Шановні колеги! Пропонуємо вашій увазі відповіді на найпоширеніші запитання, які надходили до Генерального департаменту з питань управління персоналом на державній службі та в органах місцевого самоврядування під час вебінарів у вересні-жовтні 2023 року. В підготовленій підбірці відповідей на запитання ми зупиняємося на нюансах визначення результатів виконання завдань, а також актуальних змінах до Порядку проведення оцінювання результатів службової діяльності державних службовців, що були внесені Урядом у 2023 році.
1. Чи є особливості проведення оцінювання виконання завдань державними службовцями в умовах воєнного стану?
Відповідь: стаття 44 Закону України «Про державну службу» (далі – Закон) передбачає, що результати службової діяльності державних службовців щороку підлягають оцінюванню для визначення якості виконання поставлених завдань, а також з метою прийняття рішення щодо преміювання, планування їхньої кар’єри.
На сьогодні законодавство про державну службу не містить виключень чи особливостей визначення результатів службової діяльності в період дії воєнного стану.
Оцінювання результатів службової діяльності всіх державних службовців, включаючи тих, хто призначений на посади державної служби протягом дії воєнного стану має бути здійснено відповідно до Закону та Порядку проведення оцінювання результатів службової діяльності державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України
від 23 серпня 2017 р. № 640, (далі – Порядок).
2. Яким чином та яким розпорядчим актом фіксується припинення процедури оцінювання?
Відповідь: пунктом 8 Порядку встановлено, що у разі звільнення державного службовця або його переведення на іншу посаду державної служби до затвердження висновку процедура оцінювання за посадою державної служби, яку він займав, припиняється. Відповідні відомості зазначаються в особовій картці такого державного службовця.
Отже, процедура оцінювання має вичерпний перелік підстав для її припинення, передбачений Порядком. Таке припинення відбувається автоматично і не потребує прийняття додаткових розпорядчих актів.
3. Якщо після прийняття наказу про визначення результатів виконання завдань державна службовиця оформила відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, чи треба її виключати з такого наказу?
Відповідь: ні, не треба. Пункт 14 Порядку містить перелік підстав, за наявності яких визначення результатів виконання завдань не проводиться і висновок щодо оцінювання результатів службової діяльності державних службовців (далі – висновок) не затверджується. Однією з таких підстав є перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, без збереження заробітної плати відповідно до пункту 3 частини першої статті 25 Закону України «Про відпустки».
Проте, для того, щоб визначення результатів виконання завдань державним службовцем не проводилось в поточному звітному періоді, такі підстави мають бути наявні на момент прийняття наказу (розпорядження) про визначення результатів виконання завдань. У такому разі відповідного державного службовця не включають в цей наказ (розпорядження).
Якщо одна з підстав, передбачених пунктом 14 Порядку, настала після прийняття згаданого наказу (розпорядження), визначення результатів виконання завдань державним службовцем, якого включено в такий наказ (розпорядження), не припиняється, а здійснюється без проведення оціночної співбесіди (у зв’язку з його відсутністю) згідно з абзацом другим пункту 37, абзацом другим пункту 38 та абзацом другим пункту 40 Порядку.
4. Який крайній строк прийняття наказу про визначення результатів виконання завдань?
Відповідь: згідно з пунктом 13 Порядку визначення результатів виконання завдань проводиться у жовтні – грудні за період з 1 січня поточного року або з дати визначення завдань і ключових показників до дати прийняття наказу (розпорядження) про визначення результатів виконання завдань. Таким чином, наказ (розпорядження) про визначення результатів виконання завдань державними службовцями категорії «Б» і «В» державного органу може бути виданий у період з жовтня по грудень звітного року.
Водночас для визначення дати прийняття такого розпорядчого акта необхідно враховувати кількість державних службовців державного органу, результати виконання завдань якими підлягають оцінюванню в цьому році, оскільки необхідно здійснити всі етапи процедури оцінювання і встигнути преміювати відмінників в поточному звітному році.
Окремо звертаємо увагу, що датою завершення звітного періоду є дата видання згаданого наказу (розпорядження). У разі видання цього розпорядчого акта у вересні – звітний період для державних службовців цього органу завершиться до початку фактичного нормативно встановленого періоду для визначення результатів оцінювання.
