Заповнення особових карток
Для створення особової картки виконуємо наступні дії. Заходимо у розділ Картка верхнього командного рядка облікової системи "Картка" (рисунок 13) та вибираємо процедуру Нова картка. Після цього з'явиться вікно "Нова особова картка" (рисунок 22), у якому потрібно завести прізвище, ім'я, по батькові, дату народження, стать працівника. Ці поля є основними для розпізнавання особових карток у базі.
Рисунок 22 – Створення нової особової картки
Перехід до заповнення особової картки можна здійснити двома способами – "Завести особову картку, почати процедуру Прийняття" та "Завести особову картку, відкрити розділ Орган". Перший спосіб вигідно використовувати, коли працівник починає трудову діяльність. Тоді після натискання на планку 
з'явиться вікно "Прийняття особи в державний орган" (рисунок 23), у якому необхідно заповнити всі поля.
Слід відмітити, що дата документа про прийняття на посаду, дата документа про фактичне прийняття , дата фактичного прийняття можуть відрізнятися.
Приклад 1: Розпорядження Президента України про призначення голови райдержадміністрації видано 01.07.2004 року, фактично голова приступає до виконання своїх обов'язків 12.07.2004 року.
Приклад 2: Керівник державного органу видає наказ від 01.05.2005 року про призначення на посаду головного спеціаліста з 05.05.2005 року.
Після занесення всіх даних натискаємо на планку 
. Процедура прийняття завершена і відбувається перехід до інших розділів особової картки.
Рисунок 23 – Процедура прийняття до органу державної влади
Найчастіше на практиці використовують другий спосіб переходу до заповнення особової картки, для виконання якого потрібно натиснути на планку 
.
Перед нами з'явиться особова картка (рисунок 24), яка складається з таких розділів (форма П2-ДС):
- Орган, посада, ранг;
- Загальні відомості;
- Освіта;
- Науковий ступінь. Вчене звання;
- Мови. Праці, винаходи. Сім'я;
- Стаж, прийняття на держслужбу;
- Продовження терміну перебуття на державній службі. Просування ;
- Відпустки;
- Стягнення;
- Нагороди;
- Почесні звання. Заохочення;
- Зарахування до кадрового резерву;
- Підвищення кваліфікації;
- Відомості про атестацію;
- Депутатська, громадська діяльність;
- Про пільги (інваліди ЧАЕС) ;
- Військовий облік;
- Трудова діяльність. Звільнення;
- Історія прийняття звільнення.
Починаємо з розділу "Орган, посада, ранг..." (рисунок 24). Правила заповнення всіх розділів знаходяться у підказках, які викликаються натиском на планку 
.
Якщо ви обрали шлях до заповненя особової картки через процедуру “Прийняття ”, то розділ “Орган, посада, ранг...” автоматично заповниться системою. В іншому випадку ми це виконуємо самостійно.
Заповнюємо усі дані про прийняття, фактичне прийняття. Обов’язково заповнюємо розпорядчий документ, відповідно натиснувши на планку 
.
Вмикаємо штатний розпис 
, вибираємо назву органу. Натискаємо на планку 
вибираємо підрозділ, після чого в переліку посад будуть посади вибраного підрозділу.
Вводимо дані про вид і спосіб призначення, статус особи, номер особової справи, табельний номер, відомості про ранг та зберігаємо дані 
.
Рисунок 24 –Розділ особової картки "Орган, посада, ранг..."
Переходимо до заповнення розділу “Загальні відомості”(рисунок 25), вибравши його із списку.
При заповненні цього розділу, слід звернути увагу на те, у якій формі заповнюються графи: місце народження та домашній адрес.
Позначка "Постійно проживає у сільській місцевості" введена для автоматичного складання державної форми звітностей 6-ПВ. Вона повинна бути встановлена, якщо особа мешкає у селі або у селищі міського типу.
Рисунок 25 - Розділ особової картки "Загальні відомості"
Розділи "Освіта", "Науковий ступінь. Вчене звання", "Продовження терміну перебуття на державній службі. Просування", "Відпустки", "Стягнення", "Нагороди Почесні звання. Заохочення", "Зарахування до кадрового резерву", "Підвищення кваліфікації", "Відомості про атестацію", "Депутатська, громадська діяльність", "Про пільги (інваліди ЧАЕС)", "Трудова діяльність. Звільнення" заповнюються як список. Тобто, натискаємо на кнопку 
, вводимо дані , зберігаємо - . І цю процедуру повторюємо необхідну кількість разів.
