ЗАТВЕРДЖЕНО

ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження голови
облдержадміністрації
від 20.10.2008 № 512

1. Призначення, сфера діяльності та застосування

«Настанови з якості»

«Настанова з якості» є основним документом системи управління якістю апарату Донецької обласної державної адміністрації (далі за текстом - ДОДА). Вимоги «Настанови з якості» поширюються на всі види послуг, що надаються державним органам, населенню, підприємствам, організаціям та установам Донецької області (таблиця 11.1). «Настанова з якості» розроблена відповідно до вимог ДСТУ ISO 9001-2001.

Виконання «Настанови з якості» є обов'язковим для усіх структурних підрозділів апарату ДОДА.

2. Порядок перегляду й актуалізації «Настанови з якості»

«Настанова з якості» підлягає перегляду не менше одного разу на рік у рамках загального аналізу системи управління якістю апарату ДОДА. Зміни вносяться за потребою. Пропозиції щодо внесення змін у «Настанову з якості» готують керівники структурних підрозділів апарату ДОДА. «Настанова з якості» і зміни до неї затверджується у встановленому порядку – розпорядженням голови ДОДА.

3. Встановлення статусу і регулювання розповсюдження

«Настанова з якості» не містить конфіденційної інформації, вільний доступ до неї мають усі працівники апарату ДОДА та споживачі послуг. «Настанова з якості» розміщується на офіційному веб-сайті ДОДА: http://www.donoda.gov.ua. Оригінал «Настанови з якості» та зміни до неї зберігаються в управлінні діловодства та моніторингу документів апарату облдержадміністрації, а контрольний примірник в електронному вигляді на сервері облдержадміністрації.

4. Терміни, визначення і скорочення

У «Настанові з якості» використані терміни і визначення, наведені в законах України “Про місцеві державні адміністрації”, “Про місцеве самоврядування в Україні” та у стандарті ДСТУ ISO 9000-2001.

Крім цього, у «Настанові з якості» використовуються наступні терміни і скорочення:

НЯ – настанова з якості;

МП – методика процесу;

СУЯ – система управління якістю;

ДОДА – Донецька обласна державна адміністрація;

ЦОВВ- центральні органи виконавчої влади;

РДА – райдержадміністрації;

ОМС – органи місцевого самоврядування.

Апарат органів виконавчої влади - це організаційно поєднана сукупність структурних підрозділів і посад, які призначені для здійснення консультативних чи обслуговуючих функцій щодо виконання відповідними органами закріплених за ними повноважень (компетенції). До особового (персонального) складу апарату органів виконавчої влади відносяться державні службовці та інші працівники апарату.

Посадова особа – керівники та заступники керівників державних органів та їх апарату, інші державні службовці, на яких законами або іншими нормативними актами покладено здійснення організаційно-розпорядчих та консультативно-дорадчих функцій;

відповідальний за процес – посадова особа вищого рівня, яка несе загальну відповідальність за процес, спрямовує та контролює діяльність щодо функціонування процесу;

відповідальний за виконання процесу – керівник структурного підрозділу, який виконує безпосередньо діяльність щодо виконання процесу, відповідає за дотриманням визначеної схеми виконання процесу і звітує перед відповідальним за процес.

5. Загальні відомості про Донецьку облдержадміністрацію

Донецька область утворена 2 липня 1932 року в південно-східній частині України.

Територія області становить 26,5 тис. кв.км – 4,4 відсотки від усієї території України.

В області проживає 4,7 млн. чол., 10 відсотків від населення України з них у містах – 4,2 млн. (89,3 відс.). В обласному центрі мешкає 1,0 млн. чол. У загальній чисельності населення трудові ресурси складають біля 3 млн. чоловік, у господарстві області зайнято близько 2 млн. чоловік.

Область включає 52 міста, з них 28 обласного значення,17 районів, 21 внутрішньоміський район, 131 селище, 253 сільські ради, 1124 сільських населених пунктів.

Головним природним багатством області є родовища кам'яного вугілля, кам'яної солі. Розвідані їх запаси можуть задовольнити потребу України на багато десятиліть.

