Управління Головдержслужби в Закарпатській області - Порядок здійснення контрольних функцій

Основними результатами роботи працівника кадрової служби з обліковою системою "Картка" ЄДКС "Кадри" є виконання контрольних функцій та друк документів.

Підсистеми контролю призначені для:

1) допомоги працівнику кадрової служби у дотримані норм, визначених законодавством про працю, відпустки, державну службу;

2) контролю якості заповнення особових карток та штатних розписів

Система "Картка" версії 5.2 дає можливість виконувати такі контрольні функції:

01. Вислуга в державному органі, стаж держслужби, стаж загальний;

02. Присвоєння чергового рангу;

03. Пенсійний вік, продовження терміну;

04. Підвищення кваліфікації;

05. Підготовка та продовження атестації держслужбовців;

06. Контроль виконання закону про відпустки;

07. Довідка про отримані нагороди, почесні звання, заохочення;

08. Особи яким помилково завели більше 1 картки;

09. Стан введення фотокарток для осіб поточного Адміністратора;

11. Відсутність даних, семантичні помилки, інші порушення;

12. Контроль, автозаповнення розділу "Освіта" ознакою "освіта головна" ;

13. Контроль якості заповнення штатних розписів на підставі особових карток;

14. Контроль військовозобов'язані та зняття з обліку.

Перелічені підсистеми контролю можна викликати з елемента "Контроль" головного меню системи "Картка"(рисунок 26).

Рисунок 26 – Підсистеми контролю системи "Картка"

Підсистема контролю "Вислуга в державному органі, стаж держслужби, стаж загальний "(рисунок 27) використовується періодично для своєчасного встановлення надбавок за вислугу років в державному органі згідно із ст.33 Закону України "Про державну службу" та постанови КМУ від 20.12.1993 № 1049.

Для того, щоб провести процедуру контролю, необхідно:

- вибрати орган;

- зробити позначку в закладці "Орган" ;

- занести дату, станом на яку виконувати контроль;

- натиснути на планку .

Ця підсистема контролю розроблена повідомлення, кому потрібно встановити надбавку за вислугу років в державному органі, і про що працівник кадрової служби повідомляє керівника, який видає відповідне розпорядження.

Слід звернути увагу на те, що система видає повідомлення у скількох особових картках в розділі "Стаж, прийняття на держслужбу" немає приведеної дати у полі "Вислуга в державному органі"(вислуга<=>стаж ДС). Якщо таких особових карток є декілька, виправити цю помилку можна безпосередньо з підсистеми контролю, натиснувши на планку . Після цього з'явиться вікно із запитом, особовим карткам, у яких приведена дата початку вислуги відсутня , виконати – "Початок вислуги = Початок держслужби" .

Також можна переглянути у кого немає надбавки за вислугу років (зробивши відмітку у відповідні радіоточці), у кого надбавка(стаж) - 10%(>=3р), 15%, 20%(>=5р), 30%(>=10р), 40%(>=15р). Дану інформацію можна видрукувати, натиснувши на планку "До друку".

Усі списки можна надіслати до "Генератора звітів", натиснувши на планку "До друку".

Рисунок 27 – Контроль " Вислуга в д.органі, стаж держслужби, стаж загальний "

Аналогічною у порядку використання є підсистема контролю "Контроль присвоєння чергового рангу для державного службовця" (рисунок ) .

Процедура контролю проводить аналіз даних (для тих хто перебуває у тривалі відпустці контроль не застосовується) станом на певну дату (потрібно ввести) та визначає:

- хто має право на підвищення рангу;

- хто буде мати право на підвищення рангу;

- у кого у особових картках не заповнені дані про ранг, дата присвоєння, дата призначення на поточну посаду (особові картки можна відкривати безпосередньо з підсистеми контролю і заповнити необхідні дані);

- кому підвищити ранг в поточні категорії посади неможливо.

Також можна переглянути хто перебуває у тривалі відпустці по догляду за дитиною, хто має нескасовані стягнення тощо.

Усі списки можна надіслати до "Генератора звітів", натиснувши на планку "До друку".

Рисунок 28 – Контроль присвоєння чергового рангу для державного службовця

Підсистема контролю " Пенсійний вік, продовження терміну " дозволяє визначити:

- осіб , яким не продовжено термін перебування на державній службі, в тому числі скільки років до пенсії (діапазон задається – Років до пенсії);

- осіб, яким продовжено термін перебування на держслужбі.

