1. У чому полягає процедура забезпечення Міністерством проведення функціонального аудиту територіального органу? 

Територіальні органи, які в розумінні Закону України “Про державну службу” є державними органами, самостійно забезпечують проведення функціонального аудиту починаючи з видання наказу і завершують його поданням звіту до ЦОВВ. Водночас, загальна координація за дотриманням строків, інформаційний супровід, зокрема, надсилання підготовлених НАДС методологічних матеріалів та узагальнення звітів своїх територіальних органів здійснюється відповідним міністерством чи іншим ЦОВВ.

2.На підставі чого повинен проводитися функціональний аудит в органі? Чи може керівник сам прийняти рішення про строк проведення функціонального аудиту? 

Організація проведення функціонального аудиту органу виконавчої влади здійснюється шляхом видання керівником органу виконавчої влади наказу, в якому зазначається дата початку, строк проведення функціонального аудиту та відповідальний структурний підрозділ.

Розпорядженням Кабінету Міністрів України від 16 вересня 2022 р. № 824-р  визначено, проведення функціонального аудиту здійснюється у строк до 31 жовтня 2022 року. Тому керівник повинен визначити строк не пізніше 31 жовтня. До 02 листопада 2022 року державні органи повинні подати Кабінетові Міністрів України та Національному агентству з питань державної служби звіти за результатами проведення функціонального аудиту. 

3. Чи необхідно проводити функціональний аудит в управлінні з невеликою кількістю працівників?

Так, функціональний аудит проводиться у кожному державному органі, визначеному розпорядженням,  незалежно від штатної чисельності.

4. Чи є особливості проведення функціонального аудиту державного органу, який організовує роботу об'єктів критичної інфраструктури, зокрема системи охорони здоров'я?

Ні, немає. Зазначені органи проводять функціональний аудит, як і всі інші відповідно до Методики проведення функціонального аудиту органів виконавчої влади в умовах воєнного стану. 

5. Яким чином проводити функціональний аудит структурних підрозділів, які перебувають на простої?

Чи проводиться функціональний аудит посад, працівники яких перебувають на простої?

Якщо державний орган працює, а окремі структурні підрозділи / посади знаходяться на простої, функціональний аудит щодо них проводиться також. Винятком є лише ті державні органи, які знаходяться на тимчасово окупованих територіях, а також винятком можуть бути ті державні органи, що знаходяться на простої в зоні бойових дій і державний орган не працює.

6. Чи проводиться функціональний аудит функцій патронатної служби?

Чи обов'язково проводити функціональний аудит кадрової служби, бухгалтерської служби, діловодства і т.д.? 

Так. Функціональний аудит проводиться стосовно всіх функцій самостійних структурних підрозділів та окремих посад спеціалістів, у разі недоцільності утворення структурного підрозділу, незалежно від того чи виконуються вони на посадах державної служби або інших посадах, не віднесених до посад державної служби.

7. Як проводити аудит органу, в якому переважна кількість працівників не є державними службовця, а особи начальницького складу зі спеціальними званнями?

Аналогічно як і в інших органах відповідно до Методики проведення функціонального аудиту органів виконавчої влади в умовах воєнного стану.

8. Що робити і як відображати штатні посади, які не зайняті під час воєнного стану?

Відображати як вакантні.

9. На який структурний підрозділ краще покласти відповідальність за проведення функціонального аудиту?

Відповідальним структурним підрозділом може бути служба управління персоналом, структурний підрозділ, відповідальний за стратегічне планування роботи державного органу, юридична служба чи інший структурний підрозділ на розсуд керівника.

Головне, щоб такий структурний підрозділ добре орієнтувався в процесах та суті діяльності державного органу.

Відповідно до методики є 3 критерії визначення відповідального підрозділу:

• розуміння пріоритетів роботи органу виконавчої влади у період воєнного стану;
• знання робочих процесів у межах органу виконавчої влади;
• ділова репутація керівника самостійного структурного підрозділу.

10. Яка роль бухгалтерської служби у проведенні функціонального аудиту?

Бухгалтерська служба долучається до підготовки звіту за результатами функціонального аудиту в частині розрахунків щодо можливої економії фонду оплати праці та видатків на утримання органу виконавчої влади.

