Управління Головдержслужби в Рівненській області - Інструкція з використання оновлень "Підсистема Експорту" (вер.5.0-5.2).

1.	Анотація	3

2.	Інсталяція підсистеми "Експорт особових карток з бази даних системи "Картка" версії 5.2 локальна"	5

3.	Методика експорту особових карток в прикладах	6

3.1	Приклад 1. Виконати процедуру зміни назви органу в особових картках та штатних розписах відповідно до рекомендацій Головдержслужби щодо орфографії таких назв (при необхідності)	6

3.2	Приклад 2. Аналіз змін в особових картках державних службовців	9

3.3	Приклад 3. Виконати експорт особових карток, які попередньо були опрацьовані підсистемою аналізу	11

3.4	Приклад 4. Аналіз змін в особових картках державних службовців та тих, хто перестав бути державним службовцем	16

3.5	Приклад 5. Підготувати до друку список осіб, особові картки яких були експортовані до Головдержслужби	18

4	Додаток 1. Стандарти назв та призначення каталогів у системі "Картка"	20

1. Анотація

На web-сайтіГоловдержслужби України в частині ЄДКС "Кадри"-Роз'ясненнязазначено:

"2. В яких нормативно-правових актах встановлюється обов'язок органів виконавчої влади всіх рівнів щодо надання інформації до Головдержслужби України та її територіальних органів стосовно обліку даних про державних службовців в межах системи "Картка"? ...»

Обов’язки органів державної влади щодо подання інформації про державних службовців в межах системи “Картка” визначено такими нормативно-правовими актами як:

- постанова Кабінету Міністрів України від 02.08.1996 № 912 "Про затвердження Типового положення про кадрову службу органу виконавчої влади" (підпункту 233 пункту 4 Типового положення про кадрову службу органу виконавчої влади);

- постанова Кабінету Міністрів України від 08.06.2004 № 746 “Про затвердження Програми розвитку державної служби на 2005-2010 роки” (абзац 2 частини 5 розділ IV, абзац 2-6 частини 4 розділу IX Програми розвитку державної служби на 2005-2010 роки);

- наказ Головдержслужби України від 05.07.1998 № 24 “Про затвердження методичних рекомендацій щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади та зразків оформлення документів особових справ”, зареєстрований Мін’юстом 14.07.1998 № 453/2893 (пункти 3 та 5 Методичних рекомендацій щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади зі змінами, внесеними згідно з наказом Головдержслужби України від 25.01.2006 № 9, зареєстрованим Мін’юстом від 09.02.2006 за № 116/11990);

- наказ Головдержслужби України від 16.12.1996 № 43 “Про затвердження Порядку інформування центральними і місцевими органами виконавчої влади, іншими державними органами про зміни облікових даних керівників, спеціалістів та осіб, зарахованих до кадрового резерву на ці посади”, зареєстрований Мін’юстом 20.12.1996 № 734/1750 (пункти 2 та 3 Порядку інформування центральними і місцевими органами виконавчої влади, іншими державними органами про зміни облікових даних керівників, спеціалістів та осіб, зарахованих до кадрового резерву на ці посади)."

Для автоматизації процесу "...інформування центральними і місцевими органами виконавчої влади, іншими державними органами про зміни облікових даних керівників, спеціалістів ..." розроблена програма, яка є доповненням до основної програми користувача системи "Картка" верс. 5.2.

Основними завданнями програми є:

1) працювати з базою даних системи "Картка" версії 5.2,

2) вести облік експорту особових карток державних службовців до територіального управління Головдержслужби України,

3) виконати експорт особових карток,

4) при необхідності виконати процедуру зміни назви органу в особових картках та штатних розписах відповідно до рекомендацій Головдержслужби щодо орфографії таких назв, необхідних словосполучень, дозволених скорочень,

5) здійснювати контрольні дії щодо кількості та якості відомостей в особових картках державних службовців.

