Основні порушення та недоліки,
які мають типовий характер у кадровій роботі органів місцевого самоврядування, виявлені при наданні Управлінням методично-консультативної допомоги
Це, зокрема, стосується:
1) застосування державної мови в органах місцевого самоврядування.
Загальне і кадрове діловодство у більшості органів здійснюється російською мовою, що є порушенням мовного законодавства.
За Законом України «Про службу в органах місцевого самоврядування» посадовою особою складається Присяга, «…урочисто присягаю неухильно дотримуватися Конституції України та Законів України… сумлінно виконувати свої обов’язки», а в Конституції і в рішенні Конституційного Суду України від 14.12.99 № 10-рп/99 зазначено, що українська мова як державна є обов’язковим засобом спілкування на всій території України при здійсненні повноважень органами державної влади та органами місцевого самоврядування (мова актів, роботи, діловодства, документації тощо), а також в інших публічних сферах суспільного життя, які визначаються законом (частина п”ята статті 10 Конституції України)”. Рішення Конституційного Суду України є обов’язковим до виконання на території України, остаточне і не може бути оскарженим.
У статті 5 Закону «Про службу в ОМС» дослівно «На посаду можуть бути призначені особи, які мають відповідну освіту і професійну підготовку, володіють державною мовою в обсягах, достатніх для виконання службових обов’язків.
Пунктами 8 і 10 Типового положення, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 жовтня 2001 року № 1440 (із змінами і доповненнями, внесеними постановою Кабінету Міністрів України від 26.07.2006 р. № 1035) передбачено знання та користування у своїй роботі державної мови та обов’язковості зазначення цього факту у службовій характеристиці. В інакшому випадку атестаційна комісія зобов’язанаприйняти рішення, яке б відповідало вимогам Типового положення.
2) вимог Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців(постанова Кабінету Міністрів України від 15.02.2002 № 169), а саме:
-пункту 6 – не визначається порядок проведення конкурсу в окремому органі; не видається розпорядження голови про проведення конкурсу;
-пункту 11 - в оголошеннях про проведення конкурсу в умовах конкурсу зазначається термін подання документів один місяць, а не 30 календарних днів;
-пункту 13 – в заявах кандидатів про участь в конкурсі не зазначається про ознайомлення заявника із встановленими законодавством обмеженнями щодо прийняття на службу та проходження служби в органі місцевого самоврядування;
-пункту 23 – не затверджений порядок проведення іспиту та перелік питань з урахуванням специфіки функціональних повноважень відповідного органу;
-пункту 25 – співбесіда, як етап проведення конкурсу, не проводиться, або проводиться, але не зазначається у протоколі засідання конкурсної комісії;
-пункту 30 – у протоколах засідань конкурсної комісії не зазначаються результати письмового іспиту та співбесіди із кандидатами; не визначається переможець конкурсу;
Перевищені повноваження конкурсної комісії. Конкурсна комісія не наділена повноваженнями щодо призначення на вакантні посади та присвоєння рангів, встановлення випробувального терміну.
3) вимог Загального порядку проведення іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців(спільний наказ ГУДС, УАДУ при Президентові України від 10.05.2002 № 30/84, зареєстрований в Мін’юсті 24..05.2002 за № 446/6734), а саме:
-пункту 1.6 – відсутність порядку проведення іспиту в органі;
-пункту 1.8 – екзаменаційні білети не відповідають встановленій формі;
-пункту 1.9 – кількість питань в екзаменаційних білетах менше обов’язкових п’яти;
-пункту 2,4 – на аркуші з відповідями кандидата оцінки не виставляються окремо по кожному питанню;
-пункту 3.5 – відповіді надаються російською мовою;
-пункту 3.6 – аркуші не проштемпельовані; при підготовці відповідей на питання білета кандидатом не проставляється підпис та дата складання іспиту;
-пункту 4.2 – оцінки на аркуші з відповідями кандидата не виставляються;
-пункту 4.3 – відсутні відомості про ознайомлення кандидатів з результатами складання письмового іспиту.