Рисунок 26 - Розділ особової картки "Освіта"
У розділі “Освіта” заповнення починається з вибору освітньо-кваліфікаційного рівня. Після цього вводимо назву навчального закладу за записами у дипломі. Назви вузів накопичуються у переліку "Назва вузу+". Наступними кроками є вибір спеціальності із класифікатора (або введеня вручну, вимкнувши при цьому класифікатор) та введення кваліфікації.
В ході заповнення даних про освіту необхідно визначити позначкою, яку освіту, якщо їх є декілька, вважати за основну у звітностях.
Рисунок 27 – Розділ особової картки "Мови. Праці, винаходи. Сім'я"
У розділі “Мови. Праці, винаходи. Сім’я” є додатковий список “Сім’я”, який заповнюється за допомогої кнопки . Дані необхідно вводити включаючи і дати народження членів сім'ї. Ці дані допоможуть при складанні різного роду списків, "Діти до 14 років". Вік особи автоматично розраховується на поточний день.
Також потрібно звернути увагу, у якому відмінку вводити мови, яких немає у переліку. Про правильність заповнення даних підкаже планка 
.
Рисунок 28 – Розділ особової картки "Відпустки"
У розділі “Відпустки” (рисунок 28) заносять дані про відпустки, вид, кому надається (державному службовцю). При занесені дати початку відпустки та її тривалості, система автоматично розраховує дату закінчення і виходу на роботу (з урахуванням святкових та неробочих днів). Також слід відмітити, що дані про відпустку можна зразу ж і видрукувати у формі записки до проекту розпорядження (наказу) про надання відпустки. Натиснувши на планку 
або 
.
Рисунок 29 – Розділ особової картки "Трудова діяльність"
Розділ особової картки “Трудова діяльність” заповнюється з трудової книжки. Для цього натискаємо на кнопку , вводимо дати початку, закінчення трудової діяльності, посаду, підрозділ, орган та місце знаходження .
Для введення даних про останнє місце роботи натискаємо на планку 
і автоматично система додасть запис.
Слід звернути увагу, у якій формі заповнюється графа “Місце знаходження”.
У цьому розділі також знаходиться процедура “Звільнення”. Якщо ви провели процедуру звільнення, то картка не вилучається з бази, а заноситься в архів і у подальшій роботі її можна буде використати. У цьому випадку посада в штатному розписі стає вакантною.
Рисунок 30 – Розділ особової картки "Стаж, прийняття на держслужбу"
У розділі особової картки "Стаж, прийняття на держслужбу" обов’язково потрібно заповнити дату прийняття Присяги державного службовця.
У цьому розділі особової картки зберігають дані про 4 види стажу особи:
- З – загальний;
- Л- стаж для лікарняного;
- В- вислуга років у державному органі;
- Д- стаж державної служби.
Всі види стажу автоматично розраховуються в роках, місяцях, а деякі і у днях.
Для кожного стажу потрібно ввести приведену дату початку відповідного стажу. Є три способи розрахунку приведеної дати та стажу.
Спосіб 1.
Якщо приведена дата розрахована шляхом ручного підрахунку, то її вводять у відповідні поля. Слід зазначити, що такий спрощений підрахунок має неточність, оскільки не враховуються додаткові дні високосних років та облік ведеться з розрахунку, що у місяці є тільки 30 днів.
Спосіб 2.
Коли вам відомий правильно підрахований стаж на певну дату, то у нижній частині екрана в полях під рубрикою "Допомога 1).." вводять цю дату та відповідний стаж у роках, місяцях і днях. Система автоматично розрахує приведену дату.
Спосіб 3.
Якщо трудова діяльність особи введена, то натискають
на планку 
і викликають підсистему розрахунку приведених дат (рис. 31).
Рисунок 31 – Розрахунок стажів та приведених дат за трудовою діяльністю
У вікні "Розрахунок стажів та їх приведених дат" є поля З, Л, В, Д, де слід робити відмітки, до яких видів стажу зараховується трудова діяльність. Проставлені відмітки після операції не зберігаються, тому рекомендуємо видрукувати зазначену сторінку з розрахунком стажів і зберігати в особовій справі працівника. В базі даних зберігаються тільки приведені дати. За приведеними датами система автоматично розрахує стаж станом на поточний день і покаже його поруч з кожною приведеною датою.
Пошук
Вгору
RSS