“ЗАТВЕРДЖУЮ” Начальник Головдержслужби _______________ Т. Мотренко   “____” _____________ 2010 р.

 

Методика процесу

“Надання методично-консультаційної допомоги територіальними органами Головдержслужби з організаційно-кадрових питань державним органам та органам місцевого самоврядування”

 

 

1. Загальні відомості про процес.

 

1.1. Дана Методика процесу (далі по тексту – МП) визначає порядок надання методично-консультаційної допомоги територіальними органами Головдержслужби державним органам та органам місцевого самоврядування.

 

1.2.Відповідальний за процес – заступник начальника територіального органу Головдержслужби.

 

1.3. Виконавці процесу – працівники територіальних органів Головдержслужби.

 

1.4. Відповідальність за актуалізацію МП покладається на начальника

відділу координації політики та моніторингу діяльності у регіонахдепартаменту модернізації державної служби Гололвдержслужби.

 

1.5. Споживачі послуги – державні органи та органи місцевого самоврядування.

 

1.6. Скорочення:

 

ГУДСУ	- Головне управління державної служби України;
СП ЦА ГУДСУ	- структурні підрозділи центрального апарату Головного управління державної служби України;
ДМДС	- департамент модернізації державної служби;
ВКПМДР	- відділ координації політики та моніторингу діяльності у регіонах;
ТО ГУДСУ	- територіальні органи Головного управління державної служби України;
МКД	- методично-консультаційна допомога;
МОВВ	- місцеві органи виконавчої влади
ДО	- державні органи;
ОМС	- органи місцевого самоврядування.

 

1.7. Умовні позначення блок-схеми:

 

 

2. Структура процесу.

Блок-схема процесу “Надання методично-консультаційної допомоги територіальними органами Головдержслужби з організаційно-кадрових питань державним органам та органам місцевого самоврядування” наведена на рис. 2.1.

Коментарі до блок-схеми.

Дія 1. Визначення основних напрямків роботи ТО ГУДСУ відбувається на основі Положення про ТО ГУДСУ та Стратегічного плану діяльності ГУДСУ на поточний рік, робочого плану та Сітьового графіку реалізації ТО ГУДСУ завдань, визначених цим планом.

Дія 2,3. За результатами визначення основних напрямків роботи ТО ГУДСУ та вивчення потреб ДО та ОМС в отриманні МКД формується проектОрієнтовного плану надання МКД ДО та ОМС, затверджується відповідний графік.

Дія 4. З урахуванням Типової програми щодо надання МКД з організаційно-кадрових питань МОВВ та ОМС, планів реалізації угод про співробітництво між ТО ГУДСУ та ОМС здійснюється підготовка програми та визначення завдань.

Дія 5. Відповідно до Орієнтовного плану надання МКД ДО та ОМС розробляється програма відрядження працівників ТО ГУДСУ до регіонів.

Дія 6. Надання МКД ДО та ОМС здійснюється відповідно до програмних завдань.

Дія 7. Під час надання МКД ДО та ОМС працівниками, що здійснюють МКД аналізується існуючий стан кадрової роботи.

Дія 8,9. За результатами практичних програмних завдань надання МКД відбувається формування знань з окремих практичних навиків та умінь у працівників ДО та ОМС та здійснюється удосконалення правових знань законодавства про державну службу та службу в органах місцевого самоврядування працівників ДО та ОМС.

Дія 10. За результатами проведеного аналізу організаційно-кадрової роботи ДО та ОМС за підсумками узагальнених типових помилок  проводиться практичне заняття з працівниками органу, які відповідають за ведення цієї роботи, відповідно до підготовлених тренерами програм, затверджених начальником ТО ГУДСУ, та готуються звіти про проведення тренінгів.

Дія 11. Під час надання МКД ДО та ОМС розповсюджуються тематичні посібники у друкованому чи електронному вигляді.

Дія 12. З метою визначення потреб у подальшому наданні МКД проводиться анкетування працівників підрозділу відповідального за роботу з кадрами. Результати анкетування щоквартально направляються до ГУДСУ (форма 11).

Дія 13. За участю керівника органу, керівника апарату, працівників, які відповідають за ведення організаційної та кадрової роботи начальником ТО ГУДСУ (особою, що його заміщує) проводиться заключна нарада.

Дія 14. За результатами надання МКД у 7-денний термін складається довідка, у якій зазначаються рекомендації щодо усунення виявлених недоліків у роботі та покращення її рівня. У 10-денний термін довідка надсилається до органу, якому надавалась допомога.

Дія 15. Протягом місяця, з дати отримання довідки, у ДО та ОМС вживаються заходи щодо усунення виявлених недоліків у роботі та покращення її рівня, про що інформується ТО ГУДСУ.