5. Чи можуть бути всім державним службовцям державного органу виставлені відмінні оцінки за результатами щорічного оцінювання?
Відповідь: Законом та Порядком не встановлена гранична кількість відмінних оцінок, що можуть бути виставлені державним службовцям в державному органі. Разом з тим, на думку НАДС, виставлення всім державним службовцям відмінних оцінок може свідчити про формальний підхід до проведення цієї процедури, зокрема при визначенні завдань і ключових показників.
6. Яку максимальну кількість кредитів ЄКТС має набрати державний службовець в межах індивідуальної програми для отримання відмінної та позитивної оцінки у 2023 році?
Відповідь: згідно з критеріями виставлення балів, що містяться у додатку 4 до Порядку, для виставлення за виконане державним службовцем завдання найвищого балу, а саме «4», серед іншого таким державним службовцем має бути пройдено професійне навчання відповідно до індивідуальної програми, за результатами якого нараховано не менше, ніж 0,4 кредиту ЄКТС.
Критерії виставлення інших балів не містять згадки про необхідність проходження професійного навчання і нарахування певної кількості кредитів ЄКТС.
У 2023 році ці критерії виставлення балів залишаються незмінними і обов’язковими.
7. Якщо для державного службовця не складалася індивідуальна програма, разом з тим він якісно виконав завдання у звітному періоді, чи можливо йому затвердити оцінку «відмінно»?
Відповідь: критерії виставлення балів, що містяться у додатку 4 до Порядку, є обов’язковими. Згідно з цими критеріями бал «4» виставити за завдання можливо якщо воно виконано своєчасно (завчасно), результат високої якості, його досягнуто з високим ступенем самостійності (за необхідності командної роботи), ініціативності, робота проводилась ефективно, з дотриманням правил етичної поведінки. Під час виконання завдання державним службовцем вносилися пропозиції щодо інших документів або їх удосконалення. Пройдено професійне навчання відповідно до індивідуальної програми, за результатами якого нараховано не менше ніж 0,4 кредиту Європейської кредитної трансферно-накопичувальної системи (ЄКТС).
Отже, якщо індивідуальна програма державному службовцю не була складена, претендувати на найвищий бал за виконане завдання він не може, оскільки результати його роботи (проходження служби) не відповідатимуть наведеним критеріям.
8. Якщо безпосередній керівник державного службовця призначений на посаду у вересні звітного року, чи має він право оцінювати результати службової діяльності підпорядкованого працівника?
Відповідь: статтею 44 Закону та Порядком передбачено повноваження безпосереднього керівника державного службовця в процесі оцінювання. Отже, кожен безпосередній керівник має здійснювати всі свої функції, передбачені процедурою оцінювання, незалежно від того, скільки часу він обіймає свою посаду і на якому етапі оцінювання він був на таку посаду призначений.
9. Чи може суб’єкт призначення не погодитися з оцінкою, виставленою безпосереднім керівником державному службовцю категорії «В» чи «Б» і замінити її на іншу оцінку?
Відповідь: згідно зі статтею 44 Закону оцінювання результатів службової діяльності державних службовців, які займають посади державної служби категорій «Б» і «В», здійснюється безпосереднім керівником державного службовця та керівником самостійного структурного підрозділу.
Висновок щодо результатів оцінювання службової діяльності затверджується наказом (розпорядженням) суб’єкта призначення.
Пунктом 40-1 Порядку передбачено, що якщо за підсумками визначення результатів виконання завдань державному службовцю виставлена негативна оцінка, служба управління персоналом інформує про це суб’єкта призначення та передає йому матеріали оцінювання такого державного службовця (завдання і ключові показники, письмовий звіт (у разі подання), заповнену форму щодо результатів виконання завдань державним службовцем, який займає посаду державної служби категорії «Б» або «В», за відповідний рік згідно з додатком 9, зауваження державного службовця щодо оцінювання результатів його службової діяльності (у разі подання).
Для встановлення обґрунтованості виставлення державному службовцю негативної оцінки суб’єкт призначення вивчає матеріали оцінювання і в разі необхідності заслуховує пояснення відповідного державного службовця та/або його безпосереднього керівника.