Робота зі штатними розписами, особовими картками, класифікаторами тут не передбачена. Для цього застосовують основну програму користувача системи "Картка" верс. 5.2.

2. Інсталяція підсистеми "Експорт особових карток з бази даних системи "Картка" версії 5.2 локальна"

Підсистема надходить у вигляді файлу з ім'ям KL_K110R.EXE. Його потрібно записати до каталогу C:\KARTKA.ARM,побудувати ярлик для цього файлу і перемістити ярлик на "Робочий стіл". Зміст такого ярлика поданий на Рис. 1.

Рис. 1

На цьому інсталяція закінчена.

Викликати підсистему можна поряд з основною програмою користувача. Вони працюють з однією базою даних і не конфліктують. Якщо пароль, наприклад, основного користувача А3, змінений, то у полі "Пароль" (Рис. 2) підсистеми "Експорт ОК..." потрібно його ввести замість **.

Рис. 2

3. Методика експорту особових карток в прикладах

3.1. Приклад 1.

Виконати процедуру зміни назви органу в особових картках та штатних розписах відповідно до рекомендацій Головдержслужби щодо орфографії таких назв (при необхідності)

Після входу до підсистеми "Експорт особових карток з бази даних "Картка" версії 5.2 локальна" (Рис. 3) для виконання цієї задачі натискають на планку "Процедура зміни назви органу".

Рис. 3

До списку органів (блакитне поле Рис. 4) увійдуть усі різні назви органів, які зустрічаються в особових картках державних службовців і які підпорядковані поточному адміністратору.

Як тільки користувач вибрав довільний орган з цього списку, то підсистема вибирає з класифікатора органів деякі відомості про цей орган.

У цьому прикладі назва органу "Артемівський міський центр зайнятості" не відповідає рекомендаціям Головдержслужби щодо орфографії таких назв. Для всіх органів, розташованих у містах обласного значення, у кінці назви потрібно вказувати назву області (регіону). Правильною назвою тут буде "Артемівський міський центр зайнятості Донецької області".

У полі "Нова назва" редагують назву органу.

Увага! У системі є обмеження щодо довжини назви органу -

повна змінювана назва органу не може перевищувати 145 знаків.

Під час редагування назви органу зліва від назви органу підсистема автоматично повідомляє про поточну довжину такої назви. Як тільки довжина досягне 145 літер, підсистема забороняє подальше їх введення. Для довгих назв понад 145 літер потрібно застосовувати дозволені буквосполучення, наприклад:

ДААК ДПА

для "Департаменту з питань адміністрування акцизного збору і контролю за виробництвом та обігом підакцизних товарів Державної податкової адміністрації...".

Тоді довжина назви органу, наприклад "Регіональне управління ДААК ДПА України в Луганській області" менше 145 літер і може бути введена до бази даних.

У нашому прикладі довжина назви органу після редагування (Рис. 4) є 55 літер.

Окрім назви органу можна вводити до класифікатора органів додаткові властивості цього органу:

1) "входить до групи" (для територіальних органів виконавчої влади це назва регіону),

2) "офіційна коротка назва", якщо вона є,

3) "підпорядкований органу",

4) "укази, розпорядження про зміни",

5) "статус органу" (застосовується лише для центральних органів).

Рис. 4

Як тільки всі необхідні редагування закінчені натискають на планку "Змінити назву органу".

Нова назва органу замінить стару в:

1) класифікаторі органів‚ штатному розписі органу та для всіх працюючих осіб ( статус у них не "Архів" ),

2) у першому розділі особових карток ”Орган‚ посада‚ ранг‚...”,

3) у розділі ”Зарахування до кадрового резерву”,

4) у розділі ”Трудова діяльність” в останньому рядку таблиці,

5) дата останнього оновлення усіх таких особових карток буде датою зміни назви органу ( як правило, це буде поточна дата оболонки Windows).

У наведеному прикладі (Рис. 4) зміни стались в 44 особових картках в розділі "Орган, посада...", у 26 розділах "Кадровий резерв", у 42 розділах "Трудова діяльність", у штатному розписі 8 підрозділів та 43 посади тепер мають посилання на нову назву органу.

