Колеги! Публікуємо відповіді на найбільш поширені запитання під час вебінару “Проведення класифікації посад державної служби в умовах воєнного стану”. 

Щодо організації проведення класифікації посад державної служби у державному органі

1. Чи проводиться класифікація посад державної служби самостійно державним органом, який не має статусу юридичної особи публічного права?

Так. Згідно з пунктом 6 Алгоритму проведення класифікації посад державної служби в умовах воєнного стану (далі - Алгоритм) класифікація посад проводиться кожним державним органом незалежно від його штатної чисельності. Класифікація посад у відокремленому підрозділі або територіальному органі державного органу без статусу юридичної особи публічного права може проводитися таким підрозділом або органом самостійно, якщо керівник такого підрозділу або органу виконує функції керівника державної служби в державному органі. 

2. Чи потрібно проводити класифікацію посад у державному органі, який ліквідується і в якому залишилась працювати лише ліквідаційна комісія, яка завершує виконання ліквідаційних заходів?

Ні. Якщо державний орган перебуває у стані ліквідації проводити класифікацію посад державної служби не доцільно. 

3. Хто такі відповідальні за проведення класифікації?

Згідно з пунктом 3 Алгоритму одним із учасників класифікації посад є служба управління персоналом або інший структурний підрозділ, або державний службовець категорії “В”, визначений структурою державного органу в разі недоцільності утворення окремого структурного підрозділу, уповноважені на проведення класифікації посад. Це і є відповідальний структурний підрозділ, який у подальшому визначається у розпорядчому документі (наказі) щодо проведення класифікації посад в державному органі, його апараті (секретаріаті).

4. Якщо провести класифікацію посад і подати в НАДС, а в новому році зміниться штатний розпис, скільки часу дається на проведення класифікації новоутворених посад?

У такому випадку у новому році ви можете провести класифікацію повторно. Повторна класифікація посад наступного року проводиться згідно Алгоритмом проведення класифікації посад державної служби в умовах воєнного стану. У разі проведення повторної класифікації посад видається наказ, у якому зазначається кількість посад державної служби, які передбачається ввести до нової структури та (або) штатного розпису державного органу або щодо яких передбачається внести відповідні зміни.

Час проведення повторної класифікації не обмежений нормативно-правовими актами. Водночас для визначення розмірів посадових окладів державних службовців за новою моделлю оплати праці важливо провести класифікацію посад оперативно.

5. 01 листопада поточного року вводиться в дію нова структура та штатний розпис. При цьому ще не розроблені положення та посадові інструкції. Класифікацію проводити по новому штатному розпису?

Так, у такому разі класифікація посад проводиться по новому штатному розписі, оскільки діюча не буде застосовуватися у наступному році.

У разі відсутності нових посадових інструкцій та положень ви можете провести класифікацію відповідно до програмних і стратегічних документів, типових положень про окремі структурні підрозділи, а також шляхом виявлення пріоритетів в діяльності державного органу. В будь-якому випадку необхідно заповнити Форму основної інформації про посади державної служби, на основі якої буде проведено класифікацію посад.

Щодо визначення класифікаційного коду посади

6. Чи можна отримати чітке поняття “самостійного структурного підрозділу”? Є нерозуміння того, хто є його керівником. Керівник державної служби чи керівник підрозділу в підрозділі.

Самостійним вважається структурний підрозділ, керівник якого безпосередньо підпорядковується керівнику державної служби у державному органі (керівнику державного органу). 

Наприклад, керівником самостійного структурного підрозділу може бути:

• у міністерстві - директор департаменту, який безпосередньо підпорядковується державному секретарю;
• в Управлінні зі статусом юридичної особи публічного права - начальник відділу, який безпосередньо підпорядковується керівнику такого управління;
• в Міжрегіональному управлінні - начальник управління, який безпосередньо підпорядковується начальнику Міжрегіонального управління тощо.
• Не варто ототожнювати поняття самостійного структурного підрозділу, утвореного в апараті (секретаріаті) державного органу та відокремленого структурного підрозділу, який вважається окремим державним органом.

7. Як визначити сім’ю посади, якщо на посаді виконуються посадові обов’язки різних сімей?

Так, на посаді державної служби може виконуватися робота за напрямами, які належать до різних сімей посад. 

Відповідно до пункту 7 Каталогу типових посад державної служби і критеріїв віднесення до таких посад (далі - Каталог) посада державної служби належить до тієї сім’ї посад, робота за основними напрямами на якій виконується протягом переважної частини робочого часу. Якщо жодна з функцій не виконується протягом переважної частини робочого часу, така посада державної служби класифікується відповідно до найбільш важливої функції, яка виконується регулярно, або до функції, що виконується найчастіше. Тобто, посада відноситься до тієї сім’ї, завдання щодо якої є більш важливими для державного органу та / або відповідають основній меті створення такої посади у структурі державного органу. 