У разі необґрунтованості негативної оцінки, виставленої державному службовцю, суб’єкт призначення зазначає про це (з відповідним обґрунтуванням) у формі згідно з додатком 9.
Отже, суб’єкт призначення може висловити незгоду виключно щодо негативної оцінки, виставленої державному службовцю, і не затверджувати таку оцінку своїм наказом. Проте повноваження щодо зміни будь-якої оцінки, виставленої державному службовцю безпосереднім керівником спільно з керівником самостійного структурного підрозділу (за наявності), на іншу оцінку у суб’єкта призначення відсутні. Крім того, відмова суб’єкта призначення від затвердження позитивної або відмінної оцінки державного службовця є також неправомірною.
10. Чи здійснюється визначення результатів виконання завдань державних службовців, якщо у вересні звітного року структурний підрозділ, в якому вони працюють, було перейменовано?
Відповідь: якщо відбулось виключно перейменування структурного підрозділу або посади, то зміна таких назв на процедуру оцінювання жодним чином не впливає. Проте, якщо мається на увазі не лише перейменування, а зміни, які спричинили переведення державних службовців, то відповідно до пункту 8 Порядку, після переведення, незважаючи на те, чи спричинило таке переведення зміну обсягу посадових обов’язків державного службовця, процедура оцінювання, що тривала до переведення, припиняється.
11. Чи включати в наказ про визначення результатів виконання завдань державним службовцем, який протягом останніх сім з половиною місяців мав лише два робочих дні?
Відповідь: Пункт 14 Порядку містить умови та підстави, за наявності яких визначення результатів виконання завдань державним службовцем не проводиться.
Згідно зі змінами до Порядку, пункт 14 доповнено ще однією підставою, а саме: якщо на дату прийняття наказу (розпорядження) про визначення результатів виконання завдань державний службовець тимчасово відсутній на службі протягом семи місяців підряд.
Отже, державні службовці, яким в грудні (січні, лютому) були визначені завдання, проте на момент видання наказу вони відсутні на роботі, а тривалість такої відсутності становить більше 7 місяців, не включаються у згаданий наказ.
Проте, якщо ці сім місяців відсутності тривали не безперервно, тобто державний службовець в цьому періоді вийшов на роботу хоча б на один робочий день, або він вийшов на роботу до прийняття наказу про визначення результатів виконання завдань, такий державний має бути включений у згаданий наказ.
Звертаємо увагу, що неробочі дні не переривають цей семимісячний період. До прикладу, якщо простій державного службовця припинився в п’ятницю, а відпустка розпочалась в наступний понеділок, при цьому субота і неділя є вихідними днями в державному органі, в якому він працює, то відсутність у зв’язку з такими простоєм та відпусткою є безперервною, оскільки між ними немає робочих днів.
12. Чи підлягають оцінюванню результати службової діяльності державних службовців категорії «Б» і «В», які перебувають за штатом держаного органу?
Відповідь: згідно з частиною першою статті 44 Закону, а також пунктами 12 та 14 Порядку, визначення завдань, визначення результатів виконання завдань та затвердження висновку щодо результатів оцінювання має бути здійснено щодо всіх державних службовців, які працюють на займаних посадах (з урахуванням умов, передбачених наведеними положеннями законодавчих актів). Отже, віднесення посади категорії «Б» або «В» за штат державного органу жодним чином не перешкоджає визначенню результатів службової діяльності державного службовця, який перебуває на такій посаді.
13. Яким чином тимчасово відсутнього на роботі державного службовця ознайомити з наказом про затвердження висновку?
Відповідь: частиною четвертою статті 44 Закону встановлено, що державного службовця ознайомлюють з результатами оцінювання його службової діяльності під підпис протягом трьох календарних днів після проведення оцінювання.
Висновок щодо результатів оцінювання службової діяльності затверджується наказом (розпорядженням) суб’єкта призначення.
Отже, строк для ознайомлення державного службовця з наказом про затвердження висновку визначений Законом і порушення цього строку не допускається, незалежно від того, чи на роботі цей державний службовець, чи він тимчасово відсутній.
