.

Надсилання нагадування-попередження за 15 робочих днів здійснюється за допомогою електронної пошти.

Під час надсилання та отримання електронної пошти обов’язковими умовами є:

при створенні повідомлення – застосування опції, що підтверджує отримання електронної пошти (дія 1);

при отриманні повідомлення – надсилання відправнику електронної пошти повідомлення про її надходження (дія 2).

Керівники структурних підрозділів, директор Центру, директор Школи вищого корпусу державної служби або особи які їх заміщують, після виконання дії 2, передають нагадування - попередження відповідальним особам за здіснення поточного контролю для опрацювання.

Нагадування-попередження не надаються щодо документів, які надходять на виконання із позначкою «Терміново».

Нагадування-попередження за 7 робочих днів формується відділом контролю та організаційної роботи управління організаційної роботи, документообігу та контролю та за допомогою СЕД Головдержслужби надсилається керівникам структурних підрозділів, що визначені головними виконавцями контрольних документів, для відповідного реагування та доповіді заступнику Начальника Головдержслужби, який координує роботу даного підрозділу.

Якщо за 2 дні до кінцевого терміну виконання документ не подано до управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи у порядку, визначеному пунктом 5.12 Інструкції з діловодства Головдержслужби України, відділом контролю та організаційної роботи за погодженням із заступником Начальника Головдержслужби з питань організації апаратної роботи, або особою, яка його заміщує, готується інформація Начальнику Головдержслужби України щодо переліку контрольних завдань Головдержслужби, стосовно яких існує загроза зриву терміну виконання.

Зазначений перелік, після підпису Начальником Головдержслужби, або особою яка його заміщує, управлінням організаційної роботи, документообігу та контролю надсилається для подальшого виконання керівникам структурних підрозділів, директору Центру, директору Школи вищого корпусу державної служби або особам, які їх заміщують.

Контроль за виконанням документів на поточний тиждень розміщується відділом контролю та організаційної роботи на внутрішньому веб-сайті Головдержслужби України у розділі «Моніторинг» щопонеділка за результатами апаратної наради та оновлюється в міру надходження нових завдань для виконання.

Діловоди подають до відділу контролю та організаційної роботи у день виконання контрольного документа його копію з указаним реєстраційним номером вихідної кореспонденції Головдержслужби України.

Працівник відділу контролю та організаційної роботи робить відмітку про опрацювання контрольного документа та повертає його відповідальному.

Узагальнена інформація за робочий тиждень про стан виконання доручень Начальника Головдержслужби надсилається електронною поштою діловодами структурних підрозділів Головдержслужби України та відповідальною особою в Центрі та Школі вищого корпусу державної служби до відділу контролю та організаційної роботи щоп’ятниці до 12.00.

Територіальними органами Головдержслужби України узагальнена інформація щодо стану виконання документів та доручень Головдержслужби надсилається електронною поштою до структурних підрозділів Головдержслужби, які є відповідальними за їх виконання, за напрямами діяльності щочетверга до 15.00 для обліку та узагальнення.

Інформація щодо стану виконання територіальними органами Головдержслужби України доручень Начальника Головдержслужби, надсилається електронною поштою діловодами структурних підрозділів Головдержслужби за напрямами діяльності до відділу контролю та організаційної роботи щоп’ятниці до 12.00 разом із власними звітами.

Відділ контролю та організаційної роботи щоп’ятниці узагальнює отриману від структурних підрозділів та департаменту інформацію за тиждень та готує відповідні матеріали до питання про стан виконання контрольних документів для розгляду на щотижневих апаратних нарадах Головдержслужби України.

Керівники структурних підрозділів та територіальних органів Головдержслужби України, відповідальна особа від Центру несуть персональну відповідальність у разі ненадання або неякісного надання відповідної інформації та надають відповідні пояснення керівництву Головдержслужби України.

За порушення терміну виконання доручення Начальника Головдержслужби солідарну відповідальність несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника, безпосередні виконавці, діловоди та працівники відділу контролю та організаційної роботи відповідно до Положення про преміювання працівників Головдержслужби.

3.3. Порядок здійснення контролю за виконанням доручень першого заступника, заступників Начальника Головдержслужби України.

Контроль за дотриманням структурними підрозділами Головдержслужби України, Центром та Школою термінів виконання доручень першого заступника, заступників Начальника Головдержслужби здійснюється відділом контролю та організаційної роботи управління організаційної роботи, документообігу та контролю.

Контролю підлягають зареєстровані в Головдержслужбі документи, в яких встановлено завдання (контрольні документи), що надійшли в паперовому чи електронному вигляді до управління організаційної роботи, документообігу та контролю для постановки на контроль.

Контроль за дотриманням територіальними органами Головдержслужби України термінів виконання доручень першого заступника, заступників Начальника Головдержслужби здійснюється керівниками структурних підрозділів відповідно до сфери їх компетенції.

