1. Який алгоритм та особливості заповнення Довідки щодо первинних результатів функціонального аудиту?    

Частина Довідки спершу заповнюється уповноваженим структурним підрозділом (таблиця 1, графа 2 таблиці 2, графи 1-8 таблиці 3), а потім передається керівникам самостійних структурних підрозділів, які заповнюють графу 3 таблиці 2, а також графи 9-11 таблиці 3.

Після заповнення готова Довідка  передається бухгалтерській службі для розрахунків можливої економії коштів.

При заповненні Довідки можливі невідповідності між пропозиціями уповноваженого структурного підрозділу та керівника самостійного структурного підрозділу. Розбіжності уточнюються під час проведення інтерв’ю.

2. Як заповнюються графи 6-11 таблиці 3 додатку 3 Методики? Чим графа 9 відрізняється від графи 10?    

Відповідно до Інструкції заповнення Анкети функціонального аудиту, передбаченої додатком 2 до Методики проведення функціонального аудиту органів виконавчої влади в умовах воєнного стану:

• у графі 6 на основі всіх даних, отриманих під час проведення функціонального аудиту, визначається мінімальна кількість посад, необхідних для якісної та ефективної роботи структурного підрозділу;
• у графі 7 зазначається максимальна кількість посад щодо яких може бути оголошено простій;
• у графі 8 зазначаються посади щодо яких існують об’єктивні причини тривалої відсутності на роботі зокрема: мобілізація до Збройних сил України, вступ до територіальної оборони, відпустка по догляду за дитиною віком до 3 років тощо;
• у графі 9 керівник самостійного структурного підрозділу зазначає мінімальну кількість посад, необхідну для якісної та ефективної роботи структурного підрозділу, з урахуванням кількості неактуальних функцій. Визначена кількість посад може відрізнятись від наданої пропозиції у графі 6. Розбіжності уточнюються під час проведення уточнюючих інтерв’ю з керівниками самостійних структурних підрозділів;
• у графі 10 зазначається мінімальна кількість посад, які на думку керівника самостійного структурного підрозділу необхідні для якісного та ефективного виконання функцій відповідним структурним підрозділом;
• у графі 11 зазначається обґрунтування щодо кількості посад, визначеної керівником самостійного структурного підрозділу у графі 10. 

3. Чи потрібно уточнювати категорію посади у колонках 9, 10 таблиці 3 додатку 3, щоб бухгалтерська служба точно визначила економію?    

Методика проведення функціонального аудиту органів виконавчої влади в умовах воєнного стану не містить такої вимоги. Водночас, для більш глибокого аналізу та точного розрахунку можливої економії рекомендується розділяти посади за категоріями (підкатегоріями).