11. Хто має здійснювати аудит структурного підрозділу, якщо посада керівника структурного підрозділу вакантна?

Працівник, на якого покладено виконання обов’язків керівника самостійного структурного підрозділу або один із працівників такого структурного підрозділу у разі відсутності ВО чи ТВО.

12. Ми новосворений орган, працюємо трохи більше одного року, згідно Положення - функція контролю. Як можна виявити неактуальні функції якщо вона одна.

У положенні не може бути одна функція. При визначенні переліку функцій доцільно керуватися поняттям «функції», визначеному у Порядку розроблення посадових інструкцій державних службовців категорій «Б» та «В», затвердженому наказом НАДС від 11 вересня 2019 року № 172-19.

Функції – це перелік напрямів діяльності, у даному випадку структурного підрозділу, що дозволяють реалізувати покладені на них завдання та досягти поставлених цілей.

Крім того, якщо це окремий державний орган з достатньою чисельністю, то в його складі є структурні підрозділи. Під час функціонального аудиту здійснюється аналіз саме структурних підрозділів, їх функцій, а не самого державного органу.

Функціональний аудит може проводитися на основі положення про державний орган лише у тому випадку, якщо він малочисельний та не містить у складі структурних підрозділів.

Також є випадок, коли у державному органі один структурний підрозділ, а інші посади є окремими посадами спеціалістів. Тому аудит функціоналу таких спеціалістів проводиться або на основі типового положення (аудит, антикор) або на основі посадових інструкцій. 

13. Якщо територіальний орган не юридична особа, чи проводиться функціональний аудит?

Якщо територіальний орган не має статусу юридичної особи публічного права, то функціональний аудит щодо нього проводиться центральним апаратом ЦОВВ. Проте, такий територіальний орган все одно залишається учасником функціонального аудиту на рівні з самостійними структурними  підрозділами ЦОВВ.

14. Чи можна за рішенням керівника визначити не відповідальний структурний підрозділ, а уповноважену особу, відповідальну за проведення функціонального аудиту?

НАДС не рекомендує покладати проведення функціонального аудиту на одну особу через досить високу складність проведення та високий рівень навантаження.

Визначати відповідальним окремого працівника можна у разі, якщо державний орган є малочисельним.

15. Чи потрібно проводити функціональний аудит по окремих посадах державних службовців (головний спеціаліст-бухгалтер, головний спеціаліст-юрисконсульт)?

Так, щодо посад державної служби категорії «В», визначених структурою органу виконавчої влади у разі недоцільності утворення окремого структурного підрозділу, також проводиться функціональний аудит. Щодо кожної такої посади заповнюються Анкета функціонального аудиту та Довідка щодо первинних результатів функціонального аудиту.

16. Прошу уточнити відповідь: якщо в ЦОВВ 500 працівників, серед них є особи начальницького складу, а 200 державні службовці, то аудит проводити по усіх посадах чи лише посадах державної служби?

Функціональний аудит проводиться щодо самостійних структурних підрозділів та не концентрується виключно на посадах державної служби. Аудиту підлягає весь функціонал державного органу, всі його самостійні структурні підрозділи та  посади державної служби категорії «В», визначені структурою органу виконавчої влади у разі недоцільності утворення окремого структурного підрозділу. Саме тому не має значення чи є в структурному підрозділі посади державної служби чи немає.

17. Орган не проводить контрольні заходи у зв’язку з мораторієм, однак очікується внесення змін, якими мораторій буде знято, ці функції за критерієм віднести до важливих, актуальних чи до критичних?

Наразі, поки зміни не внесено, такі функції належатимуть до категорії “важливі, але неактуальні” на період воєнного стану.

18. Чи можна прописати в рекомендаціях що установи, які відносяться до критичної інфраструктури, не повинні проводити аудит, адже всі функції такої установи є критичними?

В установах, які відносяться до критичної інфраструктури не можна автоматично всі функції відносити до критичних оскільки в таких установах існує та виконується значна кількість функцій, що прямо не відносяться до забезпечення критичної інфраструктури (кадрова служба, юридична служба, бухгалтерська служба тощо). Крім того, за результатами функціонального аудиту керівник такої установи матиме можливість переглянути актуальність її функцій, що дозволить підвищити ефективність роботи установи.