У разі необхідності продовжити строк виконання доручень термін може бути змінений за обґрунтованим усним поданням керівника структурного підрозділу посадовій особі, яка його встановила, а в разі її відсутності – посадовій особі, яка її офіційно заміщає.

Перенесення терміну виконання доручень або зняття доручень з контролю, що знаходяться на виконанні в територіальних органах Головдержслужби України, вноситься керівником структурного підрозділу Головдержслужби, який є відповідальними за їх виконання, за напрямами діяльності на прохання керівників територіальних органів.

Організація здійснення контролю за дотриманням термінів виконання доручень першого заступника та заступників Начальника Головдержслужби здійснюється відповідно до вимог цього Порядку.

Персональну відповідальність за невиконання або недотримання термінів виконання зазначених доручень несуть керівники структурних підрозділів Головдержслужби України, директори Центру та Школи, керівники територіальних органів Головдержслужби України та безпосередні виконавці.

4. Строки виконання документів

Начальник Головдержслужби України розглядає і особисто встановлює строк виконання завдань контрольних документів.

Термін виконання завдань встановлюється згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 18.07.07 № 950 “Про затвердження Регламенту Кабінету Міністрів України“, постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 № 1153 “Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”, із змінами та доповненнями, а також Законом України “Про статус народного депутата України”.

У разі якщо Головдержслужба України є співвиконавцем доручення, термін виконання встановлюється за 7 робочих днів до терміну виконання доручення першим виконавцем, відповідно до абзацу 2 даного пункту, а в разі термінових доручень – не пізніше ніж за 3 робочих дні.

У разі якщо актом Кабінету Міністрів України, Президента України, Верховної Ради України для Головдержслужби визначено термін виконання доручення: квартал, півріччя, рік, Начальником Головдержслужби встановлюється термін виконання до 25 числа останнього місяця кварталу, півріччя, року відповідно.

Управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи Головдержслужби України забезпечує підготовку проектів доручень Начальника Головдержслужби України в частині встановлення строків виконання контрольних документів.

У разі коли строк виконання у документі не зазначено, Начальником Головдержслужби встановлюється місячний термін його виконання від дати підписання цього документа. При необхідності строк виконання таких доручень може бути перенесено Начальником Головдержслужби за поданням заступника Начальника Головдержслужби з відповідним обґрунтуванням, яке подається на розгляд Начальнику Головдержслужби за 3 дні до закінчення строку виконання доручення. У разі невиконання зазначених вимог, термін вважається таким, що не може бути перенесеним.

Проекти рішень або інформація про їх виконання стосовно актів Президента України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України до Головдержслужби України, подаються до Кабінету Міністрів України за
10 днів до закінчення місячного строку від дня підписання таких документів, якщо інший строк не зазначений в документі.

Виконання актів Президента України здійснюється відповідно до Указу Президента України від 26 липня 2005 року № 1132/2005 “Питання контролю за виконанням указів, розпоряджень і доручень Президента України”.

Завдання, визначені в актах Президента України, виконуються у строки, встановлені Президентом України.

Якщо в акті Президента України строк виконання завдань не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності актом Президента України.

Доопрацювання проектів документів, повернутих Кабінетом Міністрів України розробнику, проводиться не пізніше ніж у 5-денний строк після підписання відповідного доручення, якщо у дорученні не зазначено інше.

Датою виконання завдань, визначених рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем’єр-міністра України, Першого віце-прем’єр-міністра України, віце-прем’єр-міністрів, які надаються відповідно до вимог законів, постанов Верховної Ради України, актів Президента України, вважається дата реєстрації у Головдержслужбі України документів, які містять інформацію про їх виконання, або проектів відповідних нормативно-правових актів.

5. Порядок розгляду документів співвиконавцями

У разі якщо документ виконується кількома підрозділами (працівниками), відповідальним за узагальнення матеріалів є підрозділ (працівник), визначений у резолюції першим.

Пропозиції від співвиконавців надаються підрозділу (працівникові), що відповідає за скликання, не пізніше ніж за 7 робочих днів до внутрішнього контрольного терміну, визначеного Начальником Головдержслужби України, а в разі термінових доручень - не пізніше ніж за 3 робочих дні.

Відповідальність за якість поданих пропозицій несуть керівники структурних підрозділів центрального апарату, керівники територіальних органів Головдержслужби України, визначених співвиконавцями.

Якщо зазначені пропозиції за відповідністю їх змісту поставленому завданню, повнотою та якістю поданої інформації потребують доопрацювання, то вони мають бути повернені протягом наступного робочого дня підрозділом, що відповідає за скликання, на доопрацювання.

Після доопрацювання вказані пропозиції надаються повторно протягом наступного робочого дня.

Пропозиції від співвиконавців щодо узагальнення матеріалів, великих за обсягом (звіт Головдержслужби України тощо), надаються підрозділу (працівникові), який відповідає за скликання, згідно з термінами, встановленими відповідним планом-графіком, затвердженим керівництвом Головдержслужби України.

