1. Чи потрібно визначати завдання і ключові показники результативності ефективності та якості, державному службовцю, який в грудні перебуває у простої або увільнений з посади державної служби у зв'язку із участю у діяльності добровольчих формувань територіальних громад?
Згідно з пунктом 34 Порядку проведення оцінювання результатів службової діяльності державних службовців (далі – оцінювання), затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 23 серпня
2017 року № 640, (далі – Порядок) завдання і ключові показники результативності, ефективності та якості (далі – ключові показники) після їх обговорення з державним службовцем. Отже визначення завдань державним службовцям, які тимчасово відсутні на роботі з передбачених законом причин і не здійснюють свій функціонал, не передбачається.
Відповідно до пункту 12 Порядку якщо завдання і ключові показники для державного службовця (крім державного секретаря міністерства) неможливо визначити у строки, передбачені цим пунктом, у зв’язку з його тимчасовою непрацездатністю, відпусткою або професійним навчанням, вони визначаються протягом п’яти робочих днів після виходу на роботу, а в разі відсторонення від виконання посадових обов’язків (повноважень) – протягом п’яти робочих днів після початку виконання посадових обов’язків. Завдання і ключові показники для таких державних службовців на поточний рік не визначаються, якщо вихід на роботу або початок виконання посадових обов’язків настають у серпні – грудні цього року.
Питання визначення завдань і ключових показників державному службовцю, який перебуває в простої, Порядком наразі чітко не врегульовано. Проте, наведена норма Порядку врегульовує подібні (аналогічні) відносини. У зв’язку із цим, вважаємо, що таке правове регулювання необхідно застосовувати до всіх державних службовців, які тимчасово відсутні на роботі в період визначення завдань і ключових показників, зокрема, у зв’язку із простоєм.
Отже, державним службовцям, які в грудні 2022 року перебувають в простої або увільнені з посад державної служби у зв'язку із участю у діяльності добровольчих формувань територіальних громад, завдання і ключові показники на 2023 рік мають бути визначені протягом п’яти робочих днів після виходу на роботу.
2. Яка мінімальна кількість завдань має бути визначена державному службовцю, який займає посаду державної службу категорії «В»?
Пунктом 10 Порядку передбачено, що для державного службовця визначається від двох до п’яти завдань. Зазначена норма поширюється на державних службовців всіх категорій. Тому державному службовцю, який займає посаду державної службу категорії «В», для проведення щорічного оцінювання його службової діяльності має бути визначено не менше двох завдань з ключовими показниками.
3. Чи потрібно визначати завдання і ключові показники, якщо особу переведено на іншу посаду, але фактично вона виконує ті самі обов’язки?
Згідно з пунктом 8 Порядку у разі переведення державного службовця на іншу посаду до затвердження висновку процедура оцінювання за посадою державної служби, яку він займав, припиняється.
Таким чином, незалежно від зміни обсягу повноважень державного службовця після його переведення на іншу посаду, йому встановлюються нові завдання і ключові показники відповідно до пункту 12 Порядку.
Окремо зазначаємо, що зміна назви посади (без переведення) таких наслідків не має. У разі зміни назви посади державний службовець продовжує виконувати раніше визначені за цією посадою завдання і ключові показники.
4. Чи потрібно визначати завдання на цілий рік, якщо визначення результатів виконання завдань проходить у кінці жовтня? Що робити із тими місяцями, де завдання визначені, але не оцінюються?
Частиною дев’ятою статті 44 Закону України «Про державну службу» (далі – Закон) встановлено, що державні службовці, які отримали відмінні оцінки за результатами оцінювання, підлягають преміюванню відповідно до цього Закону.
Згідно з пунктом 13 Порядку визначення результатів виконання завдань проводиться у жовтні – грудні за період з 1 січня поточного року або з дати визначення завдань і ключових показників до дати прийняття наказу (розпорядження) про визначення результатів їх виконання. Таким чином, для преміювання відмінників в поточному бюджетному періоді, всі етапи оцінювання мають бути реалізовані до завершення цього періоду, тобто до завершення поточного року. При визначенні державному службовцю завдань і ключових показників, а також термінів їх виконання, необхідно враховувати, що оцінювати результати доведеться у жовтні або в листопаді. Якщо виконання завдання фактично має бути завершено в грудні звітного року, то його доцільно розділити на етапи, виконання яких має бути здійснено не пізніше видання відповідного наказу (розпорядження), і зазначати саме їх.
