1. Функції керівника зазначені в положенні про державний орган. Чи потрібно за ними оформляти Форму 2?
Ні, не потрібно.
2. Якщо головний спеціаліст виконує функції по трьом положенням, як заповнити форму 2?
Якщо це окрема посада головного спеціаліста, яка не входить до складу самостійного структурного підрозділу, а положення про структурний підрозділ відсутнє, то перелік функцій заповнюється на основі посадової інструкції. Такі функції зазначаються в таблиці 2.4.
3. Яка процедура визначення пріоритетних завдань органу на найближчі 6 місяців з урахуванням воєнного стану?
Перелік пріоритетних завдань органу виконавчої влади на найближчі 6 місяців з урахуванням воєнного стану визначає керівник органу виконавчої влади. Для цього також рекомендуємо залучати відповідальний структурний підрозділ зі стратегічного планування. Такий перелік може визначатися, зокрема, на основі положення про орган та планів його діяльності. При цьому потрібно враховувати умови воєнного стану.
4. Чи готується Форма 2 Анкети функціонального аудиту на кожен структурний підрозділ окремо?
Так. Форма 2 Анкети функціонального аудиту заповнюється щодо кожного самостійного структурного підрозділу та окремих посад державної служби категорії “В”, визначених структурою у разі недоцільності утворення структурного підрозділу.
5. Які є критерії визначення актуальності функцій?
Критерії визначення актуальності функцій детально розписані в таблиці 1 Додатку 3 до Методики проведення функціонального аудиту органів виконавчої влади в умовах воєнного стану.
Всього є 4 категорії актуальності функцій:
1) критичні функції
2) важливі функції
3) важливі, але неактуальні
4) неактуальні або застарілі
До кожної категорії у таблиці наведено по 4 критерії, що допоможуть Вам віднести функцію до тієї чи іншої категорії.
6. Внутрішній аудит віднести до критичних чи до важливих функцій?
Як правило, проведення внутрішнього аудиту містить у собі кілька функцій. Такі функції можуть відноситися до різних категорій актуальності, зокрема, як до «важливих», так і до «важливих, але неактуальних» на період воєнного стану.
7. Чи можна включати до графи 3 Форми 2 Анкети функціонального аудиту у таблицях 2.3, 2.4, окрім Положення про державний орган, інші нормативно-правові акти, зокрема пункти Закону України "Про державну службу"?
Ні. У Формі 2 та, зокрема, графі 3 Форми 2 надання такої інформації не передбачено. У разі необхідності про це можна додатково зазначити у звіті державного органу за результатами проведення функціонального аудиту.
8. Чи включати до фактичної чисельності працівників, які перебувають за кордоном у відпустці, та у відпустках для догляду за дитиною до 3-х років (до 6-ти років)? Чи мова йде лише про тих, хто зараз виконує посадові обов’язки?
Ні. У графу щодо фактичної чисельності включати всіх, хто фактично займає посади, окрім тих що знаходяться у відпустках для догляду за дитиною до 3-х років (до 6-ти років). Щодо них варто зробити окрему примітку.
У графу щодо «фактично працюючих» згадані категорії працівників не враховуються.
9. Якщо відсутній державний службовець категорії В (окрема посада, що не входить до складу структурних підрозділів органу), хто в такому випадку має заповнити форму 2 Анкети функціонального аудиту?
В такому випадку Форму 2 заповнює державний службовець на якого покладено виконання обов’язків за відповідною вакантною посадою. У разі відсутності такого державного службовця Форму 2 заповнює служба управління персоналом або відповідальний структурний підрозділ, на який покладено обов’язки проведення функціонального аудиту.
10. До якого типу функцій державного органу відноситься функція здійснення внутрішнього аудиту?
Для цілей функціонального аудиту важливо виокремити саме ті функції, які направлені на виконання завдань самого державного органу. Це може бути формування чи реалізація відповідної політики. Поряд з цим наявні інші функції, які прямо не забезпечують виконання завдань органу.
Законодавством передбачено функціонал, який покладається на структурний підрозділ (чи окремого працівника), який обов’язково вводиться до організаційної структури державних органів. Наявність таких підрозділів (окремих спеціалістів) не залежить від завдань і функцій державного органу.
Наприклад, служба управління персоналом, юридична, бухгалтерська служба, службу внутрішнього аудиту, уповноважений підрозділ (уповноважена особа) з питань запобігання та виявлення корупції та інші.
Отже, для досягнення основних результатів функціонального аудиту, визначених Методикою, зазначені підрозділи та їх функціонал доцільно відносити до функцій із забезпечення діяльності державного органу, оскільки результатом їх діяльності є забезпечення внутрішніх потреб державного органу, його персоналу.
Для прикладу, в структурі НАДС є служба управління персоналом – це функції забезпечення діяльності державного органу. Поряд з цим, утворено Генеральний департамент з питань управління персоналом на державній службі та в органах місцевого самоврядування – це функція, зокрема формування політики.
11. Чи є правильним розуміння про те, що такі функції служби управління персоналом як кадрове адміністрування (добір персоналу, видання наказів по особовому складу, про відпустки, відрядження, ведення особових справ і трудових книжок) та розвиток персоналу (навчання, оцінювання, розвиток організаційної культури) під час воєнного стану слід відносити до критичних?
Функції служби управління персоналом містять перелік різних функцій, які будуть належати до різних категорій актуальності. Будуть присутні як окремі «критичні функції», так і «важливі, але неактуальні». Наприклад, кадрове адміністрування може бути віднесено до «критичних функцій», розвиток персоналу до «важливих», а «проведення конкурсів» до «важливих, але неактуальних» на період воєнного стану.
