Управління державної служби

Головного управління державної служби України

в Донецькій області

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

 

„Основи роботи з локальною версією комп’ютерної системи обліку державних службовців „Картка”

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Для надання методичної допомоги працівникам кадрових служб органів виконавчої влади та місцевого самоврядування

 

 

 

 

 

 

 

М.Донецьк

2005

 

 

Нормативні документи

 

Щодо створення та впровадження системи "Картка":

 

Указ Президента України від 10 листопада 1995 року № 1035/95 "Про затвердження Програми кадрового забезпечення державної служби та Програми роботи з керівниками державних підприємств, установ і організацій"

Постанова Кабінету Міністрів України від 2 серпня 1996 року № 912 "Про затвердження Типового положення про кадрову службу органу виконавчої влади"

Постанова Кабінету Міністрів України від 21 серпня 1997 року № 918 "Про Програму розроблення та впровадження єдиної державної комп'ютерної системи "Кадри"

Розпорядження Кабінету Міністрів України від 4 липня 2000 року № 279-р "Про план заходів із вдосконалення єдиної державної комп'ютерної системи "Кадри"

Указ Президента України від 14 квітня 2000 року № 599/2000 "Про Стратегію реформування системи державної служби в Україні"

 

Щодо розвитку та вдосконалення системи "Картка":

 

Указ Президента України від 5 січня 2004 року № 4/2004 "Про заходи щодо реалізації Стратегії реформування системи державної служби в Україні на 2004 рік"

Постанова Кабінету Міністрів України від 8 червня 2004 року № 746 "Про затвердження Програми розвитку державної служби на 2005-2010 роки"

 

Щодо порядку функціонування системи "Картка":

 

Наказ Головного управління державної служби України від 16 грудня 1996 року № 43 "Про затвердження Порядку інформування центральними і місцевими органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, іншими державними органами про зміни облікових даних керівних працівників та осіб, зарахованих до кадрового резерву на ці посади" (із змінами, внесеними згідно з Наказом Головного управління державної служби № 152 від 30.08.2004)

 

Дані про особу повністю відповідають типовій формі П-2ДС, включаючи фотокартку, а також зберігають інші відомості, які є необхідними в системі обліку державних службовців України.

Кількість, відповідність та повнота інформації в базі даних відповідає вимогам чинного законодавства щодо системи обліку особових карток державних службовців України.

 

 

Форми звітності та статистика

 

Система генерує наступні звіти:

звіт по формі 9-ДС, 6-ПВ

біографічна довідка

нагородний лист

атестаційний лист

звіт про проведення атестації

звіт про продовження перебування на посаді

звіт про підвищення рангу державних службовців

стаж роботи загальний, держслужби

 

Контрольні процедури в системі:

особи зі стажем роботи держслужби, вислуга років в державних органах

список осіб, яким продовжено термін перебування на держслужбі

список осіб, яким не продовжено термін перебування на держслужбі

кількість особових карток в базі даних

особи, яким помилково завели більш ніж 1 картка

 

 

Інсталяція локальної системи “Картка”

 

Крок 1. Перевірте, що на пристрої С: НЖМД персонального комп'ютера є не менше 40Мб вільного простору. Якщо ця вимога не виконується, то Система не може бути встановлена.

 

Крок 2. Скопіюйте каталог Kartka.arm разом з усіма його підкаталогами з компакт-диску на пристрій С: персонального комп'ютера у кореневий каталог.

 

 

Крок 3. На "робочому столі" побудуйте два ярлики для швидкого виклику:

 

а)Програми користувача

(C:\Kartka.arm\KL_K110P.exe  в  "робочому каталозі"  C:\Kartka.arm)

 

б)Генератора звітів Системи

(C:\Kartka.arm\Reports\G00a0412.xls в "робочому каталозі" C:\Kartka.arm\Reports).

 

 

Крок 4. Виконайте всі визначення зовнішніх параметрів Windows-середовища, про які зазначено в Додатку 1 у „Керівництві користувача”.

 

Крок 5.За допомогою, наприклад, „Проводника” зніміть захист „Только чтение” („Read Only”) з трьох пунктів.

C:\Kartka.arm\Sqlbase\Km010703\Km010703.dbs

C:\Kartka.arm\Sql.ini

C:\Kartka.arm\D_zakon\Ini\ D_zakon.ini

Інсталяція закінчена. Керівництво користувача у файлі

 

C:\ Kartka.arm\Docs\Керівництво користувача 01_11 верс_2.doc

 

Запуск системи

Запуск системи “Картка” виконує програма користувача системи (файл KL_K110Р.EXE). Вона запускається як прикладна програма в середовищі Windows, наприклад через відповідний ярлик.

 

 

Після запуску на екрані з’являється запрошення до роботи з системою.

Для роботи з системою необхідно натиснути кнопку “Продовжити”. При небажанні подальшої роботи - натисніть “Вийти”.

 

 

Після того, як на екрані з’явиться титульна форма програми, користувач може виконувати всі дії і процедури, передбачені в системі.

 

 

Порядок створення бази даних:

 

1. Робота у Класифікаторі.

2. Побудова штатного розпису

3. Заповнення розділів особової картки.

 

Робота у Класифікаторі

 

Для того, щоб в системі „Картка” можна було супроводжувати той чи інший орган, його назва обов’язково повинна бути в класифікаторі органів державної влади: вищих, центральних або місцевих.

Для внесення назви органу до класифікатора необхідно розкрити меню “Класифікатори”, потім – “Органи державної влади України”. В меню, яке розгорнеться, виберіть вид органу :

- “Центральні державні органи” (пароль 861853),

- “Місцеві органи виконавчої влади” (пароль 653210),

- “Органи місцевого самоврядування” (пароль 653210).

 

 

Для внесення назви органу в список або для редагування назви органу та інших даних, що вже є в списку, натисніть планку „До редагування”. Введіть відповідний пароль у запрошенні, яке з’явиться, і натисніть планку “Продовжити”.