5. Чи доцільно одним із завдань визначати «Підвищення професійної компетентності»?
Пунктом 33 Порядку чітко визначено, що завдання і ключові показники державних службовців, які займають посади державної служби категорій «Б» і «В», визначаються за формою згідно з додатком 7 з урахуванням стратегічних документів державного та/або регіонального рівня, річного плану роботи державного органу, завдань, функцій та обов’язків, визначених у положенні про державний орган, положенні про відповідний структурний підрозділ, посадовій інструкції.
Статтею 7 Закону регламентовано, що професійне навчання, зокрема за державні кошти, відповідно до потреб державного органу, є одним з основних прав державного службовця.
Згідно зі статтею 49 Закону державний службовець за результатами оцінювання службової діяльності, передбаченого статтею 44 цього Закону, разом із службою управління персоналом складає індивідуальну програму підвищення рівня професійної компетентності, яку погоджує його безпосередній керівник та затверджує керівник самостійного структурного підрозділу, в якому він працює.
Отже, професійне навчання державного службовця не є частиною його функцій та обов’язків, передбачених згаданими документами, тому не може бути включено до завдань і ключових показників, що встановлюються для визначення результатів його службової діяльності.
6. Чи можуть завдання на 2023 рік бути такими ж як у 2022 році?
Згідно з пунктом 33 Порядку завдання і ключові показники визначаються з урахуванням стратегічних документів державного та/або регіонального рівня, річного плану роботи державного органу, завдань, функцій та обов’язків, визначених у положенні про державний орган, положенні про відповідний структурний підрозділ, посадовій інструкції. Повторення завдань і ключових показників не суперечить умовам процедури оцінювання. Разом з тим, для уникнення формального підходу до такої процедури, доцільно визначати індивідуальні, актуальні і конкретні завдання для кожного звітного періоду.
7. Якщо державному службовцю при призначенні на посаду встановлено випробування, коли визначати йому завдання і ключові показники для щорічного оцінювання?
Стаття 35 Закону передбачає, що в акті про призначення на посаду суб’єкт призначення може встановити випробування з метою перевірки відповідності державного службовця займаній посаді із зазначенням його строку. При призначенні особи на посаду державної служби вперше встановлення випробування є обов’язковим.
Відповідно до пункту 12 Порядку завдання і ключові показники для державного службовця на наступний рік визначаються у грудні року, що передує звітному.
Завдання і ключові показники для державного службовця на поточний рік визначаються у січні – липні цього року в разі призначення (переведення) на посаду державної служби, виходу на роботу після відсутності на службі у випадках, передбачених абзацами третім – шостим пункту 14 цього Порядку, поновлення на посаді державної служби. Такі завдання і ключові показники визначаються протягом десяти робочих днів після призначення (переведення) або виходу на роботу.
З огляду на наведене, визначення завдань для державного службовця на період випробування не виключає необхідності визначати завдання і ключові показники відповідно до Закону та Порядку.
8. Як часто необхідно проводити моніторинг виконання завдань і ключових показників?
Умови проведення моніторингу виконання завдань передбачені пунктом 11-1 Порядку. Так, з метою відстеження прогресу виконання визначених для державного службовця завдань, аналізу інформації про стан досягнення завдань, установлених для відповідного державного органу, контролю своєчасності та якості процесу виконання завдань, визначення потреби у необхідності коригування процесу або результату виконання завдання, а також надання допомоги для належного виконання завдань проводиться моніторинг виконання завдань і ключових показників.
Моніторинг виконання завдань і ключових показників проводиться особою, яка їх визначила. Моніторинг виконання завдань і ключових показників, визначених для державних службовців, які займають посади державних секретарів міністерств, проводиться відповідним міністром.
