ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішення міської ради

_12.08.2009_№_5/46-8

ПРОГРАМА
«Впровадження системи менеджменту якості у виконавчих органах Кіровської міської ради згідно вимогам міжнародного стандарту ISO 9001:2000»

1.Об’єктивна необхідність та потреба у реалізації цього проекту.

Однією з найбільших проблем, що сьогодні постають перед суспільством – потреба в розвитку та підтримці довіри громадян до своїх суб’єктів самоврядування та своїх інституцій. Зважаючи на це, суб’єкти місцевого самоврядування мають відігравати важливу роль у створенні сталих місцевих громад, в яких надання якісних, економічно ефективних та узгоджених публічних послуг сприяє сталому економічному розвитку та соціальної справедливості на місцевому рівні.

Розвиток демократії та плюралізму вимагає від органів місцевого самоврядування виконувати свої обов’язки дієво та прозоро. Нажаль, при існуючій системі управління та документообігу у виконавчих органах Кіровської міської ради досягти цього повністю не вдається.

Тому впровадження системи менеджменту якості – це пошук рішень, які дозволяють забезпечити командну роботу всіх підрозділів на всіх рівнях. Це і упорядкування інформаційних потоків, і чіткий перерозподіл повноважень та відповідальності у всіх структурних підрозділах, і зміна свідомості працівників, їх погляду на організацію та виконання своїх посадових обов’язків, усунення дублювання функцій, забезпечення прозорості прийняття управлінських рішень, зведення до мінімуму можливості прояву корупції та інше.

Крім цього, в місті Кіровське одне велике підприємство ВАТ «Шахта «Комсомолець Донбасу», яке є градообразуючим підприємством міста, має сертифікат якості ISO 9001:2000, та міжнародний сертифікат промислової безпеки та охорони праці OHSAS 18001: 2007, тому виконавчі органи ради повинні також відповідати вимогам міжнародного стандарту ISO 9001:2000.

2. Тривалість проекту.

Початок – серпень 2009 року

Закінчення – червень 2010 року

3. Кому принесе користь цей проект.

Користь від виконання цього проекту перш за все отримають мешканці міста Кіровське та суб’єкти підприємницької діяльності.

Користь буде в тому, що процес проходження документів від заявників скоротиться у 2-3 рази, прийняття рішень для заявника буде проходити прозоро, терміни вирішення питань також скоротяться, зворотній зв’язок з громадою, максимальне врахування потреб населення, послуги будуть надаватися якісно. Після отримання сертифікату якості ISO 9001:2000 місто Кіровське стане більш привабливим для інвесторів.

4. Попередня оцінка бюджету проекту:

№ з/п	Вид матеріалів та робіт	Одиниці	К-ть
1	Адміністративні витрати за надання консультативних послуг з розробки і впровадження в Кіровській міській раді системи менеджменту якості згідно вимогам міжнародного стандарту ISO 9001:2000 консультаційної фірми, з якою укладено договір про надання таких послуг	Договір	1
2	За проведення зовнішнього аудиту міжнародною організацією по сертифікації та за сертифікацію	Договір	1
	ВСЬОГО:

Не фінансовий вклад

1	Обробка документів, роздруковка, тиражування	днів	150
2	Використання комп’ютерної та факсимільної техніки, Інтернету	днів	150
	ВСЬОГО:	-	-

5. Поетапний робочий план реалізації проекту.

№ з/п	Вид робіт з реалізації проекту	Відповідальний	Дата початку	Дата закінчення
1.	Консультування керівного складу і відповідальних виконавців щодо забезпечення вимог стандарту ISO 9001:2000	Консалтингова фірма, міська рада	17.08.2009	11.09.2009
2.	Опрацювання переліку питань до вступного аудиту, надіслання його до міської ради; проведення вступного аудиту, аналізування отриманої документації, результатів інтерв’ювання і спостережень, опрацювання звіту з аудиту, надіслання його до міської ради	Консалтингова фірма, міська рада	17.08.2009	11.09.2009
3.	Опрацювання системних процедур управління документацією і управління протоколами	Консалтингова фірма, міська рада	14.09.2009	05.10.2009
4.	Опрацювання системи управління процесами	Консалтингова фірма, міська рада	12.10.2009	10.11.2009
5.	Опрацювання системи управління обслуговування замовників	Консалтингова фірма, міська рада	16.11.2009	15.12.2009
6.	Поліпшення системи управління людськими ресурсами, управління компетенціями і компетентністю, оцінкою персоналу	Консалтингова фірма, міська рада	21.12.2009	15.01.2010
7.	Опрацювання політики якості, цілей якості і настанови з якості	Консалтингова фірма, міська рада	18.01.2010	16.02.2010
8.	Опрацювання системних процедур управління невідповідностями, внутрішніми аудитами, коригувальними і запобіжними діями. Навчання внутрішніх аудиторів з числа працівників виконавчих органів міської ради. Проведення внутрішнього аудиту	Консалтингова фірма, міська рада	22.02.2010	08.04.2010
9.	Огляд системи управління якістю вищим керівництвом. Впровадження коригувальних і запобіжних дій	Консалтингова фірма, міська рада	12.04.2010	07.05.2010
10.	Проведення аудиту органом із сертифікації	Орган із сертифікації, міська рада, консалтингова фірма	11.05.2010	07.06.2010
11.	Отримання сертифікату відповідності системи управління якістю вимогам стандарту ISO 9001:2000	Орган із сертифікації, міська рада	14.06.2010	18.06.2010

6. Детальний перелік та послідовність робіт виконання етапів плану реалізації Проекту.