Переконатись у виконанні усіх змін можна за допомогою основної програми користувача системи "Картка" версії 5.2.

Наприклад, коли у підсистемі "Штатний розпис" виконати процедуру "Звіт ШР органу", то отримаємо довідку (Рис. 5). Тут видно, що штатних одиниць є 43, а назва органу має контекст "Донецької області".

Рис. 5

З іншого боку, якщо у підсистемі "Список осіб" зі списку органів вибрати потрібний, увімкнути фільтр по ньому, додатково увімкнути фільтри "Держслужбовець", "Службовець" та "Робітник" (тобто це особи, які на даний час є співробітниками цього органу) і натиснути на планку "Всі" (Рис. 6), то отримаємо список із 44 осіб. Порівняйте з відомостями про зміни на Рис. 4.

Рис. 6

3.2. Приклад 2.

Аналіз змін в особових картках державних службовців

Для виконання цієї задачі натискають на планку "Аналіз змін в ОК та Експорт" (Рис. 3).

В Системі не передбачено вести облік змін окремих розділів або полів особової картки (ОК). Після редагування довільного розділу ОК і запису відомостей до бази даних, Система автоматично заносить ПОТОЧНУ ДАТУ у спеціальне поле цієї ОК. Якщо відкрити ОК, то така дата повідомляється у заголовку таблиці назв розділів ОК. Підсистема аналізу змін в ОК опрацьовує ці дати.

Вибираються лише ОК держслужбовців та ті ОК (уже не держслужбовців), які колись були експортовані до Головдержслужби, бо на той час вони були держслужбовцями (ДС). Особа може вийти на пенсію, перейти на іншу не ДС роботу.

Перед аналізом активними фільтрами є "Категорія посади 4,5,6,7". Можна перевизначити фільтри для ОК держслужбовців і виконати для цих ОК аналіз змін.

До списку органів входять усі різні назви органів з ОК держслужбовців.

Власне аналіз змін починається після натискання на планку "Виконати аналіз" (Рис. 7).

Рис. 7

Аналізувались усі особові картки державних службовців 4,5,6,7 категорій з усіх органів (фільтр "Орган" не було увімкнено) (Рис. 7).

Результати аналізу:

1) всього було розглянуто 1252 особові картки,

2) 1226 з них підлягають експорту до територіального управління Головдержслужби,

з числа тих, які мають експортуватись не експортувались взагалі 1226 ОК,

3) 26 особових карток заборонено передавати до експорту.

Особову картку ДС автоматично заборонено експортувати, якщо в ній :

1) відсутня назва органу,

або 2) відсутня назва посади,

або 3) відсутня категорії персоналу,

або 4) відсутня категорія посади,

або 5) відсутній ранг державного службовця,

або 6) відсутня дата народження особи,

або 7) немає відомостей про освіту,

або 8) не введено жодного запису про трудову діяльність.

На Рис. 8 виконаний аналіз змін в ОК для окремо взятого органу. Заборонено до експорту 3 особові картки. Коли натиснути на радіо-точку "ДС-помилки, заборона експорту", то в основній таблиці залишаться лише ці 3 особи. В усіх їх ОК відсутні відомості про ранг. Можливо, що у них не закінчився термін випробування і ранг їм ще не присвоїли.

Рис. 8

3.3. Приклад 3.

Виконати експорт особових карток, які попередньо були опрацьовані підсистемою аналізу

Для виконання цієї задачі натискають на планку "Аналіз змін в ОК та Експорт" (Рис. 3).

Повернемось до Рис. 8. Тут виконаний аналіз змін в ОК для окремо взятого органу. Тобто, спочатку орган вибирають зі списку, режим "Орган" вмикають і натискають на планку "Виконати аналіз".

Заборонено до експорту 3 особові картки, але дозволено до експорту 120 (Рис. 9).