Для введення назви органу натисніть планку  і на екрані з’явиться розгорнута форма, поля якої потрібно заповнити (рис. 2).

В полі “АБД” обов’язково встановлюється (вибором зі списку) ім’я адміністратора - А3.

Офіційна назва органу вводиться в полі “Назва”. Якщо передбачена офіційна скорочена назва органу, то вона вводиться в поле “Офіційна коротка”.

В полі “Група органів” встановлюється (вибором зі списку) група, до якої належить цей орган. Наприклад, будь-який місцевий орган виконавчої влади належить до певної області України або міст Києва чи Севастополя.

 

 

Якщо орган підпорядкований іншому, то у полі “Підпорядкований органу” встановлюється (вибором зі списку) якому саме.

 

 

В поле “Адреса органу” заноситься повна поштова адреса органу.

Наступна група полів заповнюється згідно з офіційними документами, якими регламентується створення і діяльність органу. У відповідні поля заносяться гранична чисельність органу і його структур. Якщо деякі із структур не передбачені, відповідні поля залишаються порожніми. Дані, вказані в полях “Гранична чисельність:”, сумуються і результат видається в полі “Разом”. Аналогічно заповнюються поля, в яких задається кількість керівників (“К”), перших заступників (“П”) і заступників (“З”).

В групу полів “Засновано:” вводяться дата заснування органу, рішення про заснування, а також дата цього рішення. Якщо натиснути кнопку “Положення про орган”, то у  вікні,  яке з’явиться, можна надрукувати  текст положення про орган (і будь-яких інших необхідних документів).

Щодо поля “Підстава”, то воно заповнюється тільки у випадку зміни назви органу та інших даних, щоб вказати на якій підставі виконуються ті чи інші зміни. Група полів “Ліквідовано:” заповнюється при ліквідації органу. Тобто ці два поля на даному етапі не заповнюються.

Для того, щоб інформація з заповнених полів потрапила до класифікатора, обов’язково натисніть кнопку . Якщо цього не зробити, вся робота по внесенню назви органу до класифікатора виявиться марною.

Для завершення роботи з класифікатором натисніть кнопку “Закрити вікно” або кнопку .

 

Для редагування назви органу та інших даних необхідно спочатку вказати цю назву в списку, що з’явиться на екрані після вибору виду органу (в меню "Класифікатори" - "Органи державної влади України"). Якщо необхідно, натисніть планку "Всі органи". Потім необхідно поставити "галочку" в полі "Розгорнутий вигляд" і натиснути планку . Затим ввести пароль у запрошенні і натиснути планку "Продовжити". На екрані з’явиться розгорнена форма, в полях якої знаходяться всі дані вибраного органу. Редагування даних виконується традиційно. Після зміни назви органу або інших даних необхідно в поле "Підстава" ввести посилку на рішення, на підставі якого вносяться зміни.

Якщо виникла необхідність відмовитись від зроблених змін, натисніть кнопку "Перечитати". Щоб занести відредаговані дані до класифікатора натисніть кнопку . Після цього відмовитись від змін уже неможливо, але дані можна відредагувати знову, встановивши попередні значення.

Для видалення назви органу та інших даних з класифікатора необхідно вказати цю назву в списку органів і натиснути кнопку  Таким чином вказана назва помічається до видалення. За один раз можна помітити декілька назв. Щоб зафіксувати видалення обов’язково натисніть кнопку . Після цього всі помічені назви органів будуть видалені з класифікатора.

Для завершення роботи з класифікатором натисніть кнопку "Закрити вікно" або кнопку .

 

Для того, щоб в системі "Картка" можна було посилатись на ту чи іншу посаду (наприклад, при заповненні особових карток або штатного розпису), її назва також обов’язково повинна бути в класифікаторі посад. Доступ до класифікатора здійснюється через меню "Класифікатори", а потім - "Посади".  Вигляд списку посад в класифікаторі приведено на рисунку.

 

 

Для редагування класифікатора необхідно натиснути кнопку , ввести відповідний пароль (632156) у запрошенні, яке з’явиться, і натиснути кнопку "Продовжити". Таким чином, список посад стане доступним для доповнення, редагування і видалення.

Для доповнення списку посад необхідно натиснути кнопку  і в новому рядку поміченому , ввести назву посади. Якщо потрібно внести ще одну посаду, натисніть на цю кнопку ще раз і введіть ще одну назву, і т.д. Щоб занести нові дані до класифікатора натисніть кнопку .

Для редагування назви посади необхідно вказати її в списку і редагувати традиційним способом. Відредагований рядок помічається . За один раз можна відредагувати всі необхідні рядки в списку. Щоб занести нові дані до класифікатора натисніть кнопку .

Для видалення назви посади необхідно вказати її в списку і натиснути планку . Рядок буде помічено до видалення . За один раз можна помітити до видалення всі необхідні рядки. Щоб видалити помічені рядки з класифікатора натисніть кнопку .

 

Для завершення роботи з класифікатором натисніть кнопку "Закрити вікно" або кнопку .

 

Побудова „Штатного розпису”

 

Для входу до підсистеми “Штатний розпис” необхідно натиснути на кнопку “Штатний розпис” головного вікна Системи.

Всі команди щодо

Кнопка "Новий\ЗнищитиШР" викликає підсистему (рис. 4 ), за допомогою якої можна побудувати новий, не схожого на інші штатний розпис.

Натисніть на радіоточку "Не схожий на жодний ШР", потім на кнопку "Побудувати". Система побудує ШР цього органу з одним підрозділом без назви і без жодної посади

 

Для створення підрозділів, секторів, посад повертаємося до вікна „Дії зі ШР, підрозділами”, натискаємо кнопку „Дії з „Підрозділами” На екрані з’явиться відповідне вікно (рис. 5), у якому є підрозділ „Керівництво”, якого в офіційному штатному розписі не має. Підсистема автоматично створює його для створення в ньому посад керівника органу та його заступників (які не займають посади начальника відділів).

