Управління Головдержслужби в Закарпатській області - Побудова штатного розпису в системі "Картка"ЄДКС "Кадри"

Для створення електронної бази даних особових справ працівників органів державної влади в обліковій системі "Картка" ЄДКС "Кадри" спочатку, для прикладу, створимо штатний розпис апарату облдержадміністрації, керуючись постановою Кабінету Міністрів України від 11 травня 2005 року № 328 "Про структуру місцевих державних адміністрацій".

Щоб правильно заповнити базу даних, слід взяти затверджений штатний розпис та документ про створення органу державної влади, особові справи працівників.

Після встановлення облікової системи "Картка" та виконання усіх налаштувань середовища Windows входимо у базу даних. Для цього на головній панелі системи "Картка" натискаємо кнопку , незмінюючи пароль користувача (початковий пароль А 3).

Далі створюємо базу даних. Порядок створення бази даних можна подати так:

1. робота у Класифікаторі.

1.1 введення назви органу державної влади.

1.2 введення назв посад державних службовців згідно штатного розпису.

2. побудова штатного розпису.

3. заповнення розділів особової картки.

1 Робота у Класифікаторі

1.1 Введення назви органу державної влади

Для подальшої роботи у базі нам необхідно завести назву органу державної влади. У верхньому меню програми заходимо у Класифікатор (рисунок 13), вибираємо планку "Органи державної влади..." та відповідно натискаємо планку "Місцеві органи виконавчої влади" або "Органи місцевого самовядування".

Рисунок 13 - Органи державної влади у класифікаторі

На екрані з'явиться вікно "Місцеві органи виконавчої влади" (або відповідно "Органи місцевого самоврядування"). У цьому вікні необхідно натиснути на кнопку , після чого з'явиться запит паролю до редагування (рисунок 14). Вводимо пароль 653210 та натискаємо на кнопку .

Рисунок 14 – Вхід до редагування назви органу виконавчої влади

Після цього з'явиться розгорнутий вигляд вікна з дозволом до редагування та активними функціонольними кнопками - додати запис, - зберегти зміни.

Для введення назви органу необхідно натиснути на кнопку та заповнити всі поля (рисунок 15) згідно з документами про створеня органу та штатного розпису:

- назва;

- офіційно коротка (назва);

- підпорядкований органу;

- адреса органу;

- К – кількість керівників;

- П – кількість перших заступників керівника;

- З – кількість заступників керівника;

- гранична чисельність органу та інші.

У полі , яке визначає статус органу в електронній базі даних державної влади, обов'язково вибрати А3. В іншому випадку подальші дії будуть неможливі (заблоковані системою).

Рисунок 15 – Введення назви органу державної влади

Після введення даних натискаємо на кнопку - назва органу державної влади введена у класифікатор.

При необхідності можна створити декілька назв органів та їхніх штатних розписів, обмежень щодо цього немає. Також в подальшій роботі із системою можна виконувати редагування назви.

Для видалення назви органу із класифікатора необхідно виділити назву та почергово натиснути на кнопки - позначення на видалення та - зберегти.

1.2 Введення назв посад державних службовців згідно із штатним розписом

В базі даних у Класифікаторі введено перелік назв посад, однак часто у штатному розписі є посади, які не передбачено у Класифікаторі , наприклад завідувач сектором-юрисконсульт. Для введення у Класифікатор нових назв посад (та для зручності видалення зайвих посад) необхідно натиснути на планку Посади (рисунок 13). Після цього з'явиться вікно з переліком назв посад поточного адміністратора (рисунок 16). Натиснувши на кнопку з'явиться запит паролю до редагування. Вводимо пароль 632156 та натискаємо на кнопку .

Рисунок 16 – Перелік посад у класифікаторі

У вікні активізуються кнопки редагування - додати запис, - зберегти зміни, - позначення на видалення. Внесення та видалення назв відбувається анологічно до введення назви органу. Вводимо посади (а не їх кількість,тобто назви посад не повторювати ), які нам необхідні для роботи та зберігаємо зміни.

На цьому робота у Класифікаторі завершена.

2 Побудова штатного розпису

Для побудови штатного розпису органу державної влади необхідно зайти в підсистему "Штатний розпис". Для цього необхідно натиснути на закладку (рисунок 13) та виконати наступні дії:

- у вікні "Штатний розпис(ШР) органу)" натиснути на кнопку , що призводить до появи вікна - меню команд (рисунок 17).

Рисунок 17 – Дії з штатними розписами та підрозділами

- натиснути на кнопку , після чого з'явиться вікно для створення нового штатного розпису(рисунок 18).

Рисунок 18 – Побудова, знищення штатного розпису

У правому полі "Для цих органів штатні розписи не введені" знаходиться назва органу державної влади, який ми ввели у класифікаторі.

- натиснути на кнопку - назва органу переміститься у поле "Список існуючих штатних розписів". Слід відмітити , що побудову штатного розпису можна здійснювати як копію вибраного (існуючого) штатного розпису, так і не схожого на жодний ШР, зробивши відмітку у відповідній радіоточці. Оскільки у нас немає побудованих раніше штатних розписів ми обираємо останній варіант та закриваємо це вікно.

Виконавши попередні дії, ми створили штатний розпис але без підрозділів, секторів та посад. Для їх створення повертаємося до командного вікна "Дії з ШР, підрозділами" (рисунок 17) та натискаємо на кнопку . На екрані з'явиться вікно "Дії лише з підрозділами" (рисунок 19), у якому з'явився підрозділ "Керівництво", якого в офіційному штатному розписі у нас немає, але підсистема автоматично створює його для створення в ньому посад керівника органу та його заступників (які не займають посади начальника відділу чи завсектором), секретарів.

Рисунок 19 – Створення структурних підрозділів пірозділів

Для створення відділів, секторів за затвердженим штатним розписом необхідно натискати на кнопку – додати запис та ввести назву відділу чи сектора і зберегти зміни . Таким способом почергово створюють структурні підрозділи.

Для зміни порядку розташування відділів у штатному розписі помітьте відділ, який потрібно перемістити та використовуйте кнопки - переміщення вверх, вниз після цього збережіть зміни .

У випадку, коли відділ містить у собі сектори ("Загальний відділ" (рисунок 19) має у своїй структурі "Сектор протокольної роботи" ) потрібно виділити даний відділ та зробити позначку у закладці . Після цього з'явиться активна кнопка , при натисненні якої можна додавати підзвітні підрозділи.

Якщо створено всі підрозділи в штатному розписі (закриваємо вікно "Дії лише з підрозділами"), потрібно переходити до створення посад у підрозділах.

Для цього за порядком вибираємо підрозділи у підсистемі "Штатний розпис" та натискаємо на кнопку , після цього на екрані з'явиться командне вікно "Дії з посадами" (рисунок 20). Додаємо посади за допомогою кнопки та заповнюємо основні поля (рисунок 21) і зберігаємо зміни .