Рис. 9

Одразу після аналізу радіо-точка "До експорту" активна, а в основній таблиці користувач бачить список зі 120 державними службовцями.

Для переходу до їх експорту натискають на планку "Експорт ОК".

У новому екрані-діалозі підсистема чекає рішення від користувача, які особові картки він бажає експортувати (Рис. 10): "Всі", "Позначені" або "Поточну".

Крім того у користувача є право деякі розділи або поля ОК заборонити до експорту. Підставою для цього є роз'яснення Головдержслужби (web-сайті Головдержслужби України в частині ЄДКС "Кадри"-Роз'яснення) :

"4. Якими нормативно-правовими актами передбачено розмежування повноважень між Головдержслужбою України та її територіальними управліннями стосовно системи "Картка"?

ГоловдержслужбаУкраїни веде комп’ютерний облік даних про осіб, які є державними службовцями І-ІІІ категорій відповідно до підпункту 3 пункту 4 Положення про Головне управління державної служби України, затвердженого Указом Президента України від 02.10.1999 № 1272/99; підпункту 2 пункту 5 Методичних рекомендацій щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затверджених наказом Головдержслужби від 05.07.1998 № 24, зареєстрованим Мін’юстом 14.07.1998 за № 453/2893 зі змінами, внесеними згідно з наказом Головдержслужби України 25.01.2006 № 9, зареєстрованим Мін’юстом 09.02.2006 за № 116/11990; підпункту 1 пункту 2 Порядку інформування центральними і місцевими органами виконавчої влади, іншими державними органами про зміни облікових даних керівників, спеціалістів та осіб, зарахованих до кадрового резерву на ці посади, затвердженого наказом Головдержслужби України від 16.12.1996 № 43, зареєстрованим Мін’юстом 20.12.1996 за № 734/1750. Зазначений комп’ютерний облік даних про осіб, які є державними службовцями, ведеться у формі особової картки (форми П-2ДС), за винятком автобіографії, відомостей про відпустки, військового обліку, а не всієї особової справи."

Рис. 10

Крім того, маємо керуватись Рішенням Конституційного Суду України у справі щодо офіційного тлумачення статей 3, 23, 31, 47, 48 Закону України "Про інформацію" та статті 12 Закону України "Про прокуратуру" (справа К.Г.Устименка) м.Київ 30 жовтня 1997 року. Де в частині "Конституційний Суд України ... вирішив:" зазначено:

" 1. Частину четверту статті 23 Закону України "Про інформацію" треба розуміти так, що забороняється не лише збирання, а й зберігання, використання та поширення конфіденційної інформації про особу без її попередньої згоди, крім випадків, визначених законом, і лише в інтересах національної безпеки, економічного добробуту, прав та свобод людини. До конфіденційної інформації, зокрема, належать свідчення про особу (освіта, сімейний стан, релігійність, стан здоров'я, дата і місце народження, майновий стан та інші персональні дані)."

З Рис. 10 бачимо, що відомості з розділів ОК "Члени сім'ї", Відпустки", "Відомості про військовий облік" не будуть передаватись до експорту. Крім того, значення деяких полів, зокрема, "Оклад", "Паспортні дані", "Домашня адреса" тощо теж не будуть надходити до експорту. Такі режими експорту встановлюються автоматично. Проте користувач може змінити ці режими: щось залучити до експорту, або навпаки вилучити з нього.

У нашому прикладі (Рис. 10) експорт почав виконуватись після натискання на планку "Всі".

Підсистема повідомляє користувача про те, який розділ ОК експортується, скільки особових карток підлягає експорту, яка за порядковим номером експортується ОК, скільки пройшло часу з початку експорту тощо.

Після закінчення експорту всіх ОК (Рис. 11) бачимо, що було експортовано 120 ОК і це тривало 8 хв. 6 сек.

Далі автоматично підсистема пропонує всі 120 отриманих файлів заархівувати (Рис. 11).

Рис. 11

Процес архівування спростить пересилання інформації від організації до територіального управління Головдержслужби України.

