Шановні колеги! Щороку результати службової діяльності державних службовців підлягають оцінюванню. Задля правильного розуміння всіх етапів та алгоритму проведення оцінювання, експертами Генерального департаменту з питань управління персоналом на державній службі та в органах місцевого самоврядування протягом вересня проведено серію вебінарів. Учасникам розповіли про нюанси визначення результатів виконання завдань, алгоритм дій процедури оцінювання. За підсумками проведення вебінарів, пропонуємо добірку відповідей на найпоширеніші питання щодо оцінювання результатів службової діяльності держслужбовців.  

1. Якщо державний службовець з березня 2022 року до дати наказу про визначення результатів виконання завдань перебуває у простої або відпустці без збереження заробітної плати, наданої відповідно до статті 26 Закону України «Про відпустки», чи включати його в такий наказ?

Відповідь: пункт 14 Порядку проведення оцінювання результатів службової діяльності державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 23 серпня 2017 р. № 640, (далі – Порядок) містить вичерпний перелік обставин, перебуваючи в яких на момент видання згаданого наказу, державний службовець до такого наказу не включається, а визначення результатів виконання ним завдань не здійснюється. Таких обставин, як простій та відпустка без збереження заробітної плати, надана відповідно статті 26 Закону України «Про відпустки», частин третьої або четвертої статті 12 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» в цьому переліку немає.

Згаданим пунктом Порядку визначено, що визначення результатів виконання завдань, затвердження висновку не проводиться, якщо на дату прийняття наказу (розпорядження) про визначення результатів виконання завдань державний службовець працює на займаній посаді у звітному році з визначеними йому завданнями менше трьох місяців. Окремо звертаємо увагу, що такий тримісячний строк необхідно рахувати від дати визначення завдань.

Отже, державні службовці, яким в грудні (січні, лютому) були визначені завдання, проте на момент винесення наказу вони відсутні на роботі у зв’язку з простоєм або відпусткою без збереження заробітної плати, наданої відповідно статті 26 Закону України «Про відпустки», частин третьої або четвертої статті 12 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», включаються у згаданий наказ. Це ж стосується і державних службовців, які відсутні на роботі і з якими втрачено зв’язок, зокрема, через їх перебування на тимчасово окупованих територіях. Завдання, які не виконані через таку відсутність, згідно з критеріями виставлення балів, що містяться у додатку 4 до Порядку, не підлягають оцінюванню. В такому разі визначення результатів виконання завдань проводиться безпосереднім керівником та керівником самостійного структурного підрозділу (за наявності) без оціночної співбесіди, а відповідну форму заповнює безпосередній керівник.

2. Чи здійснюється визначення результатів виконання завдань державними службовцями, які мобілізовані, а також увільнені з посад державної служби у зв'язку із участю у діяльності добровольчих формувань територіальних громад?

Згідно з пунктом 14 Порядку визначення результатів виконання завдань, затвердження висновку не проводиться, якщо на дату прийняття наказу (розпорядження) про визначення результатів виконання завдань державний службовець відсутній на службі у зв’язку з призовом на строкову військову службу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період або прийняттям на військову службу за контрактом, зокрема шляхом укладення нового контракту на проходження військової служби, під час дії особливого періоду.

Отже мобілізовані державні службовці до наказу про визначення результатів виконання завдань не включаються, а стосовно тих, хто увільнений у зв’язку із підписанням контракту з добровольчим формуванням територіальних громад (зарахуванням до територіальної оборони), визначення результатів виконання завдань здійснюється в порядку, передбаченому для державних службовців, які відсутні на роботі під час такого етапу оцінювання результатів службової діяльності.

3. Хто має видати наказ (розпорядження) у військовій адміністрації щодо визначення результатів виконання завдань державними службовцями: керівник апарату чи начальник такої адміністрації?

Частиною четвертою статті 44 Закону України «Про державну службу» (далі – Закон) встановлено, що висновок щодо результатів оцінювання службової діяльності затверджується наказом (розпорядженням) суб’єкта призначення. Крім того, пунктами 15 та 16 Порядку передбачено, що для визначення результатів виконання завдань суб’єктом призначення приймається наказ (розпорядження), а висновок затверджується наказом (розпорядженням) суб’єкта призначення у грудні звітного року.

Відповідно до частини шостої статті 15 Закону України «Про правовий режим воєнного стану» начальник військової адміністрації, серед іншого, призначає на посади та звільняє з посад посадових і службових осіб, інших працівників відповідної військової адміністрації.

