Згідно з пунктом 1 частини 2 статті 7 Закону України “Про державну службу” від 16.12.1993 № 3723-XII, Головдержслужба прогнозує і планує потребу державних органів та їх апарату в кадрах.

Права Головдержслужби та її територіальних органів щодо ведення обліку даних про державних службовців, у тому числі і комп’ютерного обліку, визначено такими нормативно-правовими  актами:

-          Указ Президента України від 10.11.1995 № 1035/95 “Про затвердження Програми кадрового забезпечення державної служби та Програми роботи з керівниками державних підприємств, установ і організацій” (пункт 2 Розділу “Формування складу державних службовців”, пункт 1 Розділу “Контроль і відповідальність за стан кадрового забезпечення державної служби” Програми кадрового забезпечення державної служби);

-          Указ Президента України від 14.04.2000 № 599/2000 “Про Стратегію реформування системи державної служби в Україні” (частина 3 розділу “Оптимізація управління державною службою”);

-          постанова Кабінету Міністрів України від 05.07.2004 № 842  “Про утворення управлінь державної служби Головного управління державної служби в Автономній Республіці Крим, областях, мм. Києві та Севастополі” (пункт 1, підпункт 1 пункту 4, підпункт 2 пункту 5, а також підпункт 10 пункту 4 Типового положення про управління державної служби Головного управління державної служби в Автономній Республіці Крим, області, мм. Києві та Севастополі);

-          постанова Кабінету Міністрів України  від 28.02.2001 № 199 “Про затвердження Положення про формування кадрового резерву для державної служби” (пункт 5-1 Положення про формування кадрового резерву для державної служби);

-          постанова Кабінету Міністрів України від 08.06.2004 № 746 “Про затвердження Програми розвитку державної служби на 2005-2010 роки” (абзац 2 частини 5 розділ IV, абзац 2-6 частини 4 розділу IX Програми розвитку державної служби на 2005-2010 роки);

-          наказ Головдержслужби України від 05.07.1998 № 24 “Про затвердження методичних рекомендацій щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади та зразків оформлення документів особових справ”, зареєстрований Мін’юстом 14.07.1998 за № 453/2893  (пункт 5 Методичних рекомендацій щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчоївлади зі змінами, внесеними згідно з наказом Головдержслужби України від 25.01.2006 № 9, зареєстрованим Мін’юстом  09.02.2006 за № 116/11990);

-          наказ Головдержслужби України від 16.12.1996 № 43 “Про затвердження Порядку інформування центральними і місцевими органами виконавчої влади, іншими державними органами про зміни облікових даних керівників, спеціалістів та осіб, зарахованих до кадрового резерву на ці посади”, зареєстрований Мін’юстом 20.12.1996  № 734/1750  (пункт 2).