Відповідно до Порядку, кадрові служби центральних, місцевих органів виконавчої влади, інших державних органів, в яких працюють державні службовці та на яких поширюється дія закону України «Про державну службу», здійснюють заходи щодо підтримки в актуальному стані бази даних державних службовців системи «Картка» ЄКДС «Кадри» та своєчасної підготовки і подання необхідної інформації до Головдержслужби та її територіальних органів.

Інформацію подають органи виконавчої влади, інші державні органи в паперовому та електронному вигляді з супровідним листом.

Паперовий вигляд – це інформація щодо призначення на посаду (копія форми П-2ДС та наказу або розпорядження керівника органу про призначення на посаду) чи звільнення з посади державного службовця І-ІІІ категорії посад (копія наказу (розпорядження) про звільнення).

         Електронний вигляд – це інформація на магнітних або флеш-носіях щодо даних державного службовця, сформована засобами підсистеми обліку державних службовців (система «Картка») ЄКДС «Кадри».

         Інформація щодо зміни облікових даних – відомості, які стосуються ведення і заповнення наступних розділів форми П-2ДС: орган, посада, ранг, загальні відомості (освіта, науковий ступінь, вчене звання, володіння мовами, наукові праці та винаходи, сімейний стан, стаж, прийняття на державну службу), продовження терміну просування по службі, відпустки, стягнення, нагороди, почесні звання, заохочення, зарахування до кадрового резерву, підвищення кваліфікації, відомості про військовий облік, додаткові відомості, відомості про пільги, трудова діяльність тощо.

         Інформація  про зміни облікових даних працюючих державних службовців,  призначення на посади та звільнення з посад державних службовців  подається  до  Головдержслужби  станом  на  1  число місяця щокварталу до 5 числа місяця, наступного за звітним періодом.

          У додатку до Порядку наведена форма надання інформації щодо державних службовців І-ІІІ категорії посад, зокрема, про зміни облікових даних, призначення на посади та звільнення з посад державних службовців, які відбулись протягом кварталу.

При заповненні цієї форми в першій графі зазначається кількість посад І-ІІІ категорії за штатним розписом, в другій – кількість вакантних посад. Крім того, в наступних графах інформація вказується щодо усіх державних службовців І-ІІІ категорії посад (прізвище, ім’я. по батькові, посада, дата призначення на посаду), які працюють станом на дату подання інформації. Відомості щодо змін облікових даних державних службовців зазначаються у разі наявності таких змін в особових картках форми П-2ДС працюючих державних службовців у звітному періоді.

         Рада міністрів Автономної Республіки Крим, обласні, Київська та Севастопольська міські державні адміністрації  зазначену інформацію подають до Головдержслужби щодо державних службовців І-ІІІ категорій усіх місцевих державних адміністрацій Запорізького регіону.