 

 

Для створення відділів, секторів необхідно натискати на кнопку додати запис  та ввести назву відділу чи сектора і зберегти зміни . Таким способом почергово створюють структурні підрозділи.  

Коли відділ містить у собі сектори потрібно виділити даний відділ та зробити позначку у закладці „Підрозділ структурний”. Після цього з’явиться активна кнопка , при натисненні якої можна додавати підзвітні підрозділи.

Після створення всіх підрозділів в штатному розписі переходимо до створення посад у підрозділах.

 

Дії з посадами у штатному розписі:

 

Необхідно вибрати структурний підрозділ та натиснути кнопку "Дії з посадами та ОК±". З’явиться командне вікно „Дії з посадами”

 

Додаємо посади за допомогою кнопки , заповнюємо основні поля і зберігаємо зміни.Назви посад беруть із списку посад „Посада”. До нього входять всі посади, які є в класифікаторі „Посади” бази даних.

 

Заповнення розділів особової картки

 

Для створення особової картки користувач повинен відкрити меню “Картки” головного вікна Системи ?„Нова”. Після чого появиться вікно "Нова особова картка" (рис. 6), у якому потрібно завести прізвище, ім'я, по - батькові, дату народження, стать працівника. Ці поля є основними для  розпізнавання  особових карток  у базі.

 

 

 

 

Перехід до заповнення особової картки  можна здійснити двома способами. Перший спосіб "Завести особову картку, почати процедуру Прийняття " використовується коли працівник починає трудову діяльність.

Після натискання на планку  появиться вікно "Прийняття особи в державний орган", у якому необхідно заповнити  всі поля (рис. 7).

Після занесення всіх даних натискаємо на кнопку . Процедура прийняття завершена і відбувається перехід до інших розділів особової картки.

 

Другий спосіб переходу до заповнення особової картки, для виконання якого потрібно натиснути на кнопку „Завести особову картку, відкрити розділ „Орган”.

Перед нами появиться особова картка, яка складається з таких розділів (форма П-2ДС):

 

- Орган, посада, ранг;

- Загальні відомості;

- Освіта;

- Науковий ступінь. Вчене звання;

- Мови. Праці, винаходи. Сім'я;

- Стаж, прийняття на держслужбу;

- Продовження терміну перебування на державній службі. Просування ;

- Відпустки;

- Стягнення;

- Нагороди;

- Почесні звання. Заохочення;

- Зарахування до кадрового резерву;

- Підвищення кваліфікації;

- Відомості про атестацію;

- Депутатська, громадська діяльність;

- Про пільги (інваліди ЧАЕС) ;

- Військовий облік;

- Трудова діяльність. Звільнення;

- Історія прийняття, звільнення.

 

Правила заповнення всіх розділів знаходяться  у підказках, які викликаються натиском на кнопку .

 

 

Розділ "Орган, посада, ранг..."

 

Якщо ви обрали шлях до заповнення особової картки через процедуру “Прийняття ”, то розділ “Орган, посада, ранг...” автоматично заповниться системою. В другому випадку ми це виконуємо самостійно. Обов’язково зберігаємо дані

 

 

Розділ „Загальні відомості”

 

Тільки у цьому розділі особової картки можна редагувати прізвище, ім’я та по - батькові, якщо раніше було зроблено помилку при введені відомостей в процедурі „Нова особова картка”.

При заповненні цього розділу слід звернути увагу  на те, у якій  формі заповнюються графи: місце народження та домашня адреса.

Позначка "Постійно проживає у сільській місцевості" введена для автоматичного складання державної форми звітностей 6-ПВ. Вона повинна бути встановлена, якщо особа мешкає у селі або у селищі міського типу.

У полі „Років” Система повідомляє, скільки повних років виповнилось на поточний день. Це поле не редагується.

 

 

Розділ “Освіта”

Для початку введення даних натисніть на кнопку . Введення відомостей починається з вибору освітньо-кваліфікаційного рівня. Далі вводимо назву  навчального закладу за записами у дипломі. Назви вузів накопичуються у переліку „Назва вузу +”. Наступними кроками є вибір спеціальності із класифікатора (або введення вручну при вимкненому класифікаторі), введення кваліфікації.

В ході заповнення даних про освіту необхідно визначити позначкою, яку освіту, якщо їх є декілька, вважати за основну в звітностях.

Для початку введення даних натисніть . Введення відомостей про освіту починається з вибору освітньо-кваліфікаційного рівня. Для цього натискають на кнопку “Освіта (освітньо-кваліфікаційний рівень±)” і вибирають потрібний із запропонованого переліку.

 

 

 

 

Далі вводять назву вузу (навчального закладу) у відповідне поле. Назва має бути точно такою, як вона записана в дипломі про освіту. Якщо раніше така назва була записана до деякої особової картки, то можна не набирати її знову, а натиснути на планку “Назва вузу±”. Буде побудований список всіх різних назв вузів з усіх особових карток бази даних.

 

 

Коли вибрати освітньо-кваліфікаційний рівень “Середня спеціальна (старий термін)” і натиснути на кнопку “Спеціальність±”, то в запропонованому переліку спеціальностей будуть назви лише зі стовпчика “Назва спеціальності в дипломі”, впорядковані в алфавітному порядку.

 

Після заповнення розділу натисніть .

 

Розділ "Науковий ступінь. Вчене звання"

 

Для початку ведення даних про науковий ступінь та вчене звання натисніть  кожного підрозділу. Значення до цього розділу вводять з копій відповідних документів. При наявності декількох наукових ступенів або вчених звань вводять всі або лише ті, які керівництво органу вважає суттєвими для аналізу кадрового складу.

Про інші правила введення даних до цього розділу повідомить кнопка .

Після заповнення розділу натисніть .

 

 

 

Розділі “Мови. Праці, винаходи. Сім’я”

 

У розділі “Мови. Праці, винаходи. Сім’я” є додатковий  список “Сім’я”, який заповнюється за допомогою кнопки . У членів сім’ї необхідно вводити дати народження. Ці дані допоможуть при складанні різного роду списків, "Діти до 14 років".  Вік особи автоматично розраховується на поточний день. 

