Щодо засвідчення копій документів

(трудової книжки, листків непрацездатності, архівних документів)

 (пам’ятка кадровика)

     Чи повинен завіряти копії документів (трудової книжки, листків непрацездатності, архівних документів) працівник кадрової служби? Яким нормативним документом це передбачено?

Підпунктом 4.10.1 Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року №1153 (далі - Примірна інструкція), визначено, що копію документа виготовляють і видають лише з дозволу керівника установи або керівника відповідного структурного підрозділу. Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній (це право не поширюється на архівні установи, державні нотаріальні контори і приватних нотаріусів). Разом з тим Примірною інструкцією установам дозволено при вирішенні питання про прийняття громадян на роботу, навчання засвідчувати їхні трудові, житлові та інші права, а також при формуванні особових справ працівників виготовляти копії документів, наданих іншими установами (дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо). Отже, працівник кадрової служби може оформлювати копії трудової книжки та інших документів, що засвідчують факти трудової діяльності працівника.

Прямих роз'яснень щодо порядку засвідчення листків непрацездатності нема. Оскільки працівник кадрової служби засвідчує трудові права громадян, то копію з цього документа можна знімати лише для внутрішнього використання.

Засвідчувальний напис витягів та копій документів — обов'язковий. Порядок його проставляння унормовано п.4.10.2 Примірної інструкції та реквізитом 27 — «Відмітка про засвідчення копії» - ДСТУ 4163-2003 уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації державної уніфікованої системи документації Національного стандарту України.

Цей реквізит проставляють на копіях документів (зокрема, ксерокопіях) для засвідчення відповідності оригіналу. Він складається зі слів «Згідно”, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів і прізвища, дати засвідчення копії. Відмітку про засвідчення копії проставляють під реквізитом „Засвідчення документів” (підпис). Наприклад:

 

Згідно

Начальник відділу кадрів                        (підпис)               (ініціали імені, прізвище)

            Дата  

Ненормативним є засвідчення копій словосполученнями «З оригіналом згідно», «Вірно», «Відповідно до оригіналу» тощо, які досить часто трапляються на практиці.