Управління Головдержслужби в Миколаївській області - Створення бази даних за допомогою системи “КАРТКА” ЄДКС “КАДРИ”

Після виконання усіх дій з інсталяції системи і налагодження операційної системи Windows, необхідно запустити програму “Картка” ЄДКС "Кадри", натиснувши на побудований ярлик (файлу KL_K110P.exe для версії 5.2, файлу KL_K110W.exe для версії 5.3) на робочому столі. (Див. "Як побудувати ярлики?")

Вікно запуску програми виглядає як показано на малюнку 1.

Мал.1

Пояснення до Мал.1.

Цифрою «1» відзначено шлях до бази даних.

Цифрою «2» відзначено вікно, яке показує назву і дату усіх архівних файлів бази даних.

Примітка: (Файл km010703.dbs містить базу даних особових карток. Файли типу dbррммдд.arj (де рр. –рік, мм-місяць, дд-день) – містять архіви бази даних.) База даних знаходиться за адресою C:\Kartka.arm\Sqlbase\Km010703.

Цифрою «3» відзначено кнопку «Тест БД», яка запускає тестування бази даних на цілісність.

Примітка: Обов’язково робіть тестування бази даних на цілісність перед кожним її архівуванням.

Цифрою «4» відзначити кнопки створення архіву бази даних: (1) в одному файлі, (2) декількома файлами для запису на дискету чи відправлення електронною поштою.

Примітка: Обов’язково робіть резервне копіювання бази даних після внесення даних (щонайменше 1 раз на місяць) та зберігайте файли архівів на CD/DVD чи інших комп’ютерах, і тоді, при помилці чи пошкодженні бази даних, Ви легко зможете швидко відновити базу даних за допомогою копіювання файлу km010703.dbs в папку C:\Kartka.arm\SQLBase\KM010703. (Див. Розділ "Резервне копіювання та відновлення")

Вхід в систему і початок роботи

Для входу у систему слід натиснути кнопку , не змінюючи пароль користувача

(стандартний пароль - А3, пізніше Ви можете його змінити - Див. Розділ"Роз”яснення" ).

Меню головного вікна системи показане на малюнку 2.

Мал.2

Пояснення до Мал. 2.

Цифрою «1» відзначено основне меню програми.

Цифрою «2» відзначено підсистему «Штатний розпис», яка дозволяє створювати та змінювати штатний розпис органу, після того як його назву було введено у відповідному класифікаторі (Головне меню-Класифікатори-Органи), а також додавати, стирати чи перейменовувати підрозділи та посади у них.

Кнопка - Вихід з системи.

Примітка: Підсистема "Список осіб" та "Загальний список (огляд)" відрізняються тим, що перша показує (шукає) особові картки, створені поточним Адміністратором (як правило - А3), тоді коли інша показує особові картки усіх адміністраторів системи.

Для швидкої побудови бази даних необхідно спочатку створити структуру організації. Для цього необхідно взяти затверджений штатний розпис, особові справи працівників та трудові книжки.

Порядок створення бази даних можна подати так:

• введення назви органу державної влади у відповідному класифікаторі;

• введення назв посад державних службовців згідно штатного розпису та видалення зайвих посад;

• створення штатного розпису (побудова підрозділів та посад у них);

• заповнення особових карток працівників та розміщення їх в штатному розписі.

Робота з класифікаторами

Класифікатори – у системі «КАРТКА» - це списки (органів влади, видів освіти, посад, святкових днів.... тощо), для редагування, яких потрібно зайти у пункт «Класифікатори» головного меню програми і, вибравши відповідний класифікатор, натиснути кнопку [додати].

Примітка: для редагування більшості класифікаторів у версії 5.2 системи необхідний пароль, тоді як у версії 5.3 більшість редагування класифікаторів можливе без введення паролів. (Див. Список Паролів класифікаторів ЄДКС "Кадри")

Спочатку запустимо класифікатор органів державної влади і введемо назву органу державної влади чи місцевого самоврядування, електронну базу даних особових карток якого будемо створювати. З меню «Класифікатори» виберемо пункт «Органи». З’явиться вікно, аналогічне тому, яке показане на малюнку 3.

Мал.3

Для введення назви органу необхідно натиснути на кнопку [додати] та заповнити всі поля згідно документів про створення органу та згідно з штатним розписом:

Примітка: назва органу повинна повністю відповідати назві державної установи на її гербовій печатці. Ніякі скорочення не допускаються.

У полі (адміністратор бази даних), обов'язково вибрати А3.