Також потрібно звернути увагу у якому відмінку вводити мови, яких немає в переліку. Про правильність заповнення  даних підкаже кнопка  .

 

 

 

Розділ „Стаж, прийн. на держслужбу”

 

У цьому розділі особової картки зберігають відомості про прийняття присяги державного службовця, спосіб прийняття на державну службу та 4 види стажів особи:

- Загальний - враховується під час виходу особи на пенсію.

- Стаж для лікарняного - для розрахунку розміру сплати за лікарняним.

- Вислуга в державному органі - для розрахунку розміру щомісячної надбавки до посадового окладу службовця або до посадового окладу і доплати за ранг для державного службовця.

- Стаж державної служби - для розрахунку кількості днів додаткової відпустки та права на пенсію державного службовця.

 

Кожний з них зберігається в базі даних у вигляді приведеної дати початку певного стажу.

Всі стажі автоматично розраховуються в роках, місяцях, а деякі і в днях. Практично береться поточна системна дата комп'ютера і приведена дата початку стажу. Різниця між ними є стаж.

Для кожного стажу потрібно ввести приведену дату початку відповідного стажу. Є три способи.

 

Спосіб 1.

Якщо одразу відома приведена дата, то її просто вводять з клавіатури.

 

Спосіб 2.

Коли відомий стаж на деяку дату, то в нижній частині екрана в полях під рубрикою "Допомога 1).." вводять цю дату та відповідний стаж у роках, місяцях та днях. Система автоматично розрахує певну приведену дату.

 

Спосіб 3.

Якщо введена трудова діяльність для поточної особи, то натискають на кнопку "За трудовою діяльністю" і викликають підсистему розрахунку приведених дат. Ця підсистема має власну розширену допомогу, яка покаже документи з нормами, особливостями про віднесення певних посад до того чи іншого стажу. По закінченні роботи підсистеми приведені дати будуть записані до відповідних полів поточного розділу.

 

Система за приведеними датами автоматично розрахує стаж станом на поточний день і покаже його поряд з кожною приведеною датою.

Розглянемо на прикладі розрахунок приведених дат за способом 3.

В динамічному вікні знаходиться копія всіх відомостей з розділу “Трудова діяльність”.

 

 

 

 

Далі переглядають історію трудової діяльності і приймають рішення про те, чи йде певний період роботи в залік, наприклад, стажу державної служби. Під час перегляду корисно курсор ставити в клітину "Посада, підрозділ..." кожного рядка. Весь текст з цієї клітини копіюється до ехо-поля над таблицею. Це поле достатнє для огляду повного тексту в клітині.

Якщо весь період роботи особи в органі іде в залік стажу, наприклад, "Вислуга", то рядок позначають. Для цього мишку ставлять у прямокутник у стовпчику "В" і натискають на нього. Якщо повторно натиснути на цей прямокутник, то період не буде входити до певного стажу. Всі приведені дати Система розрахує автоматично. У першій клітині цього рядка у стовпчику "Днів" автоматично буде записане кількість днів, які пройшли від дати початку роботи в органі до дати закінчення. І дата початку, і дата закінчення входять в число цих днів. Також автоматично від дати, яка стоїть у полі "Приведена дата" віднімаються ці дні і утворюється нова дата. Вона стає новою приведеною датою. Це може бути довільний день тижня, навіть, неділя або якесь свято. Тому таку дату називають приведеною.

Отримані приведені дати заносять до відповідних полів розділу “Стаж” за допомогою кнопок "Загального", ...,"Держслужби". Простіше всі приведені дати заносити до всіх полів планкою "Для всіх".

Про інші правила введення даних до цього розділу повідомить кнопка .

Після заповнення розділу натисніть .

 

Розділ "Продовження терміну..; Просування..."

 

Для початку ведення даних про продовження терміну перебування на державній службі натисніть . Значення у стовпчику "На термін (років, місяців)" розраховується автоматично на підставі відомостей зі стовпчиків "З дати", "До дати". Редагувати цей термін заборонено. Для того, щоб авторозрахунок терміну почався, достатньо курсор поставити у поле "Клопотання" або "Підстава". Неправильно введену дату потрібно не редагувати, а вводити знову всю.

Розглянемо процедуру просування.

Для початку натискають на планку "Просування ...( Процедура) ".

Розглянемо на прикладі, коли особа переходить у новий підрозділ на нову посаду із збереженням рангу державного службовця. Тут спочатку виконали такі кроки.

Крок 1.

Позначили режими процедури просування. Вказали, що буде новий підрозділ, посада тощо. Режим "Ранг" залишили непозначеним. Після натиснули на кнопку "Продовжити".

Крок 2.

Режим "На підставі штатного розпису " активний. Це означає, що Система у списку назв підрозділів покаже лише ті, у яких є вакансії. Список будується кнопкою "Підрозділ". У списку назв посад - лише вакантні посади вибраного підрозділу. Далі вводять дату та номер наказу, решту відомостей.

Відомості про ранг залишаються без змін.

Крок 3.

Натискають на кнопку "Поновити". Система вибирає останній рядок розділу особової картки "Трудова діяльність" і відредагує його. Вставить у потрібне місце новий контекст про чергову посаду особи. При необхідності, коли новий текст повністю не може бути записаний у одну клітину таблиці, Система автоматично введе новий рядок у "Трудову діяльність" і у ньому запише частину відомостей, які не змогли попасти у попередній рядок. Новий рядок буде мати контекст "(прод.)".

Крок 4.

Натискають на кнопку "Занести дані до особової картки (та ШР)". Автоматично всі зміни будуть записані до поточної особової картки у розділи "Орган...", "Трудова діяльність", "Історія просування". У штатному розписі попередня посада особи стане вакантною, нова посада перестане бути вакантною. Прізвище особи та номер її картки будуть записані в штатний розпис у відповідне нове місце. З попередньої посади прізвище особи та номер її картки будуть вилучені.