Дія 16. Відповідно до наказу ГУДСУ від 26.06.09 № 175 “Про затвердження форм звітності ТО ГУДСУ” ТО ГУДСУ готують звіт (форма 2) про результат надання МКД ДО та ОМС та надсилають його до ВКПМДР.

Дія 17. Відповідно до наказу ГУДСУ від 19.06.09 № 171 “Про затвердження Порядку рейтингового оцінювання діяльності територіальних органів Головдержслужби”, ДМДС на основі опрацювання звітності ТО ГУДСУ з урахуванням форми 2 аналізує діяльність ТО ГУДСУ за звітний період щодо відповідного розділу параметрів рейтингового оцінювання, результати якої заносять у відомість рейтингового оцінювання діяльності ТО ГУДСУ.

 

 

Рисунок 2.1. Блок-схема “Надання методично-консультативної допомоги територіальними органами Головдержслужби з організаційно-кадрових питань державним органам та органам місцевого самоврядування”

 

3. Невідповідності, які можуть виникати при виконанні процесу:

 

- порушення термінів надання довідки та направлення її до органу, якому надавалась МКД;

- невиконання термінів Орієнтовного плану надання МКД ДО та ОМС.

 

4. Моніторинг якості послуг процесу.

 

4.1. Інформація про моніторинг якості послуг “Наданняметодично-консультаційної допомоги територіальними органами Головдержслужби з організаційно-кадрових питань державним органам та органам місцевого самоврядування”, приведена в таблиці 4.1.

 

Таблиця 4.1.

Характеристика	Нормативне значення показника	Схема моніторингу	Дії при невідповідності послуги
Термін надання МКД	Відповідно до термінів, визначених в Орієнтовному плані	Орієнтовний план, Довідка, Журнал вихідної документації ТО ГУДСУ	Можливе перенесення терміну

 

5. Моніторинг параметрів процесу.

 

5.1. Інформація про моніторинг параметрів процесу наведена у таблиці 5.1.

 

Таблиця 5.1.

Параметр	Відповідальний за вимір	Частота аналізу	Частота вимірів	Форма реєстрації	Рівень аналізу
Відсоток виконання планових заходів щодо надання МКД ДО, %	Начальник ВКПМДР ДМДС	1 раз на півріччя	1 раз на рік	Таблиця параметрів та їх кількісних показників для оцінювання діяльності ТО ГУДСУ (відповідно додатку 1 наказу ГУДСУ від 19.06.09 №171 – розділ 1, параметр 4)	Начальник ГУДСУ
Відсоток виконання планових заходів щодо надання МКД ОМС, %	Начальник ВКПМДР ДМДС	1 раз на півріччя	1 раз на рік	Таблиця параметрів та їх кількісних показників для оцінювання діяльності ТО ГУДСУ (відповідно додатку 1 наказу ГУДСУ від 19.06.09 № 171 – розділ 1, параметр 5)	Начальник ГУДСУ

 

5.2. Кількісні цілі параметрів процесу на 2010 рік наведені в додатку 1 даної методики по наведеній формі:

 

Параметр	Відповідальний за вимір	Кількісні цілі		Форма реєстрації	Рівень аналізу
		план	факт

 

6. Вивчення очікувань та задоволеності споживачів.

 

З метою визначення очікувань та задоволеності споживачів застосовуються механізми, наведені в методиці процесу “Вивчення очікувань споживачів”. У зазначеній МП використовується пряме анкетування.

 

6.1. Інформація про вивчення очікувань та задоволеності споживачів наведена у таблиці 6.1.

 

Таблиця 6.1.

Механізм	Відповідальний за вивчення	Частота вимірів	Частота аналізу	Форма реєстрації	Рівень аналізу
Пряме анкетування	Начальник Управління ТО ГУДСУ	Постійно під час надання МКД	1 раз на півроку та 1 раз на рік	Аналітична записка	Начальник ГУДСУ, начальник ТО ГУДСУ

 

Начальник ТО ГУДСУ за результатами аналізу очікувань та задоволеності споживачів готує звіт по анкетуванню за кожне півріччя і за рік та подає його для узагальнення до ДМДС ГУДСУ.

У разі потреби начальник ТО ГУДСУ, за результатами аналізу очікувань та задоволеності споживачів може вживати коригувальні та запобіжні дії.

 

7. Нормативні акти та документи, що використовуються при виконанні процесу.

 

7.1. Інформація про нормативні акти та документи, що використовуються при виконанні процесу, наведена в таблиці 7.1.

 

Таблиця 7.1.