Далі, як правило, натискають на планку "Так" (Рис. 11) і усі особові картки увійдуть до одного архіву (Рис. 12).

Рис. 12

Після того, як отримали у новому MS DOS-вікні повідомлення про завершення архівування ("END. Archiv OK is created") це вікно закривають стандартним у Windows способом.

Архів усіх 120 особових карток зайняв 132 Кб (Рис. 13) тоді як без архівування вони зайняли б 325369 байт (Рис. 14).

Рис. 13

Рис. 14

Ім'я файлу-архіву підсистема будує автоматично за принципом

ОКррммдд.ARJ

де

рр - останні дві цифри року ПОТОЧНОЇ ДАТИ,

мм - номер місяця ПОТОЧНОЇ ДАТИ,

дд - день місяця ПОТОЧНОЇ ДАТИ.

Так на Рис. 13 архів був побудований 26-06-2006 року.

Ім'я архіву не залежить від назви органу, тому бажано перед пересиланням архіву змінити його назву, наприклад, так як показано на Рис. 15. Це буде зручно для відповідного спеціаліста Головдержслужби України.

Рис. 15

Після експорту ОК держслужбовця підсистема автоматично заносить ПОТОЧНУ ДАТУ в особливе поле цієї ОК, яке зберігає дату ОСТАННЬОГО експорту ОК. Така дата повідомляється підсистемою аналізу змін в ОК.

Після експорту ОК (уже не держслужбовця), яка колись була експортована до Головдержслужби як ОК держслужбовця, підсистема автоматично спустошить дату ОСТАННЬОГО ЕКСПОРТУ цієї ОК. Надалі ця ОК ніколи не буде вибиратись з БД для аналізу змін в облікових даних для передачі ОК до Головдержслужби.

Термін "колись була експортована" тут означає, що в ОК є дата ОСТАННЬОГО експорту ОК.

3.4. Приклад 4.

Аналіз змін в особових картках державних службовців та тих, хто перестав бути державним службовцем

Як і в прикладі 2 для виконання цієї задачі натискають на планку "Аналіз змін в ОК та Експорт" (Рис. 16).

Нагадуємо, що вибираються лише ОК держслужбовців та ті ОК (уже не держслужбовців), які колись були експортовані до Головдержслужби, бо на той час вони були держслужбовцями (ДС). Особа може вийти на пенсію, перейти на іншу не ДС роботу.

Рис. 16

Аналіз змін в ОК ( планка "Виконати аналіз" ) повідомляє, що з дати останнього експорту у 3-х державних службовців сталися зміни в ОК, у стовпчику "ДатЗмінОК" таблиці ці дати видно. Експорт їх особових карток був 19-01-2006 р. З часу останнього експорту станом на 27-06-2006 р. пройшло 160 днів. У 6-ти державних службовців змін в облікових даних немає, їх особові картки непотрібно експортувати. Особова картка одного державного службовця була експортована 19-01-2006 р., але 10-04-2006 р. ця особа перестала бути державним службовцем. У стовпчику "{}" стоїть ознака "Х", тобто тепер особа в "Архіві" (звільнилась з органу і не є державним службовцем).

Після експорту цих 4-х ОК і повторного аналізу змін маємо наступні результати (Рис. 17):

1) число особових карток, які підлягали аналізу скоротилась на одну ("Архів"),

2) 6-сть ОК як і раніше має дату експорту 19-01-2006 р.,

3) 3-сть ОК має дату експорту 27-06-2006 р.,

4) жодної особової картки підсистема не пропонує до експорту.

Рис. 17

3.5. Приклад 5.

Підготувати до друку список осіб, особові картки яких були експортовані до Головдержслужби

Після виконання експорту ОК у прикладі 3 підсистема повертається до основного списку осіб (Рис. 18).

Рис. 18

Можна надіслати цю таблицю до Генератора звітів системи "Картка". Планка "До друку" надішле таблицю до поштової скриньки 324 (Рис. 19).