Після заповнення розділу натисніть .

 

Розділ ”Відпустки”

 

У цьому розділі особової картки поточної особи працюють з підрозділами “Відпустки” та “Пільги щодо відпусток”.

Для початку ведення даних про пільги щодо відпусток натисніть . Відомості про пільги особи є лише довідковою інформацією для користувача. Під час введення або редагування даних про відпустки ці дані ніяк автоматично Системою не використовуються. Загальна кількість пільг є число і розташоване воно над таблицею в лівому куті.

Далі розглянемо лише таблицю “Відпустки”.

Для початку введення даних про відпуски натисніть . Для зручності всі назви відпусток поділені на групи (типи): основні, додаткові, соціальні і так далі. Якщо користувач вибрав певний тип відпустки, наприклад, «основну», то в списку назв відпусток з`являться лише такі, які входять до цього типу і ніякі інші.

Зупинимось на властивостях деяких полів поточного розділу.

Поля «За який період» (дві дати).

Розраховується автоматично, але може редагуватись.

Період, за який надається відпустка є рік, який починається з дати зарахування особи до органу.

Дата зарахування особи до органу є опорною датою для автоматичного розрахунку поточного періоду (наприклад це з 13-09-2002 року по 12-09-2003 року). Зверніть увагу, період закінчується 12-09-2003 року, а не 13-09-2003.

Підсистема враховує особливості роботи зі днями 01-01-… та 01-03-… В першому випадку рік не змінюється, а в другому – “плаває” день (28 або 29 лютого) в залежності від високосного року.

Невикористану відпустку можна надати за попередній період роботи. Такий період також розраховується автоматично за допомогою планки “Попередній період” (на цій планці зображений чорний трикутник, направлений вліво). Планка “Попередній період” стає неактивною, якщо це є перший період (перший рік роботи особи в органі).

За допомогою кнопки “Наступний період” (на цій паланці зображений чорний трикутник, направлений вправо) можна автоматично визначити наступний період.

Дати, які складають період, можна редагувати. Таке трапляється, коли особа не використала відпустки за попереднім місцем роботи, вид прийняття на роботу є “переведений з інших організацій” і відомості про невикористані дні (ті, які надаються) потрібно записати до особової картки.

Поле «Період з…» (дата).

Наприклад, особа була зарахована до органу 13-09-1993 року. Це є опорна дата. Але коли особа не використала відпустки за попереднім місцем роботи і вид прийняття на роботу є “переведений з інших організацій”, то дата “Період з…” не буде датою зарахування особи до поточного органу, а повинна бути датою зарахування особи до попереднього органу. Лише в такому випадку дату “Період з…” потрібно відредагувати. Система автоматично запише цю дату до бази даних як тільки курсор покине відредаговане поле.

Поле «початок» (дата).

Це є перший день відпустки. Вводиться з клавіатури.

Поле «днів» (ціле число).

Це загальна кількість календарних днів відпустки. Вводиться з клавіатури або розраховується автоматично.

Якщо уже ввели дату початку відпустки і вводять кількість календарних днів, Система автоматично розрахує дату закінчення відпустки.

Якщо уже ввели дату початку відпустки, потім ввели дату закінчення відпустки, то Система автоматично розрахує кількість календарних днів відпустки.

Поле «закінчення» (дата).

Це є останній день відпустки. Вводиться з клавіатури або розраховується автоматично у 2-х випадках:

- коли ввели дату початку відпустки і редагують кількість календарних днів,

- коли ввели кількістю календарних днів і закінчили редагування дати початку відпустки (вийшли з цього поля і поставили курсор в деяке інше, як правило в текстове, числове поле).

Якщо дату закінчення відпустки відредагувати, то Система автоматично розрахує кількість календарних днів відпустки.

Поле «наказ від» (дата).

Це є дата наказу про надання відпустки.

Поле «№» (рядок до 10 літер).

Це є номер наказу (записки) про надання відпустки.

Ознака «Компенсація» (логічна одиниця).

За невикористані дні відпустки особа має право отримати грошову компенсацію. Ця ознака стосується до всіх днів поточного рядка таблиці про відпустки. Про це говорить ознака «*» в останньому стовпчику «{}» другого рядка таблиці. Якщо особа, наприклад, 21 день була у відпустці, а за решту 10 днів побажала отримати грошову компенсацію, то в таблиці про відпустки мають бути два рядки. Рядок з числом днів 10 повинен мати ознаку «Компенсація».

Ознака «Відпустка тривала, на цю посаду можна приймати особу по строковому договору» (логічна одиниця).

В законодавстві про відпустки є обмеження на загальну тривалість щорічної основної та додаткових відпусток. Разом вона не може перевищувати 59 (іноді 69) календарних днів. Проте, особа має право піти на тривалу, наприклад, до трьох років, відпустку для догляду за дитиною. На час таких тривалих відпусток можна за рішенням керівника органу прийняти на цю посаду іншу особу по строковому договору. Щоб така посада стала “вакантною” (з`явилась серед списку вакантних посад під час виконання процедури прийняття до органу), потрібно встановити ознаку «Відпустка тривала, на цю посаду можна приймати особу по строковому договору».

Режим «Відкликання» (логічна одиниця).

В разі відкликання особи з відпустки потрібно увімкнути цей режим. Таблиця з відомостями про відпустки дещо зменшиться і з`являться поля для введення відомостей про фактичне використання відпустки. Кількість фактично використаних днів відпустки буде записана до стовпчика «Днів (фактично)».

Повторне натискання на поле «Відкликання» збільшить таблицю про відпустки і поля про відкликання стануть закритими.

 

Кнопка “Календар, свята”.

Визначаючи день початку та день закінчення відпустки, зручно мати перед собою вічний календар. Він з`явиться зліва на екрані після натискання на кнопку “Календар, свята”. Тут можна вибирати рік та місяць, натискаючи на відповідні кнопки (риски вліво – зменшити рік, місяць, риски вправо – збільшити рік, місяць). Для того, щоб сховати календар, потрібно натиснути на кнопку “Календар, свята” або натиснути на самому календарі на кнопку з чорним хрестиком, розташовану в правому верхньому куті вікна з календарем.

