Шановні колеги! Минулого тижня ви отримали лист з проханням надати інформацію щодо посад державної служби та попередні пропозиції щодо віднесення їх до сімей посад.

Протягом 17-20 червня ми отримали сотні телефонних дзвінків щодо особливостей заповнення Форми подання інформації про посади державної служби державного органу. Тому підготували 10 відповідей на найпоширеніші запитання. Також на численні звернення надаємо посилання за яким розміщено відповідну таблицю для збору інформації у форматі Excel та перелік сімей посад державного органу: https://bit.ly/06forms 

1. Чи заповнювати форму окремо по кожному органі, що належить до сфери управління державного органу? Чи потрібно узагальнювати всі таблиці?

Форми заповнюються та узагальнюються щодо посад державної служби окремо по кожному державному органу та передаються НАДС у форматі Excel. Отримані Форми від територіальних органів, районних військових адміністрацій, їх структурних підрозділів узагальнювати та переглядати не потрібно. Просимо лише зібрати від зазначених органів Форми та централізовано їх передати до НАДС.

2. Чи прописувати мету посади та основні напрями роботи для кожної посади окремо чи можна їх об’єднувати?

У разі коли аналогічні посади однієї категорії та підкатегорії мають однакові основні напрямки роботи такі посади можуть об’єднуватися при заповненні Форми. У такому випадку зазначається одне найменування посади, одна мета та основні напрями роботи, а у графі 5 Форми зазначається кількість таких посад.

3. У Формі є розділ «Керівництво». Хто сюди входить? Керівник та заступники державного органу чи також всі керівники структурних підрозділів?

У розділ «Керівництво» вносяться посади, на які покладено керівництво державним органом, його апаратом (секретаріатом), здійснення повноважень керівника державної служби в державному органі, визначення пріоритетних цілей, стратегії розвитку та плану роботи державного органу, забезпечення зовнішньої та внутрішньої комунікації тощо.

Тобто в розділ «Керівництво» вносяться усі посади категорії «А», посади категорії «Б», які є керівниками держаних органів та їх заступники. Керівники самостійних структурних підрозділів зазначаються у розділі з посадами відповідних структурних підрозділів.

У випадках коли заступник керівника державного органу одночасно є керівником самостійного структурного підрозділу його посаду також варто віднести до розділу «Керівництво» та визначити сім’ю посад «1. Адміністративне керівництво», як і керівнику державної служби відповідного органу.

4. Що робити, якщо на посаді виконуються посадові обов’язки з різних сімей? Як визначити сім’ю?

Сім'я посад обирається на основі співвідношення опису сім'ї з метою посади державної служби та основними напрямами роботи. 

На посаді державної служби може здійснюватися діяльність за напрямами, які відносяться до різних сімей. Посада державної служби відноситься до тієї сім'ї, діяльність за якою займає переважну частину робочого часу. 

Якщо жодна з функцій не займає переважну частину робочого часу, така посада державної служби класифікується відповідно до найбільш важливої функції, яка виконується регулярно або до функції, що виконується найчастіше.

5. Чи потрібно сім’ю визначати для кожного напряму роботи чи для посади загалом?

Сім’я посад обирається окремо для кожної посади. У випадку коли аналогічні посади мають однакові основні напрямки роботи при заповнені форми вони можуть бути об’єднанні та щодо них усіх може бути визначена одна сім’я, при цьому в формі необхідно заначити кількість таких посад. 

6. У графі «Кількість посад державної служби» зазначати посади, які передбачені штатним розписом чи фактичну кількість зайнятих посад?

Дослідженню та орієнтовному віднесенню до сімей посад підлягають усі посади державної служби, визначені штатним розписом державного органу. 

7. Що робити, якщо орган зруйновано, він знаходиться на тимчасово захопленій території або немає об’єктивної можливості отримати дані у зв’язку з воєнним станом?

У перелічених випадках інформація щодо таких органів за Формою не надається. За можливості, орган, якому підпорядковані відповідні державні органи або яким вони скеровуються, надає інформацію щодо штатної чисельності, найменування та кількості посад державної служби в розрізі категорій та підкатегорій. 

8. У нас велика кількість посад. Як швидко можна організувати заповнення форми?

При заповненні форм служба управління персоналом або інший уповноважений структурний підрозділ може залучати до її заповнення керівників самостійних структурних підрозділів проводячи лише верифікацію та, за необхідності, вносячи зміни, до інформації наданої такими керівниками.

9. Чому при проведенні орієнтовного визначення сімей посад застосовується лише 27 сімей, якщо наказом НАДС затверджено 28?

Звертаємо увагу на те, що орієнтовне визначення сімей посад, яке наразі проводиться державними органами не є класифікацією посад відповідно до Методики проведення класифікації посад державної служби, затвердженої наказом НАДС від 30 вересня 2020 року № 187-20, який зареєстровано в Міністерстві юстиції України 07 грудня 2020 року за № 1219/35502 (зі змінами відповідно до наказу НАДС від 25 листопада 2021 року № 181-21). Інформація отримана за результатом орієнтовного визначення сімей посад державної служби державного органу буде використана лише для подальших досліджень НАДС та не може вважатись класифікацією посад. Класифікація посад державної служби державного органу буде проведена класифікаційними комітетами відповідно до чинного законодавства за оновленим Каталогом типових посад державної служби і критеріях віднесення до таких посад.

Тому наразі просимо державні органи використовувати додатки, надані до листа НАДС, в яких передбачено 27 сімей посад державної служби. 

10. Яку штатну структуру місцевих державних адміністрацій брати до уваги при заповненню форми: постійну чи тимчасову на період воєнного стану?

Інформацію необхідно надати відповідно до штатної структури місцевої державної адміністрації, що діяла на станом на 23.02.2022.