№ п/п	Етап	Тривалість етапу, календарних днів	Продукт
1.	Консультування керівного складу і відповідальних виконавців забезпечення вимог стандарту ISO 9001:2000	12	-
2.	2.1. Опрацювання переліку питань до вступного аудиту, надання його Замовнику	26	Замовник має підготовлені відповіді на питання, працівники готові до вступного аудиту
	2.2. Проведення вступного аудиту		-
	2.3. Опрацювання і підбиття підсумків вступного аудиту		Звіт із вступного аудиту, можливе коригування графіку розробки і впровадження системи управління якістю. Призначено представника керівництва, створена робоча група
3.	Опрацювання системних процедур управління документацією і управління протоколами	22	Опрацьовані зазначені процедури, узгоджені із стандартом ДСТУ 4163:2003
4.	Опрацювання системи управління процесами	30	Опрацьовано інструкцію з управління процесами, визначено пріоритетні процеси в установі, опрацьовано контекстну, дочірні діаграми і дерево процесів (останнє – на бажання Замовника), реєстр критеріїв і показників вимірювання процесів, технологічні карти ідентифікованих процесів
5.	Опрацювання системи управління обслуговування замовників	30	Опрацьовано інструкцію з обслуговування замовників, інформаційні карти ідентифікованих адміністративних послуг, перелік характеристик і вимог до обслуговування замовників
6.	6.1. Поліпшення системи управління людськими ресурсами, управління компетенціями	26	Переглянуто процеси визначення компетенцій і набору персоналу, внесено зміни до відповідних регламентних документів
	6.2. Управління компетентністю		Опрацьовано інструкцію з управління компетентністю, проведено опитування щодо визначення потреб у навчанні, складено план підвищення кваліфікації
	6.3. Управління оцінкою і стимулюванням працівників		Опрацьовано інструкцію з управління оцінкою і стимулюванням працівників, впроваджено механізм взаємозв’язку стимулювання і оцінки
7.	Опрацювання політики якості, цілей якості і настанови з якості	30	Опрацьовано політику якості і цілі якості (з планами дій), настанову з якості
8.	8.1. Опрацювання системних процедур управління невідповідностями, внутрішніми аудитами, коригувальними і запобіжними діями.	45	Опрацьовано системні процедури управління невідповідностями, внутрішніми аудитами, коригувальними і запобіжними діями
	8.2. Навчання внутрішніх аудиторів з числа працівників виконавчих органів міської ради		У членів зазначеної групи сформовано комплекс знань, вмінь і навичок, необхідних для проведення аудиторської діяльності, поводження з невідповідностями й управління коригувальними і запобіжними діями
	8.3. Проведення внутрішнього аудиту		Отримано протоколи і звіт з аудиту
9.	9.1. Впровадження коригувальних дій	25	Отримано протоколи
	9.2. Огляд системи управління якістю вищим керівництвом		Складено протокол з планом поліпшення системи управління якості
10.	Проведення аудиту органом із сертифікації	25	Отримано протокол
11.	Отримання сертифікату відповідності системи управління якістю вимогам стандарту ISO 9001:2000	5	Отримано сертифікат

7. Довготривалий план стійкості проекту після його закінчення.

Після закінчення проекту всі напрацювання¸ документи, процеси надання послуг, настанова з якості будуть належати Кіровській міській раді, як інтелектуальна власність.

Даний проект буде із року в рік удосконалюватись і розрахований на довготривалий термін, поки не зміняться вимоги міжнародних стандартів з менеджменту якості. На протязі трьох років міжнародна організація по сертифікації буде здійснювати зовнішній аудит по додержанню вимог міжнародних стандартів якості.

Громада міста буде контролювати хід виконання та фінансування Проекту методом проведення громадських слухань та анкетування населення.

8. Стратегічна концепція подальшого розвитку Проекту для задоволення широкого кола потреб громади.

Подальший розвиток проекту буде полягати в тому, що необхідно впровадження системи електронного документообігу, впровадження Інтернет-обслуговування замовника, розповсюдження інформації про можливості впровадження системних рішень, що сприяють обмеженню корупції і розбудові прозорості діяльності органів місцевого самоврядування.

Реалізація проекту допоможе громаді вирішувати питання та проблеми за скороченим часом, дасть змогу максимально врахувати потреби населення, усунути прояви корупції серед посадових осіб виконавчих органів влади.

Для реалізації цієї стратегії розвитку Проекту необхідні наступні ресурси:

Людські – працівники виконавчих органів ради, наукові співробітники, консультанти консалтингових організацій, керівники громадських організацій, мешканці міста;

Матеріальні – комп’ютерна та факсимільна техніка;

Фінансові – кошти міської ради, громадських організацій та грантодавців;

Інформаційні – Інтернет та інші.

Додаток розроблений відділом місцевого розвитку

Начальник відділу В.А.Пахомов