4) вимог Положення про формування кадрового резерву для державної служби(постанова Кабінету Міністрів України від 24.10.2001 р. № 1386), зокрема:
-пункту 1 - відсутність взагалі списку кадрового резерву;
-пункту 3 – про зарахування до кадрового резерву не повідомляється керівництво за місцем постійної роботи особи;
-пункту 6 – відсутні особисті річні плани резервістів.
5) вимог Положення про ранги державних службовців(постанова Кабінету Міністрів України від 19.05.96 № 658), а саме:
-пункту 2 – ранги присвоєно не із відповідної категорії посад;
-пункту 4 – черговий ранг присвоєно без подання безпосереднього керівника;
- черговий ранг присвоєно із затримкою без відповідного обґрунтування;
-пункту 5 – достроково присвоєно черговий ранг без відповідного обґрунтування;
6) вимог Порядку ведення особових справ посадових осіб органів місцевого самоврядування(постанова Кабінету Міністрів України від 25.05.1998 № 731), а саме:
-пункту 1 – в особових справах містяться не всі передбачені Порядком документи або містяться ті, які ним не передбачені;
-абзацу 1 пункту 3 – відсутні записи в деяких розділах особових карток (форма П-2 ДС), зокрема:
- зовнішня сторінка особової картки заповняється українською мовою, а автобіографія та трудова діяльність – російською;
- відсутні фотокартки;
- у п.1 не зазначені дівочі прізвища;
- у п.2 не зазначено громадянство;
- у п.3 (місце народження) - не зазначена країна;
- у п.5 (освіта) - не визначено повна вища чи базова, відомості щодо кваліфікації за дипломом;
- до розділів особових карток не вносяться відомості про просування по службі, надання відпусток, зарахування до кадрового резерву, отримання нагород, підвищення кваліфікації;
- не заповнені додаткові відомості відповідно до статей 12,16 Закону України „Про державну службу” та статей 1, 5 Закону України „Про боротьбу з корупцією”;
- у п.п. 14 та 16 не вказана приведена дата загального стажу роботи та стажу служби в органах місцевого самоврядування;
- автобіографії, або їх зовсім немає, або вони не містять повних даних про трудову та громадську діяльність, зміни місця проживання, причин тимчасового непрацевлаштування, причетности до кримінальної відповідальності, відсутні дати їх складання і підписи;
-абзацу 2 пункту 3 – в особових справах не завірені належним чином копії документів.
7) вимог наказу Міністерства фінансів України від 09.04.2001 № 175 в частині заповнення декларації, а саме:
-не вказано рік, за який подається декларація;
-не заповнені окремі пункти декларації;
-заповнені IV, V, VI розділи, які підлягають заповненню лише державними службовцями першої та другої категорії;
-без підпису.
8) вимог Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників(наказ Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.93 № 58, зареєстрований в Мін’юсті від 17.08.93 за № 100), а саме:
-відсутні особисті підписи, печатки на титульних сторінках трудових книжок та вкладишах до них;
-відсутні записи щодо процедури призначення на посаду;
-викривлена термінологія у записах щодо прийняття Присяги та присвоєння рангів посадовим особам місцевого самоврядування, не відповідає вимогам чинного законодавства;
-внесення непередбачуваних записів щодо перебування у відпустці по догляду за дитиною або призначення на посаду такого змісту «на час перебування особи у соціальній відпустці по догляду за дитиною до виповнення нею трьох років»;
-безпідставне засвідчення підписом і печаткою кожного запису у трудовій книжці;
-не зазначається у графі четвертій трудової книжки підстава, а саме: ст.11 Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування» поряд із записом «Про прийняття Присяги посадової особи місцевого самоврядування».
9) вимог Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів АРК, місцевих органів виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 № 1153, а саме:
-допункту 4.1. Складання та оформлення службових документів: у більшості органів немає свого бланку зі всіма вимогами державних стандартів: герб держави, повна назва органу, адреса поштова і електронна, телефон тощо з додержанням розмірів зліва, праворуч, зверху, знизу, шрифту, його розміру. Бланки для рішень виконкомів, бланки для розпоряджень голови, бланки для службового листування.
