Згідно з Порядком ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженим Постановою Кабінету Міністрів України від 25.05.1998 р. № 731, та Типовим положенням про кадрову службу органу виконавчої влади, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 02.08.1996 р. № 912, керівниками кадрових служб забезпечується функціонування та супроводження системи «Картка» в усіх органах виконавчої влади. Порядок її актуалізації та надання інформації з неї до центральної бази даних визначений наказом Головдержслужби України від 07.07.2009 р. № 183, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 28.07.2009 р. за № 706/16722. Головдержслужбою також розроблені методичні рекомендації щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади та зразків оформлення документів особових справ.