12. В посадовій інструкції в переліку завдань є організація проведення конкурсів на заміщення вакантних посад. Завдання важливе, але не актуальне в даний час. Як бути в цьому випадку.
Відповідно до Методики щодо функції «важлива, але неактуальна» керівник самостійного структурного обирає дію «оголосити простій» на період воєнного стану.
13. До якого типу функцій віднести функції з управління об'єктами державної власності?
Враховуючи, що об’єкти, які знаходяться в управлінні державних органів, як правило пов’язані з реалізацією відповідної політики таким державним органом - такі функції будуть віднесені до типу «реалізація політики».
14. Як описувати функціональні обов’язки відділу, якщо станом на 23.02.2022 в положенні були прописані одні обов’язки, а у зв’язку із злиттям відділів наразі передбачено інші функціональні обов’язки?
У такому випадку необхідно зазначати інформацію, актуальну на час проведення функціонального аудиту у державному органі.
15. Чи включати до таблиці 2.1, 2.2 посади, які не включені до самостійних структурних підрозділів?
Так. По кожній з таких посад окремо заповнюється Форма 2 Анкети функціонального аудиту.
16. У нас є функції прямо не передбачені положенням про державний орган, однак виконуються органом. Чи вписувати їх в таблиці 2.4 (в Управлінні праці це заходи з протидії торгівлі людьми)?
Так, такі функції потрібно зазначати у таблиці 2.4.
17. Якщо немає положення про державний орган, а є лише закон, то у графі 3 таб 2.3 зазначати статті закону?
Так. У такому випадку буде доцільно брати функції, які прописані у Законі, яким передбачено функції державного органу.
Довідково. Частиною третьою статті 3 Закону України “Про центральні органи виконавчої влади” Положення про міністерства, інші центральні органи виконавчої влади затверджує Кабінет Міністрів України. Частиною третьою статті 13 цього Закону визначено, що територіальні органи міністерства діють на підставі положень, що затверджуються міністром. Типове положення про територіальні органи міністерства затверджується Кабінетом Міністрів України.
18. Таблиця 2.4, графа 6 (зміна навантаження). В штаті підрозділу 3 працівника. 1 мобілізований. Функції виконуються всі, без змін. Як правильно порахувати зміну навантаження?
Зміна навантаження визначається відносно функції, а не кількості вакантних чи заповнених посад. Тобто, звертається увага на те, розширили чи звузили функцію умови воєнного часу. Наприклад, почали збирати додаткову аналітику або дані для потреб воєнного часу. Таким чином, можна вважати, що навантаження на певний відсоток зросло. Або навпаки, якийсь етап внаслідок воєнного стану виконувати недоцільно і таким чином, навантаження по функції зменшилося.
Якщо функція не змінилася або змінилася за рахунок заміни одного етапу іншим у графі навантаження зазначаємо "0". Це означає - без змін.
19. Куди рахувати працівників, які на час дії воєнного стану знаходяться у довготривалих відпустка, простої?
Такі посади враховуються у штатній та фактичній чисельності структурного підрозділу, але не зазначаються у графі «Фактично працюючі у період воєнного стану».
20. В таблиці 2.1 штатна, фактична чисельність та кількість вакансій станом на яке число беруться для заповнення, враховуючи те що на день заповнення анкети ці дані в структурному підрозділі помінялися?
Станом на день подання Анкети функціонального аудиту відповідальному структурному підрозділу.
21. В структурному підрозділі відсоток посад державної служби з загальної штатної чисельності складає близько 20 %. Функції структурного підрозділу, передбачені положенням про нього, аналізувати всі?
Так, необхідно аналізувати всі функції структурного підрозділу незалежно від кількості заповнених посад. Адже аналізу підлягає саме функціонал підрозділів державного органу, а не посади працівників, які його виконують.
22. У колонці «2» таблиці 2.3 Анкети функціонального аудиту: 1) усі функції, які є у положенні чи 2) лише основні функції, які здійснюються на виконання основних завдань структурного підрозділу?
У графі 2 таблиці 2.3. Форми 2 Анкети функціонального аудиту зазначаються усі функції, передбачені положенням про самостійний структурний підрозділ.
23. Чи є обмеження щодо переліку пріоритетних завдань органу виконавчої влади на найближчі 6 місяців, який зазначається у графі 2 таблиці 1.2 форми 1
Обмеження не передбачені, але рекомендуємо вказати до 10 пріоритетних завдань.
24. Фактична чисельність працівників в таблицях 2.1, 2.2 заповнюється з урахуванням увільнених та декретчиків чи без них?
До графи «фактична» чисельність включають фактично зайняті посади, але не включаються працівники, що перебувають у відпустці по догляду за дитиною до 3 та 6 років. Про це рекомендуємо зробити окрему примітку. Водночас, у графі «Фактично працюючі у період воєнного стану» зазначається кількість фактично працюючих працівників на момент проведення функціонального аудиту (у тому числі ті, хто знаходиться у відпустках тривалість яких не перевищує 24 календарних дні) та не враховуються ті, що перебувають на простої, знаходяться у декреті, увільнені тощо.
25. Щодо конкурсів: у колонці 6 таблиці 2.3. правильно вибрати : -100%?
Так, якщо функція стосується лише проведення конкурсів..
26. Чи можна у формі 2 таблиці 2.3 колонках 12 та 13 зазначати роботу керівника окремого структурного підрозділу?
Зазначається кількість посад, які виконують відповідну функцію незалежно від категорії посади
27. Якщо в законі про орган, який має спеціальний статус, визначено, що орган, здійснює державне регулювання, моніторинг та контроль за діяльністю. То для якого типу функцій можна віднести згадані функції?
Якщо державний орган не формує політику у відповідній сфері, то такі функції можна віднести до реалізації політики.