-до пункту 4.2. Оформлення документів
Службовий документ, що складається в установі, повинен мати обов’язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення: найменування установи — автора документа, код установи, код форми документа, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.
-до пункту 4.3. Датування документів
Всі службові документи підлягають датуванню. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 13 січня 1997 року слід писати: 13.01.97.
-до пункту 4.6. Засвідчення документів
В установах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписуються лише керівником установи або його заступником, відповідно до їх повноважень.Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене — на документі,надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.
Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.
-до пункту 4.7. Адресування документів. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку
-до пункту 4.9.2. Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа, наприклад: Петренко 55 12 64.
У разі потреби під прізвищем виконавця документа і номером його телефону зазначається індекс друкарки (перші літери імені й прізвища, кількість надрукованих примірників і дата друкування), наприклад:
Кравченко 55 47 12
ЛГ 5 12.01.97
-до пунту 4.10. Оформлення копій документів. Напис про засвідчення документа складається із слова “Згідно”, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту “Підпис”, наприклад:
Згідно
Інспектор відділу кадрів (Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата
- до пункту 7. Складання номенклатур і формування справ.Номенклатура справ — це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.
Номенклатура справ є обов’язковим для кожної установи документом, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.
Є три види номенклатур справ: типова, примірна та індивідуальна.
Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації і є нормативним актом.
Примірна номенклатура справ встановлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.
Типові і примірні номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для мережі організацій, що належать до сфери управління установи, і використовуються ними як методичні посібники під час складання індивідуальних номенклатур справ.
Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа повинна мати індивідуальну номенклатуру справ.
Розпорядження за номенклатурою мають групуватися у різні справи:
-з основної діяльності;
-з особового складу (призначення, переведення, звільнення, заохочення, присвоєння рангів, сумісництво працівників, преміювання, матеріальна допомога);
-провідрядження, стягнення;
-з надання відпусток.
До розділу номенклатури «Кадри і штати» не включені справи: щорічної оцінки, атестації, підвищення кваліфікації, трудові книжки, книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, статистичні звіти про склад та облік кадрів тощо.
-до пункту 7.2.9. Документи в особових справах мають групуватися у хронологічному порядку в міру їх надходження. Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров’я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.
Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв’язку із внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів.
-до пункту7.3.3. З метою забезпечення схоронності документів справи повинні зберігатися у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.
10) вимог постанови Кабінету Міністрів України від 09.03.2006 № 268 «Про упорядкування структури та умов оплати праці працівників апарату органів виконавчої влади, органів прокуратури, суді та інших органів».
-до п.6. Преміювання, встановлення надбавок, надання матеріальної допомоги сільським, селищним і міським головам відбувається без відповідних рішень рад;
-безпідставносплачується різниця в окладах секретарю ради у період виконання обов’язків голови за час його відсутності;
-підпункту«в» пункту 2 працівникам встановлювалася надбавка за розроблення нормативно-правових актів, тоді як на них таких обов’язків організаційно-розпорядчими документами не покладено;
-безпідставно встановлювалася надбавка обслуговуючому персоналу;
-встановлюютьсянадбавки службовцям без врахування вислуги років;
-підпункту«г» пункту 2 – у розпорядженнях про встановлення доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників не зазначаються посади відсутніх працівників, тоді як законодавством передбачається виплата доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників рівнозначних категорій посад.
-відсутнірозпорядження про встановлення надбавок;
-надбавкивстановлені до посад штатного розпису, не персоніфіковані.
Вимогами даної постанови не передбачається щомісячне встановлення надбавок.
11) вимог постанови Кабінету Міністрів України від 03.05.94 № 283 «Про Порядок обчислення стажу державної служби, а саме:
-невраховується служба в лавах Радянської армії;
-невикористовується методика щодо зарахування до стажу державної служби служби колишніх працівників і осіб рядового і начальницького складу органів внутрішніх справ, затверджена Наказом Головдержслужби України, Мінпраці та соціальної політики України від 12 жовтня 2007 року № 270/551 та зареєстрована в Мін’юсті України від 5 листопада 2007 № 1243/14510;
-незараховується до стажу державної служби період роботи на посаді службовця у разі переведення на посаду державного службовця до 08.06.95, що суперечить вимогам постанови Кабінету Міністрів України від 08.06.1995 р. № 397.