Вугільну галузь представляють 114 шахт та шахтоуправлінь, 28 діючі збагачувальні фабрики, підприємства по ремонту гірничо-шахтного обладнання, науково-дослідні і проектні інститути. Виробничі потужності вуглевидобувних підприємств області оцінюються в 48,9 млн. тонн вугілля (розвідані запаси 14,1 млрд. тонн). Питома вага видобутку вугілля шахтами Донецької області в загальному обсязі України складає 48,7 відс., коксівного вугілля майже 80 відсотків.

Електроенергетика представлена комплексом генеруючих, мережних підприємств, наукових установ. Сумарна потужність електростанцій складає 10 тис. МВТ і дозволяє з надлишком забезпечити електроенергією всі потреби регіону.

Вихідним паливом для виробництва електроенергії в основному є енергетичне вугілля та відходи вуглезбагачення. В останні роки ведеться робота з технічного переозброєння ряду електростанцій з впровадження нових технологій спалювання палива.

Чорна металургія включає 10 металургійних підприємств, 2 підприємства по виробництву металевих виробів. До складу цього комплексу належать 6 коксохімічних, 3 флюсовидобувних, 8 вогнетривких підприємств.

Продукція галузі експортується більше ніж в 50 країн світу. Популярність на світовому ринку чорних металів мають найбільші металургійні комбінати – “Азовсталь” та ім. Ілліча (м. Маріуполь).

В області зосереджені також найважливіші для господарського комплексу України підприємства кольорової металургії.

Хімічну промисловість у Донецькій області представляють 25 підприємств, найбільше з яких є ВАТ “Концерн “Стирол” (м. Горлівка).

Машинобудівний комплекс має більш 150 підприємств і забезпечує технікою практично всі галузі промисловості України. Найбільш потужними та відомими є акціонерні товариства “Ново-Краматорський машинобудівний завод”, “Азовмаш” (м. Маріуполь), “Дружківський машзавод” (м.Дружківка), “Донецькгірмаш” (м.Донецьк). Галузь забезпечує технікою та обладнанням практично всі базові галузі економіки. Випускається 96% доменного та сталеплавильного обладнання в Україні, 100% вугільних очисних та прохідницьких комбайнів.

Непродовольчі товари народного споживання в області виробляють понад 300 промислових підприємств, з них 51 – підприємства легкої промисловості.

В агропромисловому комплексі функціонує більше 600 сільськогосподарських підприємств, більше 1,8 тис. фермерських. Загальна площа сільгоспугідь складає 2,0 млн.га, з них 1,6 млн.га ріллі.

Харчова і переробна промисловість в області налічує 120 великих та біля 700 малих підприємств, які спеціалізуються на випуску м’ясної, молочної, хлібопекарної, борошномельно-круп’яної, кондитерської, макаронної, олієжирової, плодово-овочевої, алкогольно-продуктової.

Донецька область має одну з найпотужніших в Україні науково-технічну базу. Мережа наукових закладів включає 7 інститутів НАН України, 93 вищих учбових закладів I-IV рівнів акредитації, галузеві науково-дослідні, проектно-конструкторські та технологічні заклади.

ДОДА є місцевим органом виконавчої влади. Порядок діяльності ДОДА, її апарату, головних управлінь, управлінь, відділів, інших структурних підрозділів (далі – структурні підрозділи облдержадміністрації) визначається Конституцією України, Законом України "Про місцеві державні адміністрації" (із наступними змінами), іншими законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, Типовим регламентом місцевої державної адміністрації, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 31.10.2007 № 1270 (із наступними змінами), Регламентом роботи Донецької обласної державної адміністрації, затвердженим розпорядженням голови облдержадміністрації від 13.12.2007 № 780 (далі – Регламент ДОДА), положеннями про структурні підрозділи облдержадміністрації.