Таким чином, суб’єктом призначення у військовій адміністрації є начальник цієї адміністрації і саме він має видати згадані розпорядчі акти.

4. Наказ (розпорядження) про визначення результатів виконання завдань державними службовцями категорії «Б» і «В» державного органу має бути виданий 1 жовтня звітного року чи може бути виданий пізніше? 

Згідно з пунктом 13 Порядку визначення результатів виконання завдань проводиться у жовтні – грудні за період з 1 січня поточного року або з дати визначення завдань і ключових показників до дати прийняття наказу (розпорядження) про визначення результатів виконання завдань. Таким чином, наказ (розпорядження) про визначення результатів виконання завдань державними службовцями категорії «Б» і «В» державного органу може бути виданий у період з жовтня по грудень звітного року. Водночас для визначення дати прийняття такого розпорядчого акта необхідно враховувати кількість державних службовців державного органу, результати виконання завдань якими підлягають оцінюванню в цьому році, оскільки необхідно здійснити всі етапи процедури оцінювання і встигнути преміювати відмінників в поточному звітному році.

Окремо звертаємо увагу, що датою завершення звітного періоду є дата видання згаданого наказу (розпорядження). У разі видання цього розпорядчого акта у вересні – звітний період для державних службовців цього органу завершиться до початку фактичного нормативно встановленого періоду для визначення результатів оцінювання.

5. Чи можуть бути всім державним службовцям державного органу виставлені відмінні оцінки за результатами щорічного оцінювання?

Відповідь: Законом та Порядком не встановлена гранична кількість відмінних оцінок, що можуть бути виставлені державним службовцям в державному органі. Разом з тим, на думку НАДС, виставлення всім державним службовцям відмінних оцінок може свідчити про формальний підхід до проведення цієї процедури, зокрема при визначенні завдань і ключових показників.

6. Яку максимальну кількість кредитів ЄКТС має набрати державний службовець в межах індивідуальної програми під час воєнного стану для отримання відмінної та позитивної оцінки?

Згідно з критеріями вставлення балів, що містяться у додатку 4 до Порядку, для виставлення за виконане державним службовцем завдання найвищого балу, а саме «4», серед іншого таким державним службовцем має бути пройдено професійне навчання відповідно до індивідуальної програми, за результатами якого нараховано не менше ніж 0,4 кредиту ЄКТС.

Критерії виставлення інших балів не містять згадки про необхідність проходження професійного навчання і нарахування певної кількості кредитів ЄКТС.

У період дії воєнного стану ці критерії виставлення балів залишаються незмінними і обов’язковими.

7. Якщо для державного службовця не складалася індивідуальна програма, разом з тим він якісно виконав завдання у звітному періоді, чи можливо йому затвердити оцінку «відмінно»?

Критерії виставлення балів, що містяться у додатку 4 до Порядку, є обов’язковими. Згідно з цими критеріями бал «4» виставити за завдання можливо якщо воно виконано своєчасно (завчасно), результат високої якості, його досягнуто з високим ступенем самостійності (за необхідності командної роботи), ініціативності, робота проводилась ефективно, з дотриманням правил етичної поведінки. Під час виконання завдання державним службовцем вносилися пропозиції щодо інших документів або їх удосконалення. Пройдено професійне навчання відповідно до індивідуальної програми, за результатами якого нараховано не менше ніж 0,4 кредиту Європейської кредитної трансферно-накопичувальної системи (ЄКТС).

Отже, якщо індивідуальна програма державному службовцю не була складена, претендувати на найвищий бал за виконане завдання він не може, оскільки результати його роботи (проходження служби) не відповідатимуть наведеним критеріям.

8. Якщо безпосередній керівник державного службовця перебуває на посаді менше трьох місяців, чи має він право оцінювати результати службової діяльності підпорядкованого працівника?

Статтею 44 Закону України «Про державну службу» та Порядком передбачено повноваження безпосереднього керівника державного службовця в процесі оцінювання. Отже кожен безпосередній керівник має здійснювати всі свої функції, передбачені процедурою оцінювання, незалежно від того скільки часу він обіймає свою посаду і на якому етапі оцінювання він був на таку посаду призначений.

9. Якщо безпосередній керівник державного службовця звільнився, а заступника немає, хто буде визначати результати виконання завдань державного службовця?