В іншому випадку подальші дії будуть неможливі (заблоковані системою).

Після завершення редагування назв органів запишіть ваш результат до бази даних, за допомогою кнопки [зберегти зміни].

При необхідності можна створити декілька назв органів та їхніх штатних розписів, обмежень щодо цього немає.

Для видалення назви органу із класифікатора необхідно виділити назву та почергово натиснути на кнопки [видалити] - позначення на видалення та [зберегти зміни].

Введення назв посад державних службовців згідно штатного розпису та видалення зайвих посад

В базі даних у Класифікаторі введено перелік назв посад, однак часто у штатному розписі є посади, яких не передбачено у Класифікаторі, наприклад – завідувач сектором-юрисконсульт. Для введення у Класифікатор нових назв посад (та для зручності видалення зайвих посад) необхідно вибрати пункт „Посади” з меню „Класифікатори”.

За допомогою кнопок [додати], [видалити] і [зберегти зміни] відредагувати список посад. Кнопку [зберегти зміни] слід натискати після кожного додавання чи видалення

Примітка: Для зручності слід видалити зайві посади з класифікатора, щоби вони не відображались у списках вибору в штатному розписі.

Побудова штатного розпису

Для побудови штатного розпису органу державної влади необхідно зайти в підсистему "Штатний розпис" головного вікна.

Потім натиснути кнопку . З’явиться вікно з назвою „Дій зі ШР, підрозділами” (див. мал.4)

Мал.4

У цьому вікні потрібно натиснути кнопку . З’явиться вікно „Побудувати або знищити штатні розписи”(див. мал.5).

Мал.5

У правому полі "Для цих органів штатні розписи не введені" знаходиться назва органу державної влади, який ми ввели у класифікаторі.

Натиснути на кнопку - назва органу переміститься у поле "Список існуючих штатних розписів". Слід відмітити, що побудову штатного розпису можна здійснювати як копію вибраного (існуючого) штатного розпису так і не схожого на жодний ШР, зробивши відмітку у відповідній радіоточці. Так як у нас немає побудованих раніше штатних розписів ми обираємо останній варіант та закриваємо дане вікно.

Виконавши попередні дії, ми створили штатний розпис, але без підрозділів, секторів та посад. Для їх створення повертаємося до командного вікна "Дії з ШР, підрозділами" та натискаємо на кнопку . На екрані появиться вікно "Дії лише з підрозділами" в якому появився підрозділ "Керівництво", (підсистема автоматично створює його для створення в ньому посад керівника органу та його заступників, які не займають посади начальник відділу чи завсектор). Усіх спеціалістів (головних, провідних та інших), які не входять в жодний відділ чи сектор можемо помістити в групу “Спеціалісти”, попередньо створивши її. Для створення відділів, секторів за затвердженим штатним розписом необхідно натискати на кнопку – добавити запис та ввести назву відділу чи сектору і зберегти зміни . Таким способом почергово створюють структурні підрозділи.

Для зміни порядку розташування відділів у штатному розписі помітьте відділ, який потрібно перемістити та використовуйте кнопки - переміщення вверх, вниз після чого збережіть зміни . Для видалення сектору чи відділу використовують кнопку (див. мал.6).

Мал.6

У випадку коли відділ містить у собі сектори потрібно виділити даний відділ та поставити галочку у закладці . Після чого появиться активна кнопка [], при натисненні якої, можна додавати підзвітні підрозділи.

Якщо створено всі підрозділи в штатному розписі (закриваємо вікно "Дії лише з підрозділами") потрібно переходити до створення посад у підрозділах. Тому закриваємо дане вікно і вибравши підрозділ (він стає червоним) натискаємо кнопку після чого на екрані появиться командне вікно "Дії з посадами" (див. мал. 7). Добавляємо посади за допомогою кнопки [додати] та заповнюємо основні поля і зберігаємо зміни [зберегти зміни]. Стираємо за допомогою кнопки [видалити].

Мал.7

Таким чином отримуємо в кожному підрозділі назви посад (з введеною категорією, окладом, кількістю штатних одиниць) Див. малюнок 8.

Мал.8

Колонка „Працює (основний)...” поки що залишається пустою. Це пов’язано з тим, що ще не введено особові картки, і не почата процедура прийняття до органу. На цьому робота у підсистемі "Штатний розпис" завершена.

Заповнення особових карток

Для створення особової картки виконуємо наступні дії. Заходимо у меню Картка основного вікна системи і вибираємо пункт „Нова” картка. Після чого появиться вікно "Нова особова картка" у якому потрібно завести прізвище, ім'я, по батькові, дату народження, стать працівника (див.мал.9). Ці поля є основними для розпізнавання особових карток у базі.