6. Місцезнаходження, контакти ДОДА:

83105, м.Донецьк, бульвар Пушкіна, 34,
Код 062. Тел.334-35-75, факс 335-13-66
E-mail: info@donoda.gov.ua
http://www.donoda.gov.ua

7. Обсяг повноважень

Відповідно до Конституції України, Закону України "Про місцеві державні адміністрації" ДОДА є місцевим органом виконавчої влади в області і забезпечує:

- виконання положень Конституції України і Законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади;

- законність і правопорядок, додержання прав і свобод громадян;

- виконання державних, розробку і реалізацію регіональних програм соціально-економічного розвитку, їх звітність;

- підготовку, виконання обласного бюджету та звітність щодо його реалізації;

- взаємодію з органами місцевого самоврядування, реалізацію делегованих повноважень органів виконавчої влади вищого рівня і обласної ради.

ДОДА при здійсненні своїх повноважень відповідальна перед Президентом України, відповідальна перед Кабінетом Міністрів України, підзвітна та підконтрольна йому, підзвітна та підконтрольна Донецькій обласній раді в частині делегованих повноважень.

Апарат ДОДА відповідно до покладених на нього завдань:

опрацьовує документи, що надходять до облдержадміністрації, готує до них аналітичні, довідкові та інші матеріали, а також проекти доручень голови і заступників голови облдержадміністрації;

здійснює опрацювання проектів розпоряджень голови облдержадміністрації;

розробляє за дорученням голови облдержадміністрації проекти розпоряджень голови облдержадміністрації з організаційних та кадрових питань;

перевіряє за дорученням голови облдержадміністрації виконання актів законодавства, доручень Президента України, Прем’єр-міністра України, розпоряджень голови облдержадміністрації територіальними органами міністерств, інших ЦОВВ (з питань здійснення повноважень облдержадміністрації), структурними підрозділами облдержадміністрації, а також РДА; вивчає та узагальнює досвід роботи зазначених органів і надає практичну допомогу в розв’язанні складних проблем, розробляє пропозиції щодо удосконалення їх діяльності;

здійснює контроль за своєчасним поданням доповідей, інформаційних та інших матеріалів з питань виконання актів законодавства, розпоряджень голови облдержадміністрації;

за дорученням голови облдержадміністрації проводить аналіз роботи ОМС у межах повноважень і в порядку, визначених законодавством, надає методичну та іншу практичну допомогу з удосконалення організації їх роботи, готує пропозиції щодо поглиблення взаємодії облдержадміністрації з ОМС для спільного вирішення питань економічного, соціального та культурного розвитку відповідних територій;

здійснює правове забезпечення діяльності облдержадміністрації, надає методичну та іншу практичну допомогу, спрямовану на правильне застосування, неухильне додержання актів законодавства структурними підрозділами, апаратом та посадовими особами облдержадміністрації;

готує аналітичні, інформаційні та інші матеріали з організаційних і кадрових питань, що розглядаються головою облдержадміністрації;

проводить разом із структурними підрозділами облдержадміністрації, територіальними органами міністерств, інших ЦОВВ аналіз соціально-економічного і суспільно-політичного становища на відповідній території, розробляє та вносить голові облдержадміністрації пропозиції щодо його поліпшення;

здійснює матеріально-технічне і господарсько-побутове забезпечення діяльності облдержадміністрації;

забезпечує дотримання режиму роботи в адміністративному будинку облдержадміністрації, належний протипожежний стан у приміщеннях облдержадміністрації та дотримання правил охорони праці;

забезпечує організацію приймання-передачі інформації засобами електронного зв’язку відповідно до вимог законодавства;

провадить діяльність, пов’язану з державною таємницею, організовує та здійснює заходи щодо забезпечення режиму секретності в облдержадміністрації відповідно до вимог законодавства у сфері охорони державної таємниці;

забезпечує висвітлення діяльності облдержадміністрації;

здійснює інші повноваження, передбачені чинним законодавством та розпорядженнями голови ДОДА.

Апарат ДОДА у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє із структурними підрозділами облдержадміністрації, Секретаріатом Президента України, Секретаріатом Кабінету Міністрів України, апаратом РДА, територіальними підрозділами ЦОВВ, а також з виконавчими органами рад.

8. Політика апарату ДОДА в галузі якості

Політика апарату ДОДА в галузі якості на друге півріччя 2008 року наведена в додатку 1.