Відповідь: у наведеній ситуації функції безпосереднього керівника буде здійснювати виконуючий обов’язки за цією посадою. Якщо ж відповідні функції та повноваження ні на кого не покладені, то безпосереднім керівником, а саме найближчим керівником, якому прямо підпорядкований державний службовець, стає керівник вищого рівня (керівник структурного підрозділу або самостійного структурного підрозділу або органу відповідно).

10. Чи здійснюється визначення результатів виконання завдань державних службовців, якщо у вересні звітного року структурний підрозділ, в якому вони працюють, було перейменовано?

Якщо відбулось виключно перейменування структурного підрозділу або посади, то зміна таких назв на процедуру оцінювання жодним чином не впливає. Проте, якщо мається на увазі не лише перейменування, а зміни, які спричинили переведення державних службовців, то відповідно до пункту 8 Порядку, після переведення, незважаючи на те, чи спричинило таке переведення зміну обсягу посадових обов’язків державного службовця, процедура оцінювання, що тривала до переведення, припиняється, і має розпочатись нова процедура оцінювання.

11. Якщо працівника призначено на посаду державної служби у вересні, чи необхідно визначати йому завдання на поточний звітний рік? 

Згідно з пунктом 12 Порядку, завдання на поточний звітний рік визначаються у січні-вересні цього року протягом 10 робочих днів з моменту призначення особи на посаду державної служби. Разом з тим, якщо згаданий строк визначення завдань спливає у жовтні звітного року, завдання на поточний звітний рік, якщо їх не встигли визначити у вересні, встановлювати не потрібно.

12. Чи підлягають оцінюванню результати службової діяльності державних службовців категорії «Б» і «В», які перебувають за штатом держаного органу?

Згідно з частиною першою статті 44 Закону України «Про державну службу», а також пунктами 12 та 14 Порядку, визначення завдань, визначення результатів виконання завдань та затвердження висновку щодо результатів оцінювання має бути здійснено щодо всіх державних службовців, які працюють на займаних посадах (з урахуванням умов, передбачених наведеними положеннями законодавчих актів). Отже, віднесення посади категорії «Б» або «В» за штат державного органу жодним чином не перешкоджає визначенню результатів службової діяльності державного службовця, який перебуває на такій посаді.

13. Якщо під час евакуації з тимчасово окупованих територій були втрачені завдання державного службовця, а відновлення таких завдань є неможливим, як здійснювати визначення результатів виконання завдань стосовно цього державного службовця?

У наведеній ситуації через втрату базового документу процедури оцінювання визначення результатів виконання завдань таким державним службовцем у поточному звітному періоді не проводиться. У відомостях про оцінювання результатів службової діяльності (додаток 3 до Особової картки державного службовця) має бути здійснена відповідна відмітка, а саме вказана причина припинення оцінювання.

14. Чи доцільно проводити визначення результатів виконання завдань державними службовцями в державному органі, де проходить реорганізація або ліквідація?

Стаття 44 Закону містить імперативні норми, що передбачають обов’язкове щорічне оцінювання результатів службової діяльності державних службовців. Разом з тим, порядок містить умови за яких таке оцінювання припиняється або не проводиться. Водночас перелік згаданих умов не містить ані реорганізацію, ані ліквідацію державного органу. Таким чином державні органи, в яких відбуваються згадані процедури, проводять оцінювання відповідно до Порядку. Якщо в ході реорганізації або ліквідації державного органу державного службовця під час одного з етапів оцінювання буде звільнено або переведено на іншу посаду, то згідно з пунктом 8 Порядку таке оцінювання припинеться.

15. Чи правомірно виставити державному службовцю відмінну оцінку, якщо в звітному періоді на нього було накладено дисциплінарне стягнення?

Згідно з критеріями виставлення балів, що містяться у додатку 4 до Порядку, відмінна оцінка, а саме бал «4» виставляється якщо завдання виконано своєчасно (завчасно), результат високої якості, його досягнуто з високим ступенем самостійності (за необхідності командної роботи), ініціативності, робота проводилась ефективно, з дотриманням правил етичної поведінки. Під час виконання завдання державним службовцем вносилися пропозиції щодо інших документів або їх удосконалення. Пройдено професійне навчання відповідно до індивідуальної програми, за результатами якого нараховано не менше ніж 0,4 кредиту Європейської кредитної трансферно-накопичувальної системи (ЄКТС).

Таким чином, якщо накладене на державного службовця дисциплінарне стягнення не стосується встановлених йому завдань, а також дотримання ним правил етичної поведінки, таке стягнення не перешкоджає отриманню цим державним службовцем відмінної оцінки за результатами оцінювання його службової діяльності.