1. В яких державних органах проводиться функціональний аудит?

Відповідно до розпорядження КМУ від 16 вересня 2022 р. № 824-р функціональний аудит обов’язково проводиться в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, їх територіальних органах, крім тих, що провадять свою діяльність у сфері національної безпеки та оборони. Винятком також є територіальні органи, що розташовані на тимчасово окупованій Російською Федерацією території України.

2. Територіальні органи, розташовані у яких областях, можна віднести до таких що не підлягають проведенню функціонального аудиту у зв’язку з тим, що вони знаходяться на тимчасово окупованій Російською Федерацією території України?

Наказом Мінреінтеграції від 25 квітня № 75 (зі змінами, внесеними наказом від 13.09.22 №206)  затверджено оновлений перелік відповідних територій. Враховуючи строк проведення аудиту, а також те, що перелік не є фіксованим – він регулярно актуалізується, пропонуємо орієнтуватися на цю редакцію наказу.

3. Чи потрібно проводити функціональний аудит в територіальних управліннях,  які не окуповані, але на території яких тривають бойові дії? 

Так, якщо є технічна можливість та якщо орган продовжує функціонувати і виконувати покладені на нього завдання.

4. Чи проводиться функціональний аудит в організації, яка зареєстрована в Луганській області, всі працівники виїхали з окупації, але повністю не мають змоги виконувати свої посадові обов'язки? Територіальний орган ЦОВВ не перереєстровували в іншій області, оскільки всі спеціалісти знайшли прихисток у різних містах країни.

Такий державний орган не зобов’язаний проводити функціональний аудит, оскільки розташований на тимчасово окупованій території.

5. В Управлінні 16 районів перебувають на простої, так як знаходяться на тимчасово окупованій території України, 11 районів працюють. Як проводити функціональний аудит? Проводити лише в тих районах, які працюють, чи зовсім не проводити функціональний аудит в цілому Управлінні?

Якщо юрисдикція державного органу охоплює не тільки тимчасово окуповані території, в такому разі рекомендується проводити функціональний аудит. По можливості та у разі наявності інформації стосовно підрозділів (розташованих на тимчасово окупованих територіях), у фінальному звіті такого державного органу, який подається відповідному ЦОВВ, може зазначатися інформація по всім підрозділам, які входять до його складу. В іншому випадку зазначається тільки наявна інформація.

Для проведення подальшого об’єктивного аналізу рекомендується зазначати чисельність працівників, які  знаходяться на тимчасово окупованій території. По можливості рекомендується також виокремлювати функції та іншу наявну інформацію.

6. Чи проводиться функціональний аудит в органі, який перебуває у стані припинення (ліквідації)? Якщо так - то хто приймає рішення про його проведення?

Ні, оскільки рішення щодо функцій такого органу вже прийнято. У такому разі відповідний орган (якщо це терорган) в своєму листі на ЦОВВ зазначає підставу (рішення), на основі якого проводиться припинення (ліквідація). Такий лист рекомендується враховувати  ЦОВВ при підготовці фінального звіту та долучати до матеріалів, які надсилаються КМУ і НАДС.

7. Чи проводити функціональний аудит в державному органі, який реорганізовується (крім ліквідації).

Якщо реорганізація ще не завершена та передбачає зміну: переважної більшості функцій, юрисдикції державного органу, стосується статусу юридичної особи публічного права, і загалом є глобальною - функціональний аудит може не мати практичного значення. За рішенням керівника такого державного органу про це може бути зазначено в листі, який надсилається відповідному ЦОВВ або КМУ і НАДС, із зазначенням підстави реорганізації та обґрунтуванням. 

ЦОВВ, до якого надійшов такий лист, рекомендується долучити його до фінального звіту. Також ЦОВВ може викласти в звіті власну позицію стосовно відповідного територіального органу.

Якщо ж зміни точкові, а реорганізація суттєво не впливає на діяльність державного органу, функціонал загалом не змінюється, як і статус юридичної особи  - функціональний аудит в такому органі доцільно проводити. Наприклад, якщо  змінюється лише структура органу, що пов’язано з оптимізацією процесів, людських ресурсів, якщо додаються чи виключаються окремі функції державного органу.

8. Чи потрібно проводити функціональний аудит в структурних підрозділах місцевих державних адміністрацій з правом юридичної особи публічного права? Хто приймає рішення про проведення такого аудиту?

Згідно з пунктом 3 розпорядження Кабінету Міністрів України від 16 вересня 2022 р. № 824-р інші державні органи, зокрема, місцеві державні адміністрації не зобов’язані, але мають право проводити функціональний аудит. Це лише рекомендація. Рішення про проведення функціонального аудиту приймає безпосередньо керівник, тобто голова МДА. У разі прийняття такого рішення, застосовується Методика, про що листом НАДС в порядку інформування повідомлено відповідні державні органи.

9. Якщо під час функціонального аудиту державному органу додають нові функції і змінюються відповідно Положення про орган та положення про самостійні структурні підрозділи, чи проводити ФА заново?

Проведення функціонального аудиту триває до 31 жовтня. Враховуючи кінцевий строк, у разі зміни функціоналу в процесі проведення функціонального аудиту не потрібно проводити його заново. Натомість рекомендуємо врахувати передбачені законами чи іншими  нормативно-правовими актами вищої чи однакової юридичної сили зміни в функціоналі державного органу ще до їх закріплення в положенні про такий державний орган та його підрозділи. При підготовці звіту з висновками і рекомендаціями пропонується зазначати інформацію про підставу зміни функціоналу та джерело нових функцій. Також рекомендується враховувати актуальну інформацію про функціонал і необхідні ресурси для забезпечення його виконання.