9. Моніторинг реалізації Політики апарату ДОДА

Показники реалізації Політики апарату ДОДА в галузі якості та схема їх моніторингу на друге півріччя 2008року наведені в додатку 2. Для кожного з цих показників щорічно визначаються кількісні цілі.

10. Структура апарату ДОДА

ДОДА очолює голова ДОДА.

Голова ДОДА призначається на посаду Президентом України за поданням Кабінету Міністрів України на строк повноважень Президента України. Голова ДОДА має першого заступника та заступників голови.

Перший заступник голови ДОДА призначається на посаду головою ДОДА за згодою Прем'єр-міністра України.

Заступники голови ДОДА призначаються на посаду головою ДОДА за погодженням з відповідним Віце-прем'єр-міністром України.

До складу ДОДА входять апарат, головні управління, управління, відділи, інші структурні підрозділи згідно Рекомендаційного переліку, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України.

Голова ДОДА формує склад ДОДА та визначає її структуру у межах асигнувань, виділених на утримання ДОДА.

Голова ДОДА може утворювати консультативні, дорадчі та інші допоміжні органи, служби та комісії, члени яких виконують свої функції на громадських засадах, а також визначає їх завдання, повноваження, функції та персональний склад.

Апарат, структурні підрозділи ДОДА утворюються, реорганізуються, ліквідовуються розпорядженням голови ДОДА.

Структура та штатний розпис апарату ДОДА затверджується головою ДОДА за поданням заступника голови - керівника апарату ДОДА в установленому порядку.

Положення про апарат ДОДА вноситься на затвердження голові ДОДА заступником голови - керівником апарату ДОДА, положення про структурні підрозділи ДОДА - їх керівниками за погодженням із заступниками голови ДОДА відповідно до розподілу обов'язків.

Керівники та інші працівники структурних підрозділів апарату ДОДА призначаються на посаду та звільняються з посади головою ДОДА в установленому порядку.

Керівники структурних підрозділів ДОДА призначаються на посаду та звільняються з посади головою ДОДА за погодженням з відповідними ЦОВВ у порядку, що визначається Кабінетом Міністрів України, а їх заступники – головою ДОДА у порядку, що визначається положеннями про ці структурні підрозділи.

Організаційна структура ДОДА наведена у додатку 3.

11. Послуги, що надаються апаратом ДОДА

Перелік послуг, що надаються апаратом ДОДА та на які поширюються вимоги цієї «Настанови з якості», наведений в таблиці 11.1.