Мал.9

Далі потрібно натиснути кнопку і перейти до наступних розділів заповнення особової картки.

За допомогою кнопки , що дає можливість відразу перейти до заповнення даних особових карток.

Заповнення особових карток працівників

Особова картка в системі ”КАРТКА” за структурою і змістом нагадує форму П-2ДС і складається з таких розділів:

• орган, посада, ранг (заповнюється повністю);

• загальні відомості (заповнюється дата набуття громадянства України, дата народження; решту даних - бажанням кадровика);

• освіта (заповнюється повністю, номер диплому - за бажанням кадровика);

• науковий ступінь, вчене звання (заповнюється в разі наявності);

• володіння мовами, праці, винаходи, сім'я (заповнюється повіністю, відомості про сім"ю - за бажанням кадровика);

• стаж, прийняття на держслужбу (підраховується 1 раз, далі система автоматично його рахує);

• продовження терміну, просування (заповнюється, якщо було);

• відпустки (заповнюється за бажанням кадровика);

• стягнення (якщо було);

• нагороди (заповнюється за бажанням кадровика);

• почесні звання, заохочення (заповнюється за бажанням кадровика);

• зарахування до кадрового резерву (заповнюється повністю);

• підвищення кваліфікації (заповнюється повністю);

• відомості про атестацію (заповнюється повністю);

• депутатська, громадська діяльність (заповнюється за бажанням кадровика);

• військовий облік, додаткові відомості (заповнюється за бажанням кадровика);

• відомості про пільги (інваліди, ЧАЕС тощо) (заповнюється за бажанням кадровика);

• трудова діяльність, звільнення (заповнюється повністю);

• історія прийняття-звільнення (система автоматично заповнює даний розділ).

Розглянемо основні розділи

Якщо ви обрали шлях до заповнення особової картки через процедуру “Прийняття ” то розділ “Орган, посада, ранг...” автоматично заповниться системою. В другому випадку ми це виконуємо самостійно.

Розділ „Орган, посада, ранг” (див. мал.10) дозволяє зберегти дані про Дату прийняття до органу, номер і назву документу про прийняття, назву органу, посаду, вид призначення на посаду, статус особи, оклад, категорію ранг, та інші дані.

Заповнюємо усі дані про прийняття, фактичне прийняття. Обов’язково заповнюємо розпорядчий документ, відповідно натиснувши на планку .

Мал.10

Якщо галочка Шт. Розпис відмічена, то при натисканні на кнопку появляться лише ті підрозділи, для яких введені посади. Для виклику допомоги по цьому розділі, використовують кнопку . Вводимо дані про вид і спосіб призначення, статус особи, номер особової справи, табельний номер, відомості про ранг та зберігаємо дані . Переходимо до заповнення розділу “Загальні відомості” вибравши його із списку (див. мал.11).

Мал.11

При заповненні цього розділу необхідно пам”ятати, що обов”язковими даними для заповнення є дата набуття громадянства України та дата народження. Дані ідентифікаційного коду та паспорту, адресу проживання заповнювати та передавати в територіальний орган Головдержслужби не потрібно. Див. Розділ "Вимоги технічного захисту інформації"

Розділ „Освіта” заповнюється з класифікаторів (які можна редагувати). Якщо особа має декілька освіт, то потрібно вибрати ту, яка найбільше підходить для даної посади і поставити галочку навпроти поля „цю освіту вважати за основну в звітностях” (див мал.12). Номер диплому заповнюється за бажанням кадровика.

Мал.12

Розділи "Науковий ступінь. Вчене звання", "Продовження терміну перебуття на державній службі. Просування", "Стягнення", "Нагороди Почесні звання. Заохочення", "Зарахування до кадрового резерву", "Підвищення кваліфікації", "Відомості про атестацію", "Депутатська, громадська діяльність", "Про пільги (інваліди ЧАЕС)", „Звільнення" заповнюються аналогічно. Тобто, натискаємо на кнопку , вводимо дані , зберігаємо - . І цю процедуру повторюємо необхідну кількість разів.

У розділі “Відпустки” заносять дані про відпустки, вид, кому надається (державному службовцю). При занесені дати початку відпустки та її тривалості, система автоматично розраховує дату закінчення і виходу на роботу (з урахуванням святкових та неробочих днів). Також слід відмітити, що дані про відпустку можна зразу ж і видрукувати у формі записки до проекту розпорядження (наказу) про надання відпустки. Натиснувши на планку або .