Отже, періодичність проведення зазначеного моніторингу нормативно не встановлена. Вважаємо, що таку періодичність доцільно визначати виходячи із необхідної частоти його проведення, змісту завдань і строків їх виконання. Крім того, в державному органі може бути створена та затверджена загальна система моніторингу, яка передбачатиме обов’язковий періодичний, наприклад щоквартальний, моніторинг виконання завдань і ключових показників державними службовцями цього органу.
9. Як визначати завдання в грудні на наступний рік, якщо особа перебуває у довготривалій відпустці?
Згідно з пунктом 12 Порядку якщо завдання і ключові показники для державного службовця (крім державного секретаря міністерства) неможливо визначити у грудні року, що передує звітному у зв’язку з його тимчасовою непрацездатністю, відпусткою або професійним навчанням, вони визначаються протягом п’яти робочих днів після виходу на роботу.
10. Чи не буде помилкою якщо державні службовці з одного структурного підрозділу і з однаковими посадовими інструкціями матимуть однакові завдання?
Згідно з пунктом 10 Порядку визначення завдань і ключових показників для державного службовця здійснюється з урахуванням його основних посадових обов’язків. Завдання і ключові показники повинні зосереджуватись на досягненні завдань, установлених для відповідного державного органу, та відображати кінцевий результат, на досягнення якого спрямована службова діяльність державного службовця, вимірюватися в кількісному та/або якісному вираженні. Завдання і ключові показники, визначені для державних службовців у державному органі, не можуть дублюватися, крім завдань і ключових показників, визначених для державних службовців, посадові обов’язки яких збігаються.
Таким чином, Порядок передбачає виключні умови, за яких завдання державних службовців можуть дублюватися.
11. Чи мають співвідноситись завдання керівника структурного підрозділу та завдання його підлеглих?
Згідно з пунктом 11 Порядку визначення завдань і ключових показників для заступників керівників здійснюється після визначення завдань і ключових показників для їх керівників. Таким чином, Порядок містить принцип каскадування завдань від керівників до підлеглих. Тобто, спочатку завдання доцільно визначати керівнику, а потім його підлеглим.
Проте зміст завдань керівних та підлеглих працівників структурного підрозділу може відрізнятись, оскільки такий зміст в першу чергу залежить від основних посадових обов’язків державного службовця. Відповідно до пункту 10 Порядку завдання і ключові показники повинні зосереджуватись на досягненні завдань, установлених для відповідного державного органу, та відображати кінцевий результат, на досягнення якого спрямована службова діяльність державного службовця, вимірюватися в кількісному та/або якісному вираженні.
Звертаємо увагу, що відповідно до наведеної норми Порядку завдання і ключові показники, визначені для державних службовців у державному органі, не можуть дублюватися, крім завдань і ключових показників, визначених для державних службовців, посадові обов’язки яких збігаються.
12. Якщо безпосередній керівник, який визначає завдання державним службовцям, перебуває в грудні у відпустці, коли він повинен визначати завдання для підлеглих?
У наведеному випадку завдання і ключові показники має визначати особа, яка виконує обов’язки тимчасово відсутнього безпосереднього керівника. Якщо виконуючий обов’язки не визначений, то встановлення завдань здійснюється керівником вищого рівня.
13. Які підстави для перегляду завдань і ключових показників?
Оновленим пунктом 35 Порядку це питання чітко врегульовано. Наведена норма передбачає, що завдання і ключові показники для державного службовця, який займає посаду державної служби категорії «Б» або «В», можуть переглядатись (коригуватись або відмінятись) у разі, коли на їх виконання впливають прийняті нормативно-правові акти або внесені зміни до:
Перегляд завдань і ключових показників у випадках, передбачених цим пунктом, здійснюється не частіше одного разу на квартал відповідно до пунктів 10, 33 і 34 цього Порядку. У разі відміни раніше визначеного завдання для такого державного службовця може бути визначено нове завдання.
Звертаємо увагу, що перегляд завдань виключно за результатами моніторингу їх виконання не допускається. Водночас, в ході моніторингу виконання завдань може бути виявлена одна із наведених підстав для перегляду завдань, закріплених у пункті 35 Порядку.
14. Чи потрібно керівнику державної служби в державному органі видати наказ про визначення завдань і ключових показників державним службовцям цього органу?