№ п/п	Послуга	Категорії споживачів						№ методики процесу, відповідно до Настанови
№ п/п	Послуга	Депутати всіх рівнів	Окремі громадяни, організації та підприємства	Центральні органи виконавчої влади	Районні державні адміністрації, органи місцевого самоврядування	Територіальні підрозділи ЦОВВ	Обласна рада	№ методики процесу, відповідно до Настанови
1.	Надання відповідей на звернення громадян		+					МП-12-02
2.	Надання відповідей на листи підприємств, установ та організацій в межах компетенції облдержадміністрації		+		+	+	+	МП-13-02
3.	Надання відповідей на запити та звернення депутатів всіх рівнів	+						МП-11-02
4.	Забезпечення виконання завдань функціонування нагородної справи в регіоні		+		+	+		МП-19-02
5.	Виконання актів і доручень органів влади вищого рівня			+				МП-11-02
6.	Надання пропозицій до проектів нормативно-правових актів, що розробляються органами влади вищого рівня			+				МП-14-02
7.	Узагальнення пропозицій РДА та ОМС щодо удосконалення діючої нормативної бази та направлення їх до органів влади вищого рівня			+	+			МП-14-02
8.	Організація візитів вищих посадових осіб в Донецьку область			+				МП-18-02
9.	Організація проведення семінарів, нарад, конференцій, «круглих столів» тощо	+	+		+	+	+	МП-15-02
10.	Проведення «Дня апарату облдержадміністрації»				+			МП-15-02
11.	Методична допомога та координація діяльності РДА, ОМС				+			МП-15-02
12.	Організація проведення перевірок щодо виконання делегованих повноважень виконавчими органами місцевого самоврядування і надання допомоги в усуненні виявлених недоліків				+			МП-15-02
13.	Розробка проектів нормативно-правових актів ДОДА, правова експертиза, подання на державну реєстрацію, оприлюднення, доведення до виконавців		+		+	+		МП-14-02
14.	Погодження кадрових призначень в РДА				+			МП-04-02
15.	Погодження кадрових призначень в територіальних підрозділах ЦОВВ			+		+		МП-04-02
16.	Погодження подовження терміну перебування на державній службі				+	+		МП-04-02
17.	Методичне керівництво роботи з питань формування кадрового резерву на керівні посади державних службовців				+	+		МП-04-02
18.	Формування кадрового резерву керівного складу РДА, ДОДА			+				МП-04-02
19.	Узагальнення звітності з питань додержання вимог законодавства про боротьбу з корупцією в області			+				МП-17-02
20.	Організація перерахування бюджетних коштів на рахунки РДА та ОМС	+			+			МП-09-02
21.	Забезпечення бюджетного фінансування				+			МП-09-02
22.	Винесення питань територіальних підрозділів ЦОВВ та РДА на розгляд обласної ради				+	+		МП-10-01
23.	Організація розробки обласних цільових програм, забезпечення їх виконання та звітування перед обласною радою	+	+		+	+	+	МП-10-01
24.	Організаційна підтримка забезпечення взаємодії місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, закладів, установ, організацій з питань створення та ведення Державного реєстру виборців		+	+	+	+		МП-20-02
25	Методичне керівництво діяльністю місцевих державних адміністрацій та органів місцевого самоврядування з питань охорони державної таємниці		+	+	+	+		МП-16-02

12. Структура процесів системи управління якістю апарату ДОДА

Усі процеси системи управління якістю апарату ДОДА задокументовані.

Методики процесів вводяться в дію розпорядженням голови ДОДА.

Вимоги ДСТУ ISO 9001-2001 по п.4.2.3, п.4.2.4, п.7.3, п. 8.2.2, п.8.3, п.8.5.2, п.8.5.3 задокументовані в наступних документах:

Управління документацією та управління записами наведені в Інструкції з діловодства в Донецькій облдержадміністрації, затвердженої розпорядженням голови облдержадміністрації від 18.10.2007 № 650 (далі – інструкція з діловодства), Положенні про розпорядження голови Донецької облдержадміністрації, затвердженому розпорядженням голови облдержадміністрації від 21.07.2008 № 351 (далі – Положення про розпорядження), Положенні про управління документацією системи управління якістю (далі - Положення про управління документацією СУЯ).

Внутрішній аудит, коригувальні дії, запобіжні дії наведені у методиці «Моніторинг діяльності та удосконалення. Внутрішній аудит.».

Управління невідповідними послугами відображені в Інструкції по управлінню невідповідними послугами в апараті облдержадміністрації.

Порядок розробки нових послуг та їх впровадження наведені в Інструкції по розробці та впровадженню нових видів послуг в апараті облдержадміністрації.

Входи, виходи процесів наведені у відповідних методиках процесів. Кількісні цілі за показниками процесів затверджуються щорічно наказом заступника голови — керівника апарату ДОДА за встановленою формою:

Кількісні цілі за показниками процесу на 200_ рік

Показник

Відповідальний

за вимір

Кількісні цілі

Форма для аналізування

Рівень аналізу

план

факт

Обов´язки та відповідальність при виконанні процесів СУЯ зазначені в положеннях про структурні підрозділи апарату ДОДА та посадових інструкціях працівників апарату.

Матриця відповідальності за виконання процесів СУЯ в ДОДА наведена в додатку 4.

Із СУЯ пункт 7.6 ДСТУ ISO 9001-2001 виключено тому, що в апараті облдержадміністрації не застосовується діяльність щодо управління засобами моніторингу та вимірювальної техніки.

14. Реєстр розробленої документації СУЯ апарату ДОДА

Реєстр розробленої документації системи управління якістю апарату ДОДА наведено в додатку 5.