12) вимог Програми кадрового забезпечення державної служби, затвердженої Указом Президента України від 10.11.1995 № 1035, а саме:
-недотримується обов’язкова умова проходження служби – це підвищення кваліфікація протягом року після призначення на посаду, а потім кожні п’ять років. Окремі секретарі рад, спеціалісти за 10-15 років роботи на посаді жодного разу не проходили підвищення кваліфікації.
Організаційні засади діяльності органу влади.
Структура.
Схематична структура органу відсутня, яка б могла відобразити кількість підрозділів, у тому числі й комунальних підприємств, їх підпорядкованість.
Штатний розпис: його форма та назви посад.
Штатний розпис має складатися за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 28 січня 2002 року № 57.
Назва посад визначена у нормативно-правовому акті має бути трансформована до штатного розпису, а потім до розпорядчих актів чи інших документів.
Базовими нормативно-правовими актами щодо переліку посад та їх назв єпостанови Кабінету Міністрів України від 3 грудня 1997 № 1349 (типові штати), від 9 березня 2006 року № 268 «Про упорядкування структури та умов оплати праці апарату органів виконавчої влади, органів прокуратури, судів та інших органів»).
Не можна штатний розпис складати:
-російсько-українською мовою. Одне слово українською, інше російською;
-скорочувати посади (голова с/с, зам. головы, спец.1,2 кат., спец по субс., спец по зем.в., УСП);
-неповні назви посад (секретар), обов’язково треба зазначити ради, тому що є секретар керівника та посади секретарів виконкомів;
-по дві посади завідувачів ВУБ (за необхідності введення більше однієї посади працівника військового обліку-завідувача ВУБ вводиться старший інспектор або інспектор ВОС).
-об’єднання посад спеціалістів і службовців неприпустимо;
-довільназміна назв посад призводить до того, що опалювач стає кочегаром, а прибиральниця техперсоналом або навпаки;
Мають місце факти несвідомого порушення законодавства про працю при внесенні змін до штатного розпису.
У розпорядженнях з особового складу призначаються особи на посади, яких немає у штатному розписі, або працюють на посадах не переведених на них.
Посадові інструкції.
Посадова інструкція визначає організаційно-правове становище працівників органу і забезпечує умови для ефективної роботи (статус посади, а саме: посадова особа чи службовець).
У посадових осіб обов’язково має бути наявність організаційно-розпорядчих та консультативно-дорадчих функцій.
Посадові інструкції мають бути складені із формою і за суттю до посади відповідно до Довідника типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад державних службовців, затверджених наказом Головдержслужби України від 1 вересня 1999 року № 65 (із змінами і доповненнями. Останні зміни затверджені наказом від 1 листопада 2006 року № 363. Цей довідник можна знайти на сайті Головдержслужби «Стандарти державної служби» www.guds.gov.ua). (
На обслуговуючий персонал – робочі інструкції.
На практиці на посадових осіб апаратів виконавчих комітетів посадові інструкції розроблені поверхово, примітивно, потребують свого удосконалення, доопрацювання, затвердження із підписами, датами, персоніфіковані.
На особливе звернення уваги заслуговують посадові інструкції головних бухгалтерів, спеціалістів-землевпорядників. У більшості випадків посадова інструкція головного бухгалтера – це копіювання інструкції головного бухгалтера якоїсь установи чи підприємства, які ніякого відношення до служби в органі влади не мають.
Так, наприклад, головний бухгалтер керується «Положением об организации бухгалтерського учета и отчетности в Украине» і більше ні про Конституцію України, основні закони у місцевому самоврядуванні нічого не йдеться або інструкція головного бухгалтера один до одного - інструкція спеціаліста-бухгалтера. Посадові інструкції мають бути складені як за формою, так і за суттю до посади.
Розпорядчі акти (розпорядження, рішення).
Термінологія розпорядчих актів має відповідати чинному законодавству .
