Поговоримо про зміни! Публічний службовець сьогодні повинен володіти значною кількістю навичок та компетентностей щоб бути ефективним на своєму робочому місці. Ситуація в країні змінюється і службовці мають швидко реагувати та адаптуватися до таких змін. Часто це досить стресовий процес, адже організаційна культура органу може тяжіти до консервативного стилю керівництва, а саме від цього й залежить, як працівники сприйматимуть зміни. 

Під час війни рішення про необхідність змін часто доводиться приймати швидко. Та цей факт не заперечує потреби в управлінні змінами та структурованому підході  до цього процесу. 

Тож пропонуємо ознайомитися з деякими порадами для фахівців з управління персоналом щодо ефективного управління змінами в органі та визначити їх роль у супроводі цього процесу.

• Визначте чинний стан справ

Передусім варто визначити “відправну точку” щодо ситуації чи діяльності, що потребує змін. Це важливо, адже зміни — завжди стресовий процес. Тож щоб ініціювати зміни організуйте проведення аналізу цього робочого процесу, зокрема: у чому саме полягає така діяльність, що для неї необхідно, які чинники спонукають персонал виконувати роботу саме так, а не інакше. І лише після цього, за потреби, давайте свої рекомендації щодо необхідності змін.

• Чітко визначте цілі змін

Для управління змінами необхідно розуміти, яких цілей потрібно досягти, а також визначити, чому вони важливі для вашого органу. Супроводжуйте процес визначення цілі змін. Заручіться підтримкою керівників структурних підрозділів та пам'ятайте, що сформовані операційні цілі мають бути повністю узгоджені зі стратегічними цілями органу. Зважте на ризики та зверніть увагу, які проблеми можуть виникнути. 

• Плануйте зміни

Без плану ефективне управління змінами неможливе. Планування змін дає змогу визначити їхній вплив на діяльність органу, виявити їхні переваги, можливі труднощі й альтернативи їх реалізації.

Спільно з керівництвом підрозділу, у якому відбуватимуться зміни, ініціюйте створення дорожньої карти, яка чітко формулює та вимірює успіх, а також пояснює, як зміни вплинуть на діяльність органу — його співробітників і громадян.

• Інформуйте персонал

Щоб успішно впровадити зміни в органі, потрібно пояснити працівникам, чому зміни необхідні, зокрема, розповісти про ризики збереження попереднього формату роботи. Коли в органі відкрито говорять, чому потрібні зміни, співробітники здебільшого готові долучитися, розуміють свою роль і активно працюють над тим, щоб трансформація відбулася. Коли співробітники поділяють позицію щодо необхідності змін, це також зменшує кількість негативних чуток або спекуляцій.

• Впроваджуйте та підтримуйте зміни

Коли підготовчі дії для впровадження змін зроблено, важливо зберігати концентрацію та дотримуватися плану, щоб досягти бажаного результату. Вашим завданням стане створення довірливої атмосфери у якій підтримується культура змін. Наприклад, якщо акценти мети, до якої рухався ваш орган, змінилися — це нормально корегувати визначені раніше кроки. У період впровадження змін важливим елементом є навчання персоналу, адже працівників слід навчити новим правилам і підходам, тож допоможіть їм дізнатися про них.

• Оцінюйте результат

Після впровадження запланованих змін, подумайте про те, які ваші дії спрацювали, а які ні, щоб потім вчитися на результатах пройденого шляху. Корисно фіксувати ефективність процедур за які ви відповідали у цьому процесі, визначати, що із реалізованого найбільше задовольнило потреби вашого органу. Так ви будете готові до майбутніх трансформацій, підходитимете до них з упевненістю та оцінюватимете їх як нові можливості для органу.

Довідково: 

Корисні матеріали та ресурси до теми:

• Посібник з формування організаційної культури або як скласти пазл вашої організаційної культури

• Тематичні навчальні програми на Порталі управління знаннями