Порядок не передбачає обов’язкову підготовку такого наказу, оскільки він містить чіткі імперативні строки для визначення завдань і ключових показників.
Проте, керівник державної служби в державному органі може видати такий наказ, якщо вбачає його необхідність для покращення організації процедури оцінювання в цьому органі.
15. Чи є особливості визначення завдань і ключових показників у період дії воєнного стану?
Таких особливостей немає, визначення завдань і ключових показників здійснюється в установленому порядку та у визначені строки.
16. Чи потрібно визначати завдання для державних службовців, які призначені строково, на час воєнного стану?
Статтею 44 Закону передбачено, що результати службової діяльності державних службовців щороку підлягають оцінюванню. Порядок проведення оцінювання результатів службової діяльності державних службовців затверджується Кабінетом Міністрів України.
Оскільки законодавство не містить окремих умов чи обмежень щодо оцінювання результатів службової діяльності державних службовців, призначених відповідно до частини п’ятої статті 10 Закону України «Про правовий режим воєнного стану», оцінювання є обов’язковою процедурою для всіх осіб, які обіймають посади державної служби, включаючи згаданих державних службовців.
Відповідно до пункту 9 Порядку оцінювання проводиться поетапно:
Отже, згаданим державним службовцям завдання і ключові показники визначаються в установленому порядку.
17. Яка кількість ключових показників для завдання має бути встановлена?
Закон і Порядок не містять положень щодо обов’язкової кількості ключових показників, що має бути встановлена до кожного завдання. Таку кількість показників встановлює особа, яка визначає завдання державному службовцю.
Разом з тим, в Методичних рекомендаціях щодо визначення завдань і ключових показників результативності, ефективності, та якості службової діяльності державних службовців, які займають посади категорії «А», та їх перегляду, затверджених наказом НАДС від 24 грудня 2020 року № 257-20, заначено, що при визначенні ключових показників доцільно використовувати такі рекомендації:
Приклади заповнення завдань і ключових показників наведено у додатках 3 та 4 до згаданих Методичних рекомендацій.
18. Державній службовиці в грудні визначено завдання на наступний рік, але в лютому звітного року вона пішла у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами. Якщо в травні цього ж звітного року вона вийшла на роботу, чи потрібно їй визначати нові завдання на поточний рік? Чи така державна службовиця може продовжувати виконувати завдання, визначені у грудні?
Відповідно до пункту 12 Порядку завдання і ключові показники для державного службовця на поточний рік визначаються у січні – липні цього року в разі призначення (переведення) на посаду державної служби, виходу на роботу після відсутності на службі у випадках, передбачених абзацами третім - шостим пункту 14 цього Порядку, поновлення на посаді державної служби. Такі завдання і ключові показники визначаються протягом десяти робочих днів після призначення (переведення) або виходу на роботу.
Одним зі згаданих випадків відсутності на службі є перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, без збереження заробітної плати відповідно до пунктів 3, 3-1 і 18 частини першої статті 25 Закону України «Про відпустки».
Таким чином, зазначеній державній службовиці обов’язково мають бути визначені нові завдання на поточний звітний рік протягом десяти робочих днів після виходу на роботу.
19. Чи визначаються завдання державним службовцям які перебувають поза штатом?
Статтею 44 Закону передбачено, що результати службової діяльності державних службовців щороку підлягають оцінюванню.
Виключень щодо державних службовців, які перебувають поза штатом згадана стаття Закону, а також Порядок не містять.
Таким чином, державним службовцям, які в грудні року, що передує звітному, перебувають поза штатом, завдання і ключові показники на наступний рік визначаються в установленому порядку.
20. Чи потрібно визначати завдання і ключові показники на поточний рік державному службовцю, якщо його буде призначено (переведено) на посаду 31 липня?
Згідно з пунктом 12 Порядку завдання і ключові показники для державного службовця на поточний рік визначаються у січні – липні цього року в разі призначення (переведення) на посаду державної служби. Такі завдання і ключові показники визначаються протягом десяти робочих днів після призначення (переведення).
Отже, якщо державному службовцю, призначеному на посаду 31 липня, в день призначення не встигли визначити завдання і ключові показники на поточний звітний рік, такі завдання і ключові показники не визначаються.