Статтею 9-1 Закону встановлений порядок доведення до відома державного службовця інформації або документів. Цей порядок передбачає процедуру ознайомлення і присутніх на роботі, і тимчасово відсутніх державних службовців.
Отже, доведення інформації або документів до відома державного службовця відповідно до вимог Закону здійснюється шляхом її вручення або надсилання поштою, в тому числі з використанням інших засобів телекомунікаційного зв’язку. У разі доведення інформації або документів шляхом використання інших засобів телекомунікаційного зв’язку такий спосіб фіксується протоколом у порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.
Інформація або документи надсилаються державному службовцю за адресою місця проживання/перебування або на його адресу електронної пошти чи з використанням інших засобів телекомунікаційного зв’язку за наявними в особовій справі контактними даними.
Державний службовець при вступі чи проходженні державної служби зобов’язаний повідомити службу управління персоналом про його засоби електронної пошти чи інші засоби телекомунікаційного зв’язку з ним з метою їх використання для доведення до відома державного службовця інформації або документів.
Інформація або документи, надіслані поштою, в тому числі електронною, чи шляхом передачі з використанням інших засобів зв’язку вважаються такими, що доведені до відома державного службовця на п’ятий календарний день з моменту їх відправлення.
14. Державного службовця попередили про наступне вивільнення. Чи потрібно включати його до наказу про визначення результатів виконання завдань?
Відповідь: стаття 44 Закону містить імперативні норми, що передбачають обов’язкове щорічне оцінювання результатів службової діяльності державних службовців. Разом з тим, порядок містить умови, за яких таке оцінювання припиняється або не проводиться. Водночас перелік згаданих умов не містить а ні реорганізацію, а ні ліквідацію державного органу. Таким чином державні органи, в яких відбуваються згадані процедури, проводять оцінювання відповідно до Порядку. Якщо в ході реорганізації або ліквідації державного органу державного службовця під час одного з етапів оцінювання буде звільнено або переведено на іншу посаду, то згідно з пунктом 8 Порядку таке оцінювання припинеться.
15. Чи обов’язковим є преміювання державних службовців, які отримали відмінні оцінки?
Відповідь: частиною дев’ятою статті 44 Закону встановлено, що державні службовці, які отримали відмінні оцінки за результатами оцінювання службової діяльності, підлягають преміюванню відповідно до цього Закону.
Пунктом 17 Порядку встановлено, що наказ (розпорядження) керівника державної служби у відповідному державному органі про преміювання державних службовців, які займають посади державної служби категорії «А», «Б» і «В» та отримали відмінні оцінки за результатами оцінювання, видається на підставі затвердженого висновку (висновків).
Згідно з Типовим положенням про преміювання державних службовців органів державної влади, інших державних органів, їхніх апаратів (секретаріатів), затвердженим наказом Міністерства соціальної політики України 13 червня 2016 року № 646, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 30 червня 2016 року за № 903/29033, преміювання державного службовця за результатами щорічного оцінювання службової діяльності проводиться у разі отримання ним відмінної оцінки за результатами щорічного оцінювання.
Розмір премії за результатами щорічного оцінювання службової діяльності встановлюється в однакових відсотках до посадового окладу для державних службовців відповідного державного органу, які отримали відмінну оцінку за результатами щорічного оцінювання в поточному році.
Зазначена премія нараховується незалежно від фактично відпрацьованого часу у місяці, в якому вона виплачується.
Отже, усі державні службовці, які отримали відмінні оцінки за результатами оцінювання їх службової діяльності, обов’язково мають отримати премії в установленому порядку.
16. Чи може безпосередній керівник проводити оціночні співбесіди, перебуваючи офіційно у відпустці?
Відповідь: перебуваючи у відпустці, державний службовець не здійснює покладені на нього завдання і функції. Тому у наведеній ситуації проведення оціночної співбесіди і оформлення результатів виконання завдань здійснюватиме особа, на яку покладені обов’язки тимчасово відсутнього державного службовця.
17. Чи може державний службовець оскаржити виставлену йому позитивну оцінку?
Відповідь: згідно зі статтею 44 Закону висновок, що містить негативну оцінку за результатами оцінювання службової діяльності, може бути оскаржений державним службовцем у порядку, визначеному статтею 11 цього Закону.