            Вічний календар можна оглянути не тільки під час роботи з розділом «Відпустки». Його можна відкрити в довільний час з елемента головного меню «Інфо» і далі «Календар».

Про використання класифікатора “Святкові та неробочі дні”.

Система автоматично розраховує  день закінчення відпустки з урахуванням святкових та неробочих днів. Останній день відпустки автоматично збільшується на стільки календарних днів, скільки святкових та неробочих днів випало на період відпустки. Останнє твердження стосується лише 1 та 2 групи назв відпусток, тобто “Основних” та “Додаткових відпусток”. Система не збільшує останній день відпустки для 3,4,5,6 груп назв відпусток, тобто для “Додаткових у зв`язку з навчанням”, “Додаткових творчих”, “Соціальних”, “Адміністративних”.

Два приклади.

1) Якщо особа піде в основну відпустку 20-04-2000 року на 30 днів, то її останній день відпуски буде 23-05-2000 року. Це складає фактично 34 календарні дні, але до особової картки занесена цифра 30, оскільки день Пасхи, 1-2 Травня, 9 Травня не повинні входити до цієї кількості.

2) Якщо особа піде у відпустку без збереження заробітної плати (група соціальних відпусток) з 20-04-2000 року на 30 днів, то її останній день відпуски буде 19-05-2000 року.

Дата закінчення автоматично буде розрахована, коли закінчили вводити дату початку, кількість днів відпустки і курсор залишив поле “Днів”.

Кількість днів автоматично буде розрахована, коли закінчили вводити дату початку та дату закінчення і курсор залишив поле “Дата закінчення”.

Для виконання зазначених розрахунків у класифікаторі “Святкові та неробочі дні” присутній стовпчик “ДД-ММ”, в якому записаний день місяця та номер місяця святкового (неробочого) дня.

 

Розділ ”Стягнення"

Для початку ведення даних натисніть . До списку причин стягнення входять ті, що знаходяться у відповідному класифікаторі. Вибраний елемент списку автоматично копіюється до поля "Причина". Текст у цьому полі можна потім редагувати, якщо у наказі буде інша редакція.

 

 

Розділи ”Нагороди" та ”Почесні звання. Заохочення"

 

Для початку ведення даних про нагороди, почесні звання та заохочення натисніть  відповідного підрозділу.

Список нагород, почесних звань та заохочень можна доповнювати або редагувати через „Класифікатори”.

Паролі редагування:

Нагороди та почесні відзнаки Президента України – 650894

Почесні звання – 320056

Заохочення – 560400

 

 

 

Розділ ”Зарахування до кадрового резерву

Для початку ведення даних натисніть .

Правила роботи з розділом:

1. Якщо особа на поточний момент знаходиться в кадровому резерві на посаду, то в розділі "ЗКР" має бути один запис. Якщо особа зарахована ще на другу посаду - ще один запис і так далі.

2. Дата документа про зарахування та номер документа (наказу) відповідають діючому на поточний момент наказу.

3. Дата зарахування є "Дата документа про зарахування", якщо особа зарахована вперше на цю посаду. Якщо особа зарахована не вперше, то дата зарахування є "Дата документа про зарахування" самого старого наказу, наприклад, рік, два, три ... тому назад при умові, що особа безперервно знаходиться в резерві на цю посаду.

4. Значення року "Коли зараховано до кадрового резерву" для автоматичного складання списку резерву (державна форма) вибирається зі значення "Дата зарахування" з розділу ЗКР.

5. Якщо запис в розділі ЗКР стосується минулого перебування в кадровому резерві і це перебування не продовжено, то такий запис має бути вилучений з розділу.

6. Розпізнати автоматично, що запис є "минулий" і термін перебування в резерві не продовжено можна за "Датою документа про зарахування". Якщо така дата стосується поточного року або вона відповідає листопаду-грудню минулого року, то особа перебуває на поточний момент в резерві. В іншому випадку такий запис можна автоматично вилучити з розділу.

7. Помилкою вважається відсутність відомостей у будь-якому полі запису, тобто полях "Орган", "Посада", "Підрозділ", "Дата зарахування", "№ документа", "Дата документа".

 

 

Розділ ”Підвищення кваліфікації"

 

Розділ ”Відомості про атестацію"

Для початку ведення даних натисніть .

Робота з розділом побудована відповідно до наказу Головдержслужби від 2 березня 2001р. №16, де визначені "Методичні рекомендації щодо застосування Положення про проведення атестації державних службовців".

Атестаційна комісія приймає одне з таких рішень:

відповідає займаній посаді (В),

відповідає займаній посаді за умови (З),

не відповідає займаній посаді (Н).

Коли користувач під час введення відомостей про атестацію особи вибирає певне рішення (В-З-Н), то Система динамічно налагодить список рекомендацій для вибору на відповідний класифікатор.

Рекомендації, які не входять до відповідних класифікаторів, заносяться до поля “Інші рекомендації атестаційної комісії”.

За результатами атестації керівник згідно із законодавством приймає остаточне рішення і видає відповідний наказ. Можливі зразки рішень керівника увійшли до відповідного класифікатора.

Результати атестації вносяться до протоколу засідання комісії та атестаційного листа. Атестаційний лист зберігається в особовій справі працівника.

Розділ ”Депутатська‚ громадська діяльність"

 

Для початку ведення даних про депутатську діяльність та громадську діяльність натисніть  відповідного підрозділу.

Кнопка "Депутат якої ради" допоможе прискорити введення відомостей до першої з цих таблиць. Якщо натиснути на цю кнопку, то автоматично складається список всіх різних текстів, які зустрічаються в усіх особових картках у цьому полі у всій базі даних. Вибирають потрібний текст. Копія вибраного тексту буде записана у поле. Цю копію можна редагувати.

