Завданням побудови системи управління якістю в органах виконавчої влади є створення умов для забезпечення належної якості послуг, які такі органи надають різним категоріям споживачів. Для створення таких умов необхідно створити ефективну систему управління внутрішніми процесами — це і є система управління якістю. Стандарт ДСТУ ISO?9001-2001 містить загальновизнані міжнародні вимоги до такої системи у будь-якій організації.

 
При побудові системи управління якістю слід визначити види діяльності (процеси), необхідні для ви­конан­ня покладених функцій і задоволення спожи­ва­чів, і для кожного виду діяльності визначити та задокументувати: відповідального за його ви­ко­нання; як він виконується (з потрібним рівнем дета­лізації); як узгоджений з іншими видами діяльнос­ті (які передають йому чи отримують від нього інфор­ма­цію); та як він аналізується та управляється ке­рів­ницт­вом (яка інформація передається керівництву, як вона розглядається, які рішення приймаються).

 
Для органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування ці вимоги поширюються на такі види діяльності:

— цикл управління органом (визначення політики та цілей, розроблення стратегічних і оперативних планів для досягнення цілей, проведення моніторингу та аналізу діяльності, прийняття та контроль рішень за підсумками моніторингу);

—  надання послуг (розроблення нормативних актів, виконання доручень, відповіді на звернення тощо; також сюди відноситься вивчення очікувань споживачів щодо послуг та їх інформування);

—  забезпечення ресурсами (персонал, інфраструктура, інформаційні ресурси).

Побудова системи управління якістю забезпечує:

—  підвищення якості послуг, які надаються, забезпечення їх стабільності для споживачів;

—  зменшення неефективних витрат бюджетних коштів, усунення робіт, що не створюють цінностей;

—  підвищення прозорості діяльності органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування для громадян та керівництва держави;

—  спрощення роботи персоналу за рахунок кращої організації та розподілу відповідальності;

—  покращення гнучкості та керованості органом, можливості його спрямування на нові пріоритети та завдання;

—  зменшення кількості помилок, внутрішніх конфліктів, скарг споживачів.

Для ефективної побудови системи управління якіс­тю керувати цим процесом повинен особисто пер­ший керівник відповідного органу, а залучатися до нього мають усі керівники структурних підрозділів.

З питань розроблення та впровадження систем управління якістю в органах виконавчої влади можна отримати інформа­цію у фахівців Держ­споживстандарту Украї­ни: www.dssu.gov.ua. Також на офіційно­му веб-сайті Головдержслужби (www.guds.gov.ua) розміщено низку типових документів та методик процесів системи управління якістю, а на сайті Української асоціації якості (www.uaq.org.ua) розміщені методичні рекомендації щодо побудови систем управління якістю.