Усі списки можна надіслати до "Генератора звітів", натиснувши на планку "До друку".

Рисунок 29 – Контроль "Пенсійний вік, продовження терміну".

Підсистема контролю "Підвищення кваліфікації" використовується для визначення термінів коли працівники останній раз проходили підвищення кваліфікації.

Контроль можна проводити по всіх особових картках, що містяться в базі даних, а також можна задати діапазон пошуку: статус працівника, категорія персоналу, орган, адміністратор бази даних(якщо їх є декілька, АБД=А3). Дуже зручним є те, що можна задавати запит за який період виконувати контроль (Термін підвищення) .

Результатом проведення контролю є відповідь скільки працівників в заданий період не проходили підвищення кваліфікації. Щоб переглянути список таких службовців, треба зробити відмітку . Цей список можна видрукувати через "Генератор звітів". Особові картки можна відкривати безпосередньо з цього списку та внести доповнення.

Рисунок 30 – Контроль проходження кваліфікації.

Підсистема контролю "Підготовка та продовження атестації держслужбовців" використовується для визначення хто із працівників працює на займаній посаді більше року і не пройшов атестацію. Можна визначати станом на яке число проводити контроль.

Підсистема всі дані групує у списки:

1) перебувають на посаді більше року і не пройшли атестацію;

2) перебувають на посаді менше року;

3) обрані на посаду на певний термін (патронатна служба);

4) жінки, які перебувають у тривалих відпустках у зв'язку з пологами або для догляду за дитиною;

5) вийшли на роботу після відпустки для догляду за дитиною і пройшло менше року з дня виходу.

Кожну з таких груп можна оглянути, натиснувши на відповідну радіоточку, передати до друку через "Генератор звітів".

Для тих, хто повинен пройти атестацію, можна безпосередньо з поточної підсистеми підготувати Атестаційний лист, натиснувши на планку "Атестац. лист") та роздрукувати його через "Генератор звітів".

Рисунок 31– Контроль проходження атестації державними службовцями.

Підсистема контролю "Виконання закону про відпустку" проводить аналіз даних з особових карток про відпустки:

- основну;

- додаткову;

- додаткову у зв'язку з навчанням;

- додаткову творчу;

- соціальну;

- адміністративну.

Та використовується для визначення осіб:

- яким надавали відпустку;

- які використали відпустку у визначений календарний рік;

- які не були у відпустці у визначений календарний рік.

Відповідні списки можна видрукувати через "Генератор звітів", натиснувши на планку "До друку".

Рисунок 32– Контроль виконання закону про відпустки

Інші підсистеми контролю призначені для перевірки якості заповнення бази даних, а саме особових карток та штатних розписів.

При побудові штатних розписів та заповненні особових карток з тих чи інших причин допускаються помилки або не вводяться усі дані. Відсутність таких даних може не дозволити обліковій системі провести авторозрахунки та побудувати звітні документи, наприклад, форми 9-ДС, 6-ПВ тощо.

Для швидкого виявлення помилок та відсутності даних у полях особових карток використовують підсистему контролю "Відсутність даних, семантичні помилки, інші порушення".

Підсистема контролю дозволяє вибрати:

- статус працівника, особову карту якого перевіряти на наявність помилок;

- орган, в якому виконувати перевірку особових карток;

- категорія персоналу (керівник, спеціалісти);

- особу, особову картку якого перевірити на наявність помилок.

Для вибору вищезгаданих параметрів необхідно робити позначки біля кожного поля "".

Помилки можна шукати, вибравши тільки орган, в якому виконувати перевірки. Тоді курсором почергово вибираючи запити, підсистеми контролю буде видавати списки осіб, особові картки відповідають такому запиту.Також помилки можна шукати і іншим способом, вибравши орган та почергово особу, для якої виконувють перевірку особової картки на наявність помилок. Для швидкого знаходження помилок існує планка “Знайти 1-й проблемний запит”. Після натиснення на неї підсистема почне автоматично виконувати всі запити, та зупиниться на першому запиті, що відповідає особовій картці.

Рисунок 33– Контроль "Відсутність даних, семантичні помилки, інші порушення"

Аналогічним у використані є підсистеми контролю: "Контроль, автозаповнення розділу "Освіта" з ознакою "освіта головна", "Контроль якості заповнення штатних розписів на підставі особових карток", "Контроль Військовозобов'язані та зняття з обліку".