Заступник голови –
керівник апарату облдержадміністрації Л.І.Давиденко

Настанова з якості підготовлена
організаційним управлінням апарату
облдержадміністрації

Начальник управління О.В.Кир´язієв

Додаток 1
до Настанови з якості

Політика апарату ДОДА в галузі якості на 2009 рік

Місія апарату ДОДА

Зміна стереотипів мислення мешканців області стосовно ролі та функцій місцевих органів виконавчої влади, через оптимізацію процесів управління в апараті ДОДА для забезпечення умов ефективної діяльності облдержадміністрації, її керівництва щодо здійснення повноважень, визначених чинним законодавством.

Основним завдання є:

Забезпечення високого рівня задоволеності потреб споживачів послуг, що надаються апаратом ДОДА, постійне удосконалення діяльності структурних підрозділів апарату ДОДА, сприяння розвитку персоналу апарату ДОДА і його мотивація.

Пріоритети діяльності:

- забезпечення дотримання вимог чинного законодавства при здійсненні повноважень ДОДА;

- запровадження сучасних методів управління в діяльності структурних підрозділів апарату ДОДА;

- сприяння підвищенню кваліфікації та організація навчання персоналу апарату ДОДА як в області сучасних методів менеджменту якості, так і в області професійної підготовки;

- поліпшення умов праці працівників апарату;

- поліпшення системи інформування громадськості про роботу органів виконавчої влади;

- впровадження новітніх інформаційних технологій.

Принципи діяльності при реалізації пріоритетів:

- верховенство права;

- законність;

- гласність;

- поєднання державних і місцевих інтересів;

- дотримання прав людини.

Реалізації пріоритетів досягається через:

- відповідальність кожного працівника апарату ДОДА за якість його діяльності;

- посилення вимогливості до розробників правових актів ДОДА та забезпечення правильного застосування норм законодавства;

- удосконалення СУЯ відповідно до вимог ДСТУ ISO 9001-2001;

- сприяння створенню СУЯ в структурних підрозділах ДОДА;

- постійне впровадження сучасних комп’ютерних технологій;

- забезпечення інформування громадськості щодо діяльності ДОДА та її структурних підрозділів через веб-сайт та прес-службу управління забезпечення діяльності керівництва облдержадміністрації;

- виконання обласної програми інформатизації.

Відповідальність за виконання даної Політики несе голова ДОДА.

Додаток 2
до Настанови з якості

Показники реалізації Політики апарату ДОДА в галузі якості та схема їх моніторингу на 2009 рік
№	Показник	Кількісні цілі на 2009 рік	Відповідальний за вимір	Частота вимірів	Форма реєстрації	Частота аналізування	Форма для аналізування	Рівень аналізу
1	Рівень виконання кошторису на утримання апарату облдержадміністрації, %	100	начальник відділу фінансового забезпечення ДОДА	щоквар-тально				Голова ДОДА
2	Відсоток виконання планів роботи облдержадміністрації	100	начальник організаційного управління ДОДА	щоквар-тально	план роботи	щокварталь-но	інформа-ція про виконан-ня плану роботи за квартал	Заступник голови – керівник апарату ДОДА
3	Відсоток виконання планів проведення прес - конференцій, брифінгів	80	начальник управління забезпечення діяльності керівництва ДОДА	щоквар-тально	план роботи	щокварта-льно	аналітич-на записка	Заступник голови – керівник апарату ДОДА
4	Кількість повідомлень в ЗМІ: - друковані ЗМІ; - радіо та телепередачі	1500 500	начальник управління забезпечення діяльності керівництва ДОДА	щомі-сячно	план роботи	щомісячно	звіт про роботу	Заступник голови – керівник апарату ДОДА
5	Відсоток нормативно – правових актів ДОДА, що опротестовані прокуратурою до загальної кількості НПА	0	начальник юридичного управління ДОДА	щоквар-тально	протест	щокварталь-но	звіт про роботу	Заступник голови – керівник апарату ДОДА
6	Відсоток нормативно – правових актів ДОДА, які скасовані в судовому порядку	0,1	завідувач сектору з питань ведення договірної та претензійно – позовної роботи ДОДА	щоквар-тально	судові рішення	щокварта-льно	звіт про роботу	Заступник голови – керівник апарату ДОДА
7	Відсоток побудови корпоративної мережі органів влади Донецької області	10	начальник відділу інформаційно-комп’ютерного забезпечення ДОДА	раз на рік	план роботи	раз на рік	аналітич-на довідка	Заступник голови – керівник апарату ДОДА
8	Відсоток впровадження системи електронного документообігу в апараті облдержадміністрації, райдержадміністраціях та виконкомах міських рад	80	начальник відділу інформаційно-комп’ютерного забезпечення ДОДА	раз на рік	план роботи	раз на рік	аналі-тична довідка	Заступник голови – керівник апарату ДОДА
9	Плинність кадрів, %	10	начальник відділу кадрової роботи ДОДА	раз на рік	форма 9ДС	раз на рік	звіт про роботу	Заступник голови – керівник апарату ДОДА
10	Рівень задоволеності працівників апарату ДОДА, балл	4	секретар координаційної ради з якості апарату ДОДА	раз на рік	анкети	раз на рік	звіт по анкетуванню	Заступник голови – керівник апарату ДОДА
11	Рівень задоволеності споживачів, бал	4	секретар координаційної ради з якості апарату ДОДА	щорічно	анкети	раз на рік	аналітич-на довідка щодо відвідування офіційно-го веб-сайту ДОДА	Заступник голови – керівник апарату ДОДА