 

 Розділ "Про пільги (інваліди, ЧАЕС...)"

 

Для початку ведення даних натисніть

Кнопка "Ким видане посвідчення" допоможе прискорити введення відомостей до розділу. Якщо натиснути на цю кнопку, то автоматично складається список всіх різних текстів, які зустрічаються в усіх особових картках у цьому полі у всій базі даних. Вибирають потрібний текст. Копія вибраного тексту буде записана у поле. Цю копію можна редагувати.

 

 

Розділ ”Військовий облік"

 

Для початку ведення даних натисніть .

Наступний приклад використання підсистеми "Загальний список (огляд)" показує, як знайти у базі даних всіх державних службовців-військовозобов'язаних.

Для цього вмикають фільтри "Держслужбовець" та "Військовозобов'язані". Потім натискають на кнопку "Всі" у лівому верхньому куті екрана.

Про особливості перебування у певному розряді запасу повідомить кнопка "Військ. та (?)".

 

 

Розділ ”Трудова діяльність. Звільнення"

 

Розділ особової картки „Трудова діяльність” заповнюється з трудової книжки. Для початку ведення даних натисніть кнопку .

Порядок введення відомостей до розділу довільний. Таблиця завжди буде впорядкована у порядку зростання дат у першому стовпчику "Дата прийняття". Отже, необов'язково вводити одразу всю трудову діяльність з самого початку.

Про кнопку "Новий рядок - з розділу "Орган...". Якщо ввести всі відомості до розділу "Орган..." , то достатньо натиснути на цю кнопку і автоматично буде введений новий рядок до таблиці ”Трудова діяльність” і всі необхідні значення будуть записані до відповідних полів. Це суттєво прискорить роботу.

У цьому розділі знаходиться процедура „Звільнення”. Якщо ви провели процедуру звільнення, то картка не вилучається з бази, а заноситься в архів і у подальшій роботі її можна використовувати. У цьому випадку посада в штатному розписі стає вакантною.

Можна увімкнути інший режим роботи з таблицею "Трудова діяльність". Коли вимкнути "Режим "Ехо рядка", то користувач може працювати з полями безпосередньо в таблиці. Обидва режими роботи рівнозначні.

 

 

 

 

Розділ ”Історія про прийняття та звільнення"

Для початку ведення даних натисніть .

Якщо прийняття та звільнення з органу проводять через відповідні процедури Системи, то відомості до цього розділу вводяться автоматично.

Історію передніх прийнять та звільнень можна вводити за необхідністю. Історію можна редагувати, вилучати зайве.

 

 

Приклади штатних розписів та деякі особливості в роботі Системи

 

Простір вікна зі штатним розписом умовно можна поділити на 4 частини. Зверху до низу вони розташовані таким чином:

1. назва органу, штатний розпис якого опрацьовується,

2. таблиця назв підрозділів органу, їх структура, командні кнопки опрацювання назв та структури,

3. ехо-поля, які показують поточну посаду поточного підрозділу, особу, яка займає цю посаду, осіб, які зараховані в резерв на цю посаду тощо,

4. таблиця назв посад поточного підрозділу, особи, які працюють на цих посадах та командні кнопки опрацювання посад.

 

Приклад 1.

В Бахмутському районному центрі зайнятості Донецької області в підрозділі "відділ надання соціальних послуг" є посада "спеціаліст 1 категорії". Характеристики посади наступні:

- це не керівник органу і не заступник, КПЗ є "інший",

- це посада державного службовця (Статус "Держслужбовець"),

- категорія персоналу "Спеціаліст",

- категорія посади 7,

- номенклатура посади "поточного органу",

- штатних одиниць 1,

- оклад 102.0 гривні,

- посада не вимагає від особи дозволу на доступ до секретів.

На посаді працює ДЕЛІНГЕВИЧ Лілія Валентинівна з коефіцієнтом використання посади 1. До 08-02-2003 р. ДЕЛІНГЕВИЧ Л.В. перебуває у тривалій відпустці. Якщо відкрити її особову картку в розділі "Відпустки", то переконаємось, це відпустка для догляду за дитиною і почалась вона 06-04-2000 р.

На цю посаду по строковому договору (СД) з коефіцієнтом використання посади 1 прийнята ГРІНШПУН Алла Анатоліївна.

 

Приклад 2.

Деякі стовпчики з характеристиками поточної посади сховані, наприклад, "кпз", "Номенклатура" тощо. Проте їх можна відкрити для огляду. Панель інструментів "Дії з посадами та ОК±" має режим "Видно..". Якщо його зробити активним, то Система покаже ці стовпчики, або сховає, якщо режим вимкнути.

На посаді "провідний спеціаліст-державний інспектор праці" в підрозділі "обласна інспекція по контролю за додержанням законодавства про зайнятість населення" в Олександрійському міськрайонному центрі зайнятості Донецької області працює РИБАЧУК Світлана Михайлівна з коефіцієнтом використання посади 1. Вона не перебуває у тривалій відпустці.

Приймати на цю посаду по строковому договору (СД), за суміщенням посад (СП), за сумісництвом (ЗС) немає підстав.

Коефіцієнт використання посади в Системі може приймати такі значення:

0.25, 0.5, 0.75, 1.

Особа, яка працює на посаді державного службовця, завжди працює з коефіцієнтом 1 і це стосується як основного працівника, так і того, хто працює по строковому договору. Поки що Система не контролює виконання цієї норми.

 

Приклад 3. 

Про контрольні перевірки в підсистемі "Штатний розпис".

Деякі значення в рядку таблиці "Співробітники поточного підрозділу" можуть бути виділені червоним кольором. Так Система позначає знайдені семантичні помилки в цьому значенні штатного розпису, а саме

( 1),2) -для статусу "Держслужбовець"):

1) відсутня категорія персоналу або посади,

2) категорія персоналу ненормативна,

3) оклад не визначений,

4) назва посади відсутня,

5) прізвище особи є, а номер особової картки відсутній,

6) на посаді ніхто не працює, а дати початку вакансії немає,

7) є якась відмінність в тому, що записано в ШР і в тому, що є в особовій картці основного на посаді або працюючого по строковому договору; це можуть бути різні

7.1) номер особової картки,

7.2) назва посади,

7.3) серед працюючих у цьому підрозділі така особа відсутня,

7.4) статус не співпадає, категорія персоналу, категорія посади

7.5) оклад не співпадає

 

Приклад 4.