У розпорядженнях використовується невідповідна термінологія:
-рангипосадовим особам мають присвоюватися, а не встановлюватися;
-надбавкивстановлюватися;
-терміни«ранг державного службовця, Присяга державного службовця» в органах місцевого самоврядування вже не існують;
-термін«призначення» не можна використовувати у разі прийняття виборних посадових осіб, оскільки секретарі рад всіх рівнів, заступники голів районних рад «обираються», а заступники сільських, селищних, міських голів, секретарі виконкомів «затверджуються»;
-ізпосиланням на постанову Кабінету Міністрів України від 09.03.2006 № 268 використовується невідповідний термін «надбавка за выполнение интенсивного труда», обчислення стажу державної служби відбувається за невідповідною постановою Кабінету Міністрів України від 12.07.2000 № 1113, а виплата надбавки за вислугу років встановлюється (стаж державної служби) із посиланням на постанову Кабінету Міністрів України від 20.12.1993 № 1049, яка втратила чинність стосовно керівників і спеціалістів тощо.
Аналіз розпорядчих документів, виданих у сільських, селищних радах, свідчить про повне нерозуміння статусу посад, віднесення до відповідних категорій, важливість правильного вживання службової термінології, правових підстав використання нормативно-правових актів тощо.
Колективні договори.
Колективні договори вимагають суттєвого доопрацювання.
-окремі розділи суперечать трудовому законодавству (пп.5.2, 5.3, 5.4), а пункти 2.4, 2.5, 2.6, 3.3, 3.5 не відповідають вимогам статей 38, 184 КЗпП України;
-використовуєтьсянеіснуюча термінологія і поняття (позачергова відпустка, громадяни);
-відсутнісписки посад, особи на яких мають право на додаткову відпустку згідно зі ст.8 КЗпП;
-незазначений відсоток оплати праці у нічний час тощо.
-у положенні про преміювання (додаток до колективного договору) не обумовлені підстави щодо зміни розміру преміювання;
В окремих радах відсутні первинні профспілкові організації.
Помилки.
Орфографічні, правові, логічні, хронологічні, усякі. Дуже багато помилок із-за неуважності. Наявність комп’ютерної техніки з одного боку прискорює роботу, з іншого не застерігає від перенесення помилок з існуючого документу на новостворюваний.
Здійснення антикорупційного контролю при прийнятті кандидата на державну службу (службу в органах місцевого самоврядування), що передбачено Методичними рекомендаціями з питань запобігання та протидії корупції, затверджених Наказом Головдержслужби України від 26 грудня 2007 року N 337.
Кадрова служба зобов’язана в наданих претендентом на посаду документах проаналізувати:
-відомості про попередню роботу кандидата;
-відомості, наведені кандидатом в автобіографії. Перевірити дотримання правил заповнення автобіографії;
-спеціальні обмеження, у додаткових відомостях, викладаються власноручно і підписуються, як і Попередження;
-загальні правила поведінки підписуються. Ознайомлення з обмеженнями, Попередженнями, загальними правилами поведінки є необхідною умовою при прийнятті на службу.
-з’ясувати питання чи є обставини, що перешкоджають перебуванню претендента на державній службі, а саме:
- чи не заборонено кандидату на посаду (у зв’язку із вчиненням корупційного діяння) займати посади в державних органах;
- чи не має кандидат непогашену і не зняту у встановленому законом порядку судимість;
- чи не буде кандидат на посаду у разі прийняття на державну службу безпосередньо підпорядкованим або підлеглим особам, які є його близькими родичами. Статтею 12 Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування» заборонено прийняття на службу осіб, які будуть безпосередньо підпорядковані або підлеглі особам, що є близькими родичами чи свояками.
Неперевіреність тих чи інших наведених вимог може привести до складання протоколу про корупційні прояви.
"Вісник державної служби"
Передплата єдиного професійного журналу "Вісник державної служби" є вимогою часу. З 2008 року в цьому журналі започатковано рубрику «Протидіємо корупції».
Вартість на квартал невелика, складає 20 грн. 44 коп., передплатний індекс журналу 22965.
Управління звертається до всіх голів сільських, селищних і міських рад з проханням здійснити передплату на IV квартал 2009 року.
Пошук
Вгору