Додаток 3

до Настанови з якості

Мал.1. Організаційна структура ДОДА

Додаток 4
до Настанови з якості

Матриця відповідальності за виконання процесів СУЯ в ДОДА

Назва процесу

Назва
структурного
підрозділу,
або посада

Голова

ДОДА

Заступник голови - керівник апарату ДОДА

Заступники голови ДОДА

Управління

забезпечення

діяльності керівництва ДОДА

Організаційне управління

Відділ кадрової роботи

Відділ роботи із зверненнями громадян

Юридичне управління

Управління діловодства та моніторингу документів

Відділ фінансового забезпечення

Відділ взаємодії з правоохоронними органами

Відділ інформаційно-комп’ютерного
забезпечення

Сектор господарського забезпечення

Відділ контролю

Сектор режимносекретної роботи

Відділ адміністрування Державного реєстру виборців

Сектор нагород

Сектор з питань ведення договірної та претезійно–позовної роботи

Управлінські процеси

Відповідальність керівництва

Ви

ВУ

ВУД

ВУ

Моніторинг діяльності та удосконалення. Внутрішній аудит

Вв

ВУ

ВУД

ВУ

Управління невідповідними послугами

Ви

ВУ

Процеси забезпечення надання послуг

Інформування громадськості

Вв

ВУД

Вивчення очікувань та задоволеності споживачів

Вв

ВУ

ВУД

ВУ

Розробка та впровадження нових видів послуг

Ви

ВУ

Процеси управління ресурсами

Управління персоналом апарату ДОДА, керівних працівників РДА та територіальних підрозділів ЦОВВ

Вв

ВД

Господарське забезпечення

Вв

ВД

Координація супроводження веб-сайту ДОДА

Вв

ВД

Управління інформаційно - технічними ресурсами

Вв

ВУ

ВД

ВУ

Забезпечення бюджетного фінансування

Вв

ВД

Управління документацією

Ви

ВУ

Управління записами

Ви

ВУ

Процеси надання послуг

Виконання актів та доручень органів влади вищого рівня, голови облдержадміністрації, розгляд запитів та звернень депутатів всіх рівнів

Вв

ВУ

ВУД

ВУ

Розгляд звернень громадян

Вв

ВУ

ВУД

ВУ

Розгляд документів вищих органів виконавчої влади, організацій, підприємств та установ з питань діяльності місцевих державних адміністрацій

Вв

ВД

Підготовка пропозицій до проектів нормативно-правових актів та пропозицій з удосконалення діючої нормативної бази