8. До якого рівня посад віднести посаду керівника відділу?

Четвертий керівний рівень - якщо це керівник самостійного відділу у складі апарату (секретаріату) державного органу, який має у підпорядкуванні сектор .

П’ятий керівний рівень - якщо це це керівник самостійного відділу у складі апарату (секретаріату) державного органу, який не має у складі інших структурних підрозділів.

Шостий керівний рівень - якщо це керівник відділу у складі іншого структурного підрозділу у складі апарату (секретаріату) державного органу.

Якщо це Відділ зі статусом юридичної особи публічного права (чи без такого статусу), керівник якого є керівником державної служби у державному органі, це буде другий або третій керівний рівень залежно від юрисдикції такого державного органу.

9. Чи будуть віднесені начальник відділу та його заступник до одного рівня посад?

Так. Згідно з пунктом 10 Каталогу рівень посади заступників керівників структурних підрозділів визначається за посадами керівників таких підрозділів. Аналогічно з посадами другого та третього керівного рівня.

10. Якими документами керуватися при визначенні типу державного органу? Як розпізнати, що державний орган належить до другого типу, а не до третього?

При визначенні типу державного органу необхідно керуватися пунктами 11, 12 Каталогу та положенням про державний орган, посади якого класифікуються або іншим актом законодавства, що визначає його основні завдання та функції.

Другий тип державних органів включає досить вичерпний перелік:

• міністерства, крім тих, з якими обов’язковому погодженню підлягають проекти актів Кабінету Міністрів, за результатами розгляду яких оформлюється висновок;
• державні органи із спеціальним статусом;
• державні органи діяльність яких спрямовується і координується безпосередньо Кабінетом Міністрів України, до повноважень яких належить формування державної політики в одній чи декількох сферах;
• центральні органи виконавчої влади, діяльність яких спрямовується і координується Кабінетом Міністрів України через керівника центрального органу виконавчої влади, що забезпечує формування державної бюджетної політики;
• НКЦПФР, Національна комісія, що здійснює державне регулювання у сферах електронних комунікацій, радіочастотного спектра та надання послуг поштового зв’язку, АРМА, ДСА, центральний орган управління Служби судової охорони.

Якщо ваш державний орган, юрисдикція якого поширюється на всю територію України, не може бути віднесено до жодного пункту з переліку, а також до першого типу - тоді визначається третій тип, що включає інші державні органи, юрисдикція яких поширюється на всю територію України, їх апарати та секретаріати.

Щодо заповнення Зведеної відомості класифікації посад державної служби

11. Де можна отримати Excel форму Зведеної відомості класифікації посад державної служби із випадаючим списком?

Завантажити відомість можна з сайту НАДС за посиланням: 

https://nads.gov.ua/news/provedennia-klasyfikatsii-posad-v-umovakh-voiennoho-stanu-korysna-informatsiia (файл «Зведена відомість класифікації посад державної служби. (.xlsx , 37.62 Кб)»). Потрібно завантажити і відкрити табличним редактором Excel версією не раніше 2013 року.

12. Якщо стара версія Excel та не має можливості працювати в іншій версії, чи не буде помилкою якщо в ручному режимі зробити цю таблицю?

Це ускладнить опрацювання результатів класифікації. Рекомендуємо звернутися до ІТ спеціаліста у вашому державному органі або застосувати інший комп'ютер, на якому є оновлена версія. 

Також можна працювати з таблицею у сервісі Google Table, в якому все працює коректно. Після завершення заповнення таблиці у цьому сервісі, її необхідно завантажити та в установленому порядку надіслати до НАДС. 

Для отримання Форми адаптованої під Google Table напишіть на електронну пошту grading@nads.gov.ua.

13. Чи потрібно заповнювати Зведену відомість класифікації посад державної служби щодо кожної категорії посад державної служби чи заповнювати одним файлом?

Зведена відомість класифікації посад державної служби заповнюється та подається окремо щодо кожної категорії посад “А” (за наявності), “Б” та “В” (пункт 12 Алгоритму проведення класифікації посад державної служби в умовах воєнного стану”).

14. Чи зазначати у Зведеній відомості класифікації посад державної служби, що посада вакантна, якщо працівник перебуває у декретній відпустці або мобілізований?

Ні, для цілей класифікації посад така посада не вважається вакантною.

15. Як розміщувати у Зведеній відомості класифікації посад державної служби посади однієї категорії, наприклад “Б”: спершу всіх директорів, потім заступників, а потім начальників відділів, чи по структурних підрозділах? 

