1. Порядок оформлення та надання звіту про проведення функціонального аудиту. Яка структура звіту?
Звіт формується уповноваженим структурним підрозділом на основі зібраної інформації з урахуванням інформації, наданої бухгалтерською службою.
Звіт складається мінімум з 6 частин відповідно до Методики: вступ; розділ 1 «Аналіз функцій органу виконавчої влади в умовах воєнного стану»; розділ 2 «Аналіз можливостей оптимізації функцій та штатної чисельності органу виконавчої влади»; висновки; рекомендації; додатки.
Уповноваженим структурним підрозділом може бути ініційовано додавання інших розділів та інформації, не передбаченої Методикою.
При заповненні Розділів 1 та 2 звіту обов’язково необхідно скористатися Формами аналізу інформації для застосування під час підготовки розділів звіту за результатами функціонального аудиту (додаток 5 до Методики), решта інформації відображається у довільній формі.
Звіт направляється керівнику державного органу, а після узгодження альтернативних варіантів та вибору одного, до КМУ та НАДС.
Наголошуємо, що необхідність дотримання визначених Методикою форм зумовлена необхідністю подальшого опрацювання та аналітики результатів функціонального аудиту різних органів за подібними критеріями.
2. Які документи надсилаються до КМУ та НАДС та які додатки необхідно приєднати звіту?
До КМУ та НАДС надсилається звіт державного органу з додатками. Серед додатків до звіту повинні бути Анкети функціонального аудиту (бажано в одному файлі різними вкладками) та звіти територіальних органів (за наявності).
3. Що таке Узагальнена Анкета функціонального аудиту, яка надається додатком?
Узагальнена анкета є документом в форматі XLSX (XLS) в якому окремими вкладками додано заповнені Анкети функціонального аудиту кожного самостійного структурного підрозділу.
4. Як правильно відобразити в звіті центрального апарату результати функціонального аудиту територіальних органів?
Територіальні органи, які в розумінні Закону України “Про державну службу” є державними органами, самостійно проводять функціональний аудит щодо себе та направляють звіти відповідному міністерству чи ЦОВВ. Центральний орган виконавчої влади аналізує отриману інформацію від територіальних органів та формує узагальнені положення. НАДС рекомендує зведену аналітичну інформацію про результати проведення функціонального аудиту територіальних органів додати до звіту міністерства чи іншого ЦОВВ окремим розділом та підготувати бачення щодо подальшої роботи територіальних органів. Про це варто зазначити у висновках та рекомендаціях за результатами функціонального аудиту перед поданням звіту на розгляд керівника державного органу.
5. До фінального звіту ЦОВВ, який надсилатиметься до НАДС та КМУ, додавати всі звіти територіальних органів по кожному окремо чи узагальнено підготувати один по всім терорганам?
При підготовці звіту ЦОВВ, в яких є територіальні органи, НАДС рекомендує, виокремити в окремому розділі звіту узагальнену аналітичну інформацію щодо результатів аудиту територіальних органів. Додатком до такого звіту надаються окремо всі звіти про проведення функціонального аудиту кожного територіального органу.
6. При наявності трьохрівневої структури органу державної влади звіт по функціональному аудиту подається по кожному рівню окремо або ні?
Міністерство чи інший ЦОВВ збирає звіти усіх своїх територіальних органів, які в розумінні Закону України “Про державну службу” є державними органами, та додає їх до свого звіту, який надсилається КМУ та НАДС до 02.11.2022.
За наявності трирівневої структури, органи обласного рівня узагальнюють інформацію по районному рівню та передають її центральному органу. Кожен такий орган обласного рівня подає звіт за результатами функціонального аудиту, додатками до якого є Анкети функціонального аудиту відповідного органу, а також звіти органів районного рівня.
7. Чи є зразок звіту? Чи є приклади додаткових матеріалів до звіту?
Ні. Звіт у кожного органу може мати свою специфіку. Водночас розділом ІІІ Методики проведення функціонального аудиту органів виконавчої влади в умовах воєнного стану передбачено структуру звіту та Форми аналізу інформації для застосування під час підготовки розділів звіту за результатами функціонального аудиту (додаток 5) для кожного з розділів.
8. Яка роль і дії бухгалтерської служби у проведенні функціонального аудиту?
Бухгалтерська служба забезпечує проведення розрахунків можливої економії видатків на утримання органу виконавчої влади та оплату праці на основі інформації, наданої уповноваженим структурним підрозділом. Подає такі розрахунки для їх включення до звіту.
9. Розрахунок можливої економії коштів, що є складовою звіту, здійснюється виключно по оптимізації штату? Як щодо інших статей видатків, пов'язаних з можливим скороченням персоналу та функцій органу?
Розрахунок економії коштів повинен включати в себе всі можливі статті видатків. Звіт не повинен обмежуватись лише розрахунком економії фонду заробітної плати.
10. Звіт підписує керівник органу чи керівник апарату (державний секретар)?
Звіт розглядає і підписує керівник державного органу. В міністерстві це міністр.
11. За результатами розгляду звіту керівник приймає рішення, яким чином оформляється дане рішення? І чи подається воно до НАДС і КМУ?
Оформлення рішення за результатом функціонального аудиту повністю залежить від того, яке саме рішення було прийнято. Оформлюватись таке рішення може у вигляді наказу, резолюції, доручення, листа органу тощо. За змістом це може бути пропозиції щодо внесення змін до актів законодавства, наприклад, зміни до положення про державний орган, які вносяться в установленому порядку на розгляд Уряду тощо.
12. Чи можливе, за результатами функціонального аудиту, збільшення чисельності окремих структурних підрозділів за рахунок зменшення або ліквідації інших структурних підрозділів, без збільшення штатної чисельності органу виконавчої влади?
Так. Наприклад, у разі укрупнення структурних підрозділів, якщо це функціонально аргументовано та доцільно. Але без збільшення чисельності державного органу загалом.
13. Чи може бути так, що після проведення функціонального аудиту, всі залишаються на робочих місцях і відправляти у простій немає кого?
Таке ймовірно, якщо функції структурного підрозділу залишаються актуальними на період воєнного стану без зміни навантаження на структурний підрозділ. Крім того, від початку введення воєнного стану багато державних орагнів вже оголосили простій щодо певної кількості працівників. У такому разі кількість працівників щодо яких оголошено простій може залишитися незмінною.
14. Якщо займана посада не буде важлива під час військового стану, чи передбачається можливість переводу на іншу посаду, яка буде важлива?
Керівник державного органу відповідно до законодавства має право прийняти таке рішення про внутрішню ротацію у разі необхідності.
15. Чи можна вважати результати функціонального аудиту оптимізацією державної служби, що потягне за собою скорочення посад державної служби?
Одним із результатів функціонального аудиту є оптимізація функцій та посад державної служби, що направлені на збереження ефективності і результативності роботи державного органу з використанням мінімальних ресурсів. Методика проведення функціонального аудиту має лише одне застереження, що результатами проведення функціонального аудиту не може бути збільшення штатної чисельності органу виконавчої влади.