Аналогічні положення передбачені пунктами 47 та 48 Порядку.
Таким чином, закон не передбачає можливість оскарження державним службовцем позитивної оцінки.
Разом з тим, державний службовець має право висловити зауваження щодо оцінювання результатів його службової діяльності, які долучаються до його особової справи. Такі зауваження можуть бути висловлені до будь-якого виставленого йому бала або оцінки.
18. Якщо державний службовець з липня 2023 року і на момент підготовки наказу про визначення результатів виконання завдань перебуває у простої або відпустці без збереження заробітної плати, наданої відповідно до статті 26 Закону України «Про відпустки», чи включати його в такий наказ?
Відповідь: так, включати. Пункт 14 Порядку містить вичерпний перелік обставин, перебуваючи в яких на момент видання згаданого наказу, державний службовець до такого наказу не включається, а визначення результатів виконання ним завдань не здійснюється. Таких обставин, як простій та відпустки без збереження заробітної плати, надані відповідно статті 26 Закону України «Про відпустки», частин третьої або четвертої статті 12 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», в цьому переліку немає.
Згаданим пунктом Порядку встановлено, що визначення результатів виконання завдань та затвердження висновку не проводяться, якщо період між визначенням завдань і ключових показників та прийняттям наказу (розпорядження) про визначення результатів виконання завдань становить менше трьох місяців.
Отже, державні службовці, яким в грудні (січні, лютому) були визначені завдання, проте на момент видання наказу вони відсутні на роботі у зв’язку з простоєм або відпусткою без збереження заробітної плати, наданої відповідно статті 26 Закону України «Про відпустки», частин третьої або четвертої статті 12 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», а тривалість такої відсутності становить менше ніж 7 місяців, включаються у згаданий наказ. Це ж стосується і державних службовців, які відсутні на роботі і з якими втрачено зв’язок, зокрема, через їх перебування на тимчасово окупованих територіях. Завдання, які не виконані через таку відсутність, згідно з критеріями виставлення балів, що містяться у додатку 4 до Порядку, не підлягають оцінюванню. В такому разі визначення результатів виконання завдань проводиться безпосереднім керівником та керівником самостійного структурного підрозділу (за наявності) без оціночної співбесіди, а відповідну форму заповнює безпосередній керівник.
19. Чи має право керівник вимагати у державного службовця письмовий звіт?
Відповідь: згідно з пунктом 39 Порядку оціночна співбесіда проводиться на основі усних пояснень державного службовця, який займає посаду державної служби категорії «Б» або «В», про виконання завдань і ключових показників та його письмового звіту, що подається у довільній формі відповідно до абзацу першого пункту 9-1 цього Порядку (у разі його подання державним службовцем).
Таким чином, державний службовець категорії «Б» або «В» подає письмовий звіт за бажанням. Безпосередній керівник такого державного службовця не має права вимагати складання цього звіту.
Окремо зазначаємо, що наказом НАДС від 28 вересня 2023 року № 156-23 затверджено Методичні рекомендації щодо визначення результатів виконання завдань державними службовцями, які займають посади державної служби категорій «Б» і «В», та затвердження висновку.
У зазначених методичних рекомендаціях, серед іншого, міститься перелік обставин за наявності яких доцільно письмовий звіт підготувати (пункт 6 розділу ІІІ).
Водночас, відповідно до пункту 22 Порядку державні службовці категорії «А» складають письмовий звіт у довільній формі про свою службову діяльність щодо виконання відповідних завдань і ключових показників, і подають його особі, яка буде проводити оціночну співбесіду, в обов’язковому порядку.
20. Який строк звільнення державного службовця у разі отримання ним негативної оцінки?
Відповідь: на сьогодні Закон не містить чіткого строку для звільнення державного службовця у зв’язку з отриманням ним негативної оцінки.
Вважаємо, що такий строк має бути достатній для ознайомлення державного службовця з наказом про затвердження висновку згідно зі статтею 44 Закону, а також достатнім для передачі справ відповідно до статті 89 Закону. Таким чином, строк від 5 до 10 днів може бути достатнім для належного оформлення звільнення державного службовця на згаданій підставі.