Тип документа	Рівень затвердження	Місце зберігання контрольних екземплярів	Процес, у якому описана схема актуалізації
Закон України “Про державну службу”	ПУ	ТО ГУДСУ	Виконання актів і доручень Президента України і Верховної Ради України
Закон України “Про боротьбу з корупцією”	ПУ	ТО ГУДСУ	Виконання актів і доручень Президента України і Верховної Ради України
Положення про ГУДСУ (постанова КМУ від 26.09.07 № 1180)	ПУ	ТО ГУДСУ	Виконання актів і доручень Президента України і Кабінету Міністрів України
Про утворення управлінь державної служби ГУДСУ в Автономній Республіці Крим, областях, мм. Києві та Севастополі (Постанова Кабінету Міністрів України від 05.07.04 № 842 зі змінами	КМУ	ТО ГУДСУ	Виконання актів і доручень Президента України і Кабінету Міністрів України
Програма розвитку державної служби на 2005-2010 роки, затверджена постановою КМУ від 08.06.04 № 746	Начальник ГУДСУ	ТО ГУДСУ	Моніторинг діяльності та удосконалення
Програма кадрового забезпечення державної служби	ПУ	ТО ГУДСУ	Виконання актів і доручень Президента України і Кабінету Міністрів України
Типове положення про кадрову службу органу виконавчої влади (постанова КМУ від 02.08.96 № 912 із змінами та доповненнями)	КМУ	ТО ГУДСУ	Виконання актів і доручень Президента України і Кабінету Міністрів України
Інструкція з діловодства Головдержслужби України (наказ ГУДСУ від 20.07.2006 р. № 262 із змінами та доповненнями)	Начальник ГУДСУ	ТО ГУДСУ	Моніторинг діяльності та удосконалення
Наказ ГУДСУ від 19.06.09 № 171 “Про затвердження Порядку рейтингового оцінювання діяльності територіальних органів Головдержслужби”	Начальник ГУДСУ	ТО ГУДСУ	Моніторинг діяльності та удосконалення
Типова програма та Типова структура довідки щодо надання МКД ТО ГУДСУ з організаційно-кадрових питань МОВВ та ОМС (від 30.03.2007р № 95 с/з.)	Начальник ГУДСУ	ТО ГУДСУ	Моніторинг діяльності та удосконалення
Посадові інструкції працівників ТО ГУДСУ	Начальник ТО ГУДСУ	ТО ГУДСУ	Моніторинг діяльності та удосконалення
Методики процесів СУЯ	Начальник ГУДСУ	ТО ГУДСУ	Моніторинг діяльності та удосконалення

 

8.Записи за результатами процесу.

 

8.1. Інформація про записи, що робляться за результатами реалізації процесунаведена в таблиці 8.1.

 

Таблиця 8.1.

Запис	Відповідальний за заповнення	Місце зберігання	Термін зберігання
			в підрозділі	в архіві
Анкета	Працівник ДО та ОМС	ГУДСУ, ТО ГУДСУ	Доки не мине потреба
Звіт по анкетуванню	Працівник ТО ГУДСУ, який проводив анкетування	ГУДСУ, ТО ГУДСУ	Доки не мине потреба
Довідка про надання МКД ДО та ОМС	Працівники ТО ГУДСУ, які надавали МКД	ГУДСУ, ТО ГУДСУ	Доки не мине потреба
Звіт про результати надання МКД ДО та ОМС (форма 2)	Начальник ТО ГУДСУ	ГУДСУ, ТО ГУДСУ	Доки не мине потреба
Орієнтовний план	Заступник начальника ТО ГУДСУ	ГУДСУ, ТО ГУДСУ	Доки не мине потреба
Журнал вихідної документації ТО ГУДСУ	Головний спеціаліст ТО ГУДСУ	ГУДСУ, ТО ГУДСУ	Доки не мине потреба
Журнал реєстрації довідок щодо вивчення стану кадрової роботи, дотримання законодавства про державну службу, боротьбу з корупцією, надання методично-консультаційної допомоги	Головний спеціаліст ТО ГУДСУ	ГУДСУ, ТО ГУДСУ	Доки не мине потреба

 

 

 

Директор департаменту модернізації

державної служби                                                 Ю.Є. Юрченко

 

Додаток 1

 

Кількісні цілі показників якості послуги на _____ півріччя 2010 року.

 

Параметр	Відповідальний за вимір	Кількісні цілі		Форма реєстрації	Рівень аналізу
		План	Факт
Відсоток виконання планових заходів щодо надання МКД ДО, %	Начальник ВКПМДР ДМДС	100% (10 заходів МКД)		Таблиця параметрів та їх кількісних показників для оцінювання діяльності ТО ГУДСУ (відповідно додатку 1 наказу ГУДСУ від 19.06.09 № 171 – розділ 1, параметр 4)	Начальник ГУДСУ
Відсоток виконання планових заходів щодо надання МКД ОМС, %	Начальник ВКПМДР ДМДС	100% (14 заходів МКД)		Таблиця параметрів та їх кількісних показників для оцінювання діяльності ТО ГУДСУ (відповідно додатку 1 наказу ГУДСУ від 19.06.09 № 171 – розділ 1, параметр 5)	Начальник ГУДСУ