Про порушення встановлених термінів подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує Начальника Головдержслужби України службовою запискою.

У разі якщо контрольний документ надходить на виконання з позначкою "ТЕРМІНОВО", керівник підрозділу, відповідального за виконання документа в цілому, має право змінювати термін подання співвиконавцями відповідних пропозицій з огляду на обсяг матеріалів, які підлягають узагальненню, а за необхідністю - визначати як день, так і час їх подання.

6. Порядок погодження проектів документів співвиконавцями

Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, проводиться не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем.

Проекти таких документів розглядаються Начальником Головдержслужби України невідкладно (згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 № 1153 “Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади” з змінами та доповненнями).

7. Порядок розгляду запитів та звернень народних депутатів України

Законом України “Про статус народного депутата України” визначено терміни розгляду депутатських запитів у п'ятнадцятиденний строк з дня його одержання або в інший, встановлений Верховною Радою України, строк; депутатських звернень - протягом 10 календарних днів з моменту його одержання.

У разі неможливості розгляду звернення народного депутата у визначений строк його повідомляють про це офіційним листом з викладенням причин продовження строку розгляду.

Строк розгляду депутатських звернень, з урахуванням продовження, не може перевищувати 30 днів з моменту його одержання.

8. Порядок здійснення контролю за розглядом звернень громадян України

Письмові заяви та звернення громадян розглядаються і вирішуються у термін не більш як 30 календарних днів від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше 15 календарних днів від дня їх отримання.

Контроль за терміном розгляду звернень громадян структурними підрозділами Головдержслужби України та її управліннями здійснює відділ організації документообігу управління організаційної роботи, документообігу та контролю Головдержслужби України (далі – відділ організації документообігу) відповідно до вимог Закону України “Про звернення громадян”.

9. Порядок здійснення контролю за виконанням завдань, покладених на Головдержслужбу України законодавчими та іншими нормативно-правовими актами

Контроль за виконанням завдань, покладених на Головдержслужбу України законодавчими та іншими нормативно-правовими актами, здійснюється у плановому порядку.

З цією метою за дорученням Начальника Головдержслужби України або його першого заступника чи заступників відповідним структурним підрозділом Головдержслужби України розробляються та здійснюються заходи щодо виконання визначених завдань.

Якщо виконання має періодичний або довготривалий характер, чи передбачає залучення працівників різних управлінь та відділів, відповідним структурним підрозділом складається робочий план виконання, який погоджується з першим заступником, заступниками Начальника Головдержслужби України, директором департаменту і керівниками відповідних структурних підрозділів та затверджується Начальником Головдержслужби України.

Діловод після реєстрації у відділі організації документообігу в обов’язковому порядку надає паперову та електронну версії робочого плану до відділу контролю та організаційної роботи.

Відділ контролю та організаційної роботи здійснює контроль за виконанням затвердженого робочого плану після його надходження до відділу.

10. Порядок перенесення термінів виконання доручень та зняття їх з контролю

Термін виконання контрольних документів може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а в разі її відсутності – посадовою особою, яка її офіційно заміщає.

Пропозиція щодо продовження строку виконання акта Президента України, надісланого Кабінетом Міністрів України, подається до Секретаріату Кабінету Міністрів України за 7 днів до закінчення встановленого строку (згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 № 1153 “Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”).

У разі необхідності продовжити строк виконання доручення Начальника Головдержслужби України термін може бути продовжено за обґрунтованим поданням першого заступника Начальника Головдержслужби України та заступників Начальника Головдержслужби України, яке подається не пізніше як:

за 1 робочий день, у разі якщо на виконання доручення відведено до 7 робочих днів;

за 3 робочі дні – до 30 календарних днів;

за половину терміну – більше 30 календарних днів, після проходження половини, відведеного на виконання доручення терміну, подання про перенесення терміну не розглядається.

Для цього готується подання про продовження терміну за встановленою формою (додаток 5), яке в обов’язковому порядку погоджується заступником Начальника Головдержслужби з організації апаратної роботи.

Для зняття доручення з контролю готується подання з відповідним обґрунтуванням за встановленою формою (додаток 6).

У разі якщо документ повертається Начальником Головдержслужби України головному виконавцю на доопрацювання, термін подання доопрацьованого документа визначається Начальником Головдержслужби України. У разі невизначення такого терміну – документ подається на підпис Начальнику Головдержслужби України того ж дня.

Подання щодо перенесення терміну виконання доручень або зняття доручень з контролю, що знаходяться на виконанні в територіальних органах Головдержслужби України, готуються у встановленому порядку структурними підрозділами Головдержслужби, які є відповідальними за їх виконання, за напрямами діяльності на прохання керівників територіальних органів.

Після отримання документа з резолюцією Начальника Головдержслужби України щодо терміну доопрацювання або зняття доручення з контролю діловод надає копію доручення Начальника Головдержслужби України до відділу контролю для продовження терміну виконання контрольного завдання або зняття з контролю.