Розділ трудова діяльність. Звільнення заповнюється у відповідності до трудової книжки. Після введення дати прийняття і дати звільнення, назви посади і місцезнаходження організацій, установи чи підприємства слід натискати кнопку для збереження даних (див. мал.17). Система сама перевіряє правильність введених даних і відмічає червоним рядки, де є збіг дат (наприклад день звільнення з попереднього місця працевлаштування співпадає з днем початку роботи на новому місці). Також система автоматично визначає день тижня для введеної дати початку і кінця трудового періоду, і повідомляє якщо, такий день не існує (наприклад: 31 квітня).

У цьому розділі також знаходиться процедура “Звільнення”. Якщо ви провели процедуру звільнення, то картка не вилучається з бази даних, а заноситься в архів, і у подальшій роботі її можна буде використати. У цьому випадку, посада в штатному розписі стає вакантною.

Мал.17

Для того, щоб точно визначити загальний стаж трудової діяльності, стаж для лікарняного, вислугу в державному органі і стаж державної служби необхідно після введення даних в “Розділі трудова діяльність. Звільнення” перейти до “Розділу Стаж, прийн. на держслужбу” і натиснути кнопку , появиться вікно, показане на малюнку 18 (Картка версії 5.2).

Мал.18

За допомогою даного вікна можна вичислити загальний стаж, стаж для лікарняного, вислугу в державному органі, стаж державної служби поставивши відповідні галочки напроти періодів трудової діяльності.

На малюнку 18 Цифрою „1” - позначено Загальний стаж (З)

На малюнку 18 Цифрою „2” - позначено Стаж для Лікарняного (Л)

На малюнку 18 Цифрою „3” - позначено Вислугу в державному органі (В)

На малюнку 18 Цифрою „4” - позначено Стаж державної служби (Д)

Після цього, система автоматично вирахує потрібні дані, щоб їх зберегти потрібно натиснути кнопки

і закрити це вікно, перейшовши до“Розділу Стаж, прийн. на держслужбу” і натиснути кнопку .

Розраховані приведені дати початків всіх стажів можна роздрукувати за допомогою Генератора звітів.

Для цього натискають на планку "До друку".

Потім в Генераторі звітів Системи вибирають планку "Протокол про розрахунок стажів в ОК особи". Автоматично складається документ, його друкують і заносять до особової справи.

Примітка: за допомогою системи Картка версії 5.2 можна підрахувати 4 види стажів (Загальний, для лікарняного, вислуга, стаждержавної служби), тоді як за допомогою версії 5.3 можна підрахувати 6 видів стажу (див.малюнок 18):

Мал 18.

Вилучення особових карток з бази даних

Для вилучення особових карток з база даних користувач повинен натиснути на планку “Список осіб”головного вікна Системи зняти (відмітити) всі відмітки у полі „Статус”, далі натиснути на планку „Всі” у верхньому лівому куті вікна, далі вибрати картку для вилучення, далі вибрати в меню „Картки” „ВИЛУЧИТИ особову картку з бази даних”, далі у вікні натиснути на планку „ВИЛУЧИТИ особову картку з бази даних”.

Процедура експорту (передачі) особових карток

Для передачі інформації з бази даних використовується процедура експорту, для прийому в базу – процедура імпорту. Система дозволяє передавати між базами інформацію з даними особових карток та класифікаторів.

Дані при експорті-імпорті передаються в файли формату .csv і записуються у відповідні папки.

Список папок, які використовує програма операцій експорту-імпорту подається нижче:

C:\KARTKA.ARM\MAIL\OK\IN (для імпорту особовоих карток)

C:\KARTKA.ARM\MAIL\OK\OUT (в даній папці знаходяться файли з вихідними даними особових карток)

Для експорту особових карток з бази даних користувач повинен натиснути на планку “Загальний список (огляд)”головного вікна програми, далі натиснути на планку „Всі” (для показу усіх карток, чи вибрати певну букву) в лівій частині вікна, далі вибрати картку, клацнувши мишкою на прізвищі особи і натиснути на кнопку „Експорт” і у вікні експорту натиснути на планку „Поточну” (необхідна картка повинна бути активна), або „Позначені” (для позначення конкретних карток: у вікні „Загальний список (огляд)”,утримуючи на клавіатурі кнопку „Shift”, позначити необхідні для експорту картки), або „Всі” „Закрити вікно”. При цьому в полі “Режим експорту особової картки” необхідно вибрати потрібний режим, як правило це “всі відомості без фотокартки”. (див.мал.18)