Вв

ВД

Методична допомога та координація діяльності райдержадміністрацій, органів місцевого самоврядування, контроль за виконанням делегованих повноважень органів виконавчої влади виконавчими органами міських рад

Вв

ВУ

ВДУ

ВУ

Методичне керівництво діяльністю місцевих державних адміністрацій та органів місцевого самоврядування з питань охорони державної таємниці

Вв

ВД

Методичне керівництво діяльністю місцевих державних адміністрацій та органів місцевого самоврядування з питань правоохоронної діяльності, боротьби з корупцією

Вв

ВД

Організація візитів представників ЦОВВ до установ та організацій області

Вв

ВД

Нагородження заохочувальними відзнаками ДОДА та внесення подань щодо нагородження

Вв

ВД

Координація діяльності місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, закладів, установ та організацій з питань створення та ведення Державного реєстру виборців

Вв

ВД

Взаємодія з обласною радою

Вв

В – особа або структурний підрозділ який є виконавцем процесу;
У - особа або структурний підрозділ, який бере участь у виконанні процесу;
Д - особа або структурний підрозділ, який відповідає за актуалізацію процесу;
Вв – особа яка відповідальна за виконання процесу
К - особа яка контролює виконання процесу

Додаток 5
до Настанови з якості

Реєстр
розробленої документації системи управління якістю
апарату ДОДА

1. Політика апарату ДОДА в галузі якості на 2009 рік.
2. Показники реалізації Політики апарату ДОДА в галузі якості та схема їх моніторингу на 2009 рік.
3. Настанова з якості апарату облдержадміністрації НЯ-02.
4. Методики процесів:
4.1.МП-01-02-Відповідальність керівництва.
4.2.МП-02-02- Моніторинг діяльності та удосконалення. Внутрішній аудит.
4.3.МП-03-02- Інформування громадськості.
4.4.МП-04-02- Управління персоналом апарату ДОДА, керівних працівників РДА та територіальних підрозділів ЦОВВ.
4.5.МП-05-02- Господарське забезпечення.
4.6.МП-06-02- Вивчення очікувань та задоволеності споживачів.
4.7.МП-07-02- Координація супроводження веб-сайту ДОДА.
4.8.МП-08-02- Управління інформаційно - технічними ресурсами.
4.9.МП-09-02- Забезпечення бюджетного фінансування.
4.10.МП-10-01 – Взаємодія з обласною радою.
4.11.МП-11-02- Виконання актів та доручень органів влади вищого рівня, голови облдержадміністрації, розгляд запитів та звернень депутатів всіх рівнів.
4.12.МП-12-02- Розгляд звернень громадян.
4.13.МП-13-02- Розгляд документів вищих органів виконавчої влади, організацій, підприємств та установ з питань діяльності місцевих державних адміністрацій.
4.14.МП-14-02- Підготовка пропозицій до проектів нормативно-правових актів та пропозицій з удосконалення діючої нормативної бази.
4.15.МП-15-02- Методична допомога та координація діяльності райдержадміністрацій, органів місцевого самоврядування, контроль за виконанням делегованих повноважень органів виконавчої влади виконавчими органами міських рад.
4.16.МП-16-02- Методичне керівництво діяльністю місцевих державних адміністрацій та органів місцевого самоврядування з питань охорони державної таємниці.
4.17.МП-17-02- Методичне керівництво діяльністю місцевих державних адміністрацій та органів місцевого самоврядування з питань правоохоронної діяльності, боротьби з корупцією.
4.18.МП-18-02- Організація візитів представників ЦОВВ до установ та організацій області.
4.19.МП-19-02- Нагородження заохочувальними відзнаками ДОДА та внесення подань щодо нагородження.
4.20.МП-20-02- Координація діяльності місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, закладів, установ та організацій з питань створення та ведення Державного реєстру виборців.
5. Інструкції:
- інструкція з діловодства.
- інструкція по розробці та впровадженню нових видів послуг в апараті облдержадміністрації.
- інструкція по управлінню невідповідними послугами в апараті облдержадміністрації.
6. Положення про управління документацією СУЯ.
7. Положення про структурні підрозділи апарату ДОДА та посадові інструкції.