Про спосіб оперативного виправлення "ЧЕРВОНИХ" значень або як швидко узгодити невідповідність у штатних розписах та особових картках.

Повернемось до випадку, який розглядали у прикладі 3.

У вікні "В особових картках працівників підрозділу" рядок, що відповідає ШАБАТІНІЙ Тетяні Ігорівні, роблять поточним. Якщо це помилка в особовій картці і потрібно її виправити, то можна одразу відкрити ( планка "Орган, посада..." ) частину розділу особової картки і відредагувати значення окладу на 155 грн.. Потім записати це значення до особової картки. Одразу в штатному розписі число 155 (оклад) перестане бути червоним.

Узгодження виконано.

Схоже редагування (узгодження ШР та ОК) може бути застосоване до:

1) назви посади,

2) статусу,

3) категорії персоналу,

4) категорії посади,

5) ознака КПЗ,

6) назви підрозділу,

7) назви посади.

В кожному вікні є нагадування, позначки про інші особливості, що стосуються теми узгодження ШР та ОК.

 

Приклад 5.

Про суміщення посад і про неповні штатні одиниці.

Основна посада, яку займає АФАНАСЬЄВ Олег Миколайович - "робітник з комплексного обслуговування й ремонту приміщень" в підрозділі "господарська група" органу "Олександрійський міськрайонний центр зайнятості Донецької області". Оклад за основною посадою - 120 грн. Статус посади "Робітник".

В особовій картці АФАНАСЬЄВА О. М. зберігаються ці відомості.

В штатному розписі Олександрійського міськрайонного центру зайнятості Донецької області в підрозділі "господарська група" є ще посада "підсобний робітник". Вона неповна. Це 0.5 штатних одиниць.

АФАНАСЬЄВА О. М. працює на цій посаді за суміщенням посад із коефіцієнтом 1. Тобто повністю виконує всі роботи і отримує 59 грн. додатково до свого основного окладу.

Відомості про таке суміщення посад зберігаються лише в штатному розписі. В особовій картці АФАНАСЬЄВА О. М. жодних відомостей про це немає.

 

Приклад 6.

Про формування кадрового резерву для посад державних службовців.

Режим роботи "Резерв..." дозволить оглянути та відредагувати відомості про зарахованих до резерву на посади державних службовців. Інша процедура побудує список працівників, зарахованих до резерву, за формою державної звітності в залежності від номенклатури.

Про особливості роботи в частині "Кадровий резерв":

1. Посада, на яку зараховують особу в кадровий резерв, може бути вакантною.

2. На кожну посаду державного службовця кадровий резерв формується з такого розрахунку: на посаду керівника - не менше двох осіб, на посади спеціалістів складаються списки осіб, зарахованих до кадрового резерву, з урахуванням фактичної потреби.

3. Список осіб, зарахованих до кадрового резерву, переглядається щороку в грудні. У разі необхідності до списку протягом року можуть бути внесені зміни у порядку, встановленому для зарахування до кадрового резерву.

4. Потрібно дотримуватись правила при введенні відомостей до ШР: "Якщо на посаду зараховуються особи до кадрового резерву, то перше поле з прізвищем одного із зарахованих завжди непусте." В іншому випадку Система "вважає", що кадровий резерв на посаду не сформований. В наведеному прикладі в першому полі стоїть прізвище ШПАК В.М.

Є спосіб, як швидко відшукати потрібне прізвище в списку осіб, які можуть бути зараховані до кадрового резерву:

1. Не переглядають весь список.

2. Курсор ставлять у поле, де потім має стояти потрібне прізвище. Набирають перші літери прізвища особи, яку шукають. Літери не обов’язково мають бути великими.

3. Система автоматично виведе фокус у списку на перше прізвище, яке починається з цих літер.

4. Далі просто переглядають цю частину списку і вибирають потрібну особу.

 

 

Вилучення особових карток з бази даних Системи

 

Для вилучення особових карток з база даних користувач повинен натиснути на кнопку “Список осіб”головного вікна Системи ?зняти (відмітити) всі відмітки у полі „Статус” ?натиснути на кнопку „Всі” у верхньому лівому куті вікна ?вибрати картку для вилучення ?вибрати в меню „Картки” „ВИЛУЧИТИ особову картку з бази даних” ? у з’явленому вікні натиснути на кнопку „ВИЛУЧИТИ особову картку з бази даних”

 

Експорт особових карток

 

Для обміну особовими картками використовуються процедури експорту, імпорту.

Експорт – процедура утворення файлу, що містить особову картку, підготовленого системою „Картка” для передачі в електронній формі на дискетах, або електронним зв’язком. Ці файли формуються у каталозі, з якого за допомогою провідника можна скопіювати особові картки.

Для експорту особових карток з база даних користувач повинен натиснути на кнопку “Загальний список (огляд)”головного вікна Системи ?натиснути на кнопку „Всі” у верхньому лівому куті вікна ?натиснути на кнопку „Експорт” ? у з’явленому вікні натиснути на кнопку „Поточну” (необхідна картка повинна бути активна),  або „Позначені” (для позначення конкретних карток: у вікні „Загальний список (огляд)”,утримуючи на клавіатурі кнопку „Shift”, позначити необхідні для експорту картки), або „Всі” ? „Закрити вікно”

Експортовані картки надійшли до системного каталогу C:\Kartka.arm\MAIL\OK\OUT

 

 

 

Для завершення роботи з системою необхідно натиснути кнопку  або кнопку  в титульній формі, а потім натиснути кнопку “Так” у запрошенні до виходу.