Рис. 19

Засобами Генератора звітів системи "Картка" цю скриньку відкривають і готують таблицю до друку (Рис. 20). Форму такого документа можна узгодити з територіальним підрозділом Головдержслужби України.

Рис. 20

Додаток 1.

Стандарти назв та призначення каталогів у системі "Картка"

Множину стандартних назв каталогів Системи "для виконання передачі-прийому (експорту-імпорту) відомостей між органами складають

C:\KARTKA.ARM\MAIL\OK\IN

C:\KARTKA.ARM\MAIL\OK\OUT

C:\KARTKA.ARM\MAIL\OK\PULL

C:\KARTKA.ARM\MAIL\KLAS\IN

C:\KARTKA.ARM\MAIL\KLAS\OUT

C:\KARTKA.ARM\MAIL\KLAS\PULL

C:\KARTKA.ARM\MAIL\FORMS\IN

C:\KARTKA.ARM\MAIL\FORMS\OUT

C:\KARTKA.ARM\MAIL\FORMS\PULL

C:\KARTKA.ARM\MAIL\TXT\IN

C:\KARTKA.ARM\MAIL\TXT\OUT

C:\KARTKA.ARM\MAIL\TXT\PULL

C:\KARTKA.ARM\MAIL\EXE_XLS\IN

C:\KARTKA.ARM\MAIL\EXE_XLS\OUT

C:\KARTKA.ARM\MAIL\EXE_XLS\PULL

Назви підкаталогів мають таку семантику:

MAIL	пошта
OK	особові картки
KLAS	класифікатори
FORMS	інформаційні‚ статистичні форми звітностей
TXT	текстова неструктурована інформація
EXE_XLS	версії програм, бланки стандартних форм звітностей та генератор звітностей
IN	поштові скриньки надходження відомостей
OUT	поштові скриньки відправлення відомостей
PULL	поштові скриньки опрацьованих відомостей

Експортта імпорт особових карток

Каталоги експорту та імпорту особових карток

У процесах відправлення та прийняття особових карток залучені наступні каталоги Системи:

№	Назва каталогу	Коментар
1.	C:\KARTKA.ARM\MAIL\OK\IN	для вхідних карток
2.	C:\KARTKA.ARM\MAIL\OK\OUT	для вихідних карток
3.	C:\KARTKA.ARM\MAIL\OK\PULL	для опрацьованих

До 1-го каталогу необхідно заносити всі файли, які містять особові картки і які отримані внаслідок виконання процедури експорту для подальшого їх імпорту до бази даних.

До 2-го каталогу автоматично потрапляють файли-особові картки після виконання процедури експорту.

До 3-го каталогу автоматично потрапляють файли після їх імпорту.

1. Тип та назви файлів.

Відомості з будь-якої особової картки в процедурах інформаційного обміну знаходяться у файлах типу CSV (текстовий файл для Windows, в якому значення в кожному рядку відокремлюються комами (десятковий код 44)). Назви таких файлів в свою чергу мають структурну будову: слідом за двома латинськими буквами O та K ("особова картка") ідуть літери-числа суть номер особової картки

OK<№_СОБОВОЇ_КАРТКИ>.CSV

Обмеження, які є у MS DOS щодо довжини імені файлу тут враховані. Найбільший номер особової картки може бути 999999.

Наприклад, всі відомості з особової картки №639 після виконаної процедури "Експорту особової картки" будуть знаходитись у файлі

C:\KARTKA.ARM\MAIL\OK\OUT\OK639.CSV

2. Послідовність розділів особових карток

1. DS Загальні та додатковi вiдомостi (коренева таблиця)

2. U2 Члени сiм`ї

3. U3 Освiта, спецiальнiсть та назви ВУЗiв, якi закiнчив службовець

4. U4 Виконувана робота з початку трудової дiяльностi

5. U5 Довiдки про вiдпустки

6. U7 Заохочення

7. U8 Нагороди та почеснi вiдзнаки Президента України