Вимог щодо порядку внесення посад державної служби у Зведену відомість класифікації посад державної служби немає. Головне, щоб було внесено усі посади державної служби, передбачені штатним розписом та заповнено усі колонки такої Зведеної відомості.

Щодо перевірки, надсилання та погодження результатів класифікації посад

16. У який строк необхідно подати результати класифікації посад до НАДС, якщо строк проведення класифікації посад у центральному органі не збігається зі строком класифікації його територіального органу?

Пунктом 3 Постанови Кабінету Міністрів України від 23 жовтня 2023 р. № 1109 (далі  Постанова № 1109) визначено, що державні органи проводять класифікацію посад зі штатною чисельністю: 

• до 100 посад – у термін до 07 листопада 2023 року; 
• до 500 посад – у термін до 14 листопада 2023 року; 
• до 1000 посад – у термін до 21 листопада 2023 року; 
• понад 1000 посад – у термін до 24 листопада 2023 року.

В центральному апараті державного органу та його територіальних підрозділах можуть бути різні терміни. Це залежить від штатної чисельності посад державної служби. Наприклад, центральний апарат має за графіком завершити класифікацію посад та подати її результати до 14 листопада. Тоді як територіальні органи до 07 листопада.

У такому випадку, кожен з органів проводить класифікацію у визначені Постановою № 1109 строки.

Центральний орган збирає результати класифікації всіх територіальних органів, перевіряє (по можливості), узагальнює та надсилає до НАДС повний пакет документів, який включає результати класифікації як центрального апарату, так і територіальних органів не пізніше 14 листопада, тобто в максимально визначений строк.

При цьому наголошуємо на необхідності доведення до територіальних органів інформації щодо вчасного проведення класифікації. За можливості, організуйте завчасне отримання, узагальнення та надсилання зведеної інформації.

17. У який строк надсилати результатами класифікації посад до НАДС центральному органу, якщо їх строк класифікації менший, ніж строк класифікації територіальних органів?

У такому випадку рекомендуємо надсилати результати класифікації двома листами. Спершу результати класифікації центрального органу в якому повідомити про те, що додатково у визначені Постановою № 1109 строки буде надіслано результати класифікації територіальних органів. Центральний орган також може надіслати результати класифікації одним литом, враховуючи кінцевий строк відповідного територіального органу, водночас варто враховувати, що державний орган сам несе відповідальність за дотримання строків, визначених Постановою № 1109.

18. Чи повинна кожна юридична особа надсилати до НАДС результати класифікації посад самостійно?

Державні органи, юрисдикція яких поширюється на всю територію України, подають результати класифікації посад безпосередньо до НАДС.

Відомості відокремлених підрозділів або територіальних органів (із статусом або без статусу юридичної особи публічного права), юрисдикція яких поширюється на територію Автономної Республіки Крим, однієї або кількох областей, мм. Києва та Севастополя, або юрисдикція яких поширюється на територію одного або кількох районів, районів у містах, міст обласного значення (за наявності) передаються до державного органу, якому вони підпорядковані.

Місцеві держадміністрації (військові адміністрації) надсилають Відомості в електронній формі у форматі XLSX (XLS) до відповідних територіальних органів НАДС, які подають їх до НАДС протягом двох робочих днів.

Державна судова адміністрація також збирає та надсилає відомості апаратів судів, крім Верховного Суду, Вищого антикорупційного суду та Конституційного Суду України.

19. Куди управління зі статусом юридичної особи публічного права держадміністрації повинно надсилати результати класифікації посад: до адміністрації чи відразу до відповідного територіального органу НАДС, щоб не порушити терміни, визначені в Постанові № 1109?

Відомості відокремлених підрозділів передаються до місцевої держадміністрації (військової адміністрації) у строк, визначений Постановою № 1109, для узагальнення. 

20. Чи надсилати разом зі Зведеною відомістю класифікації посад державної служби також і узагальнену Основну інформацію про посади державної служби? 

Так, результати класифікації надсилаються в установленому порядку офіційним листом за підписом керівника державної служби,  а також в електронній формі у форматі XLSX (XLS) на електронну пошту grading@nads.gov.ua.

До такого листа додаються:

• Зведена відомість класифікації посад державної служби у форматі XLSX (XLS);
• узагальнена Основна інформація про посаду державної служби у форматі XLSX (XLS);
• перелік осіб, відповідальних за проведення класифікації посад із зазначенням їх контактних номерів телефонів, у довільній формі.

Також у разі наявності відокремлених підрозділів або територіальних органів (із статусом або без статусу юридичної особи публічного права) державний орган проводить збір їх результатів класифікації посад та долучає до листа.