Державними експертами Генерального департаменту з питань управління персоналом на державній службі та в органах місцевого самоврядування НАДС підготовлено відповіді на питання, які найчастіше виникають при проведенні процедури щорічного оцінювання. 

1. Чи потрібно визначати завдання і ключові показники результативності ефективності та якості (далі – ключові показники), якщо особу переведено на іншу посаду, але фактично вона виконує ті самі обов’язки?

Згідно з пунктом 8 Порядку проведення оцінювання результатів службової діяльності державних службовців (далі – оцінювання), затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 23 серпня 2017 року № 640, (далі – Порядок) у разі переведення державного службовця на іншу посаду до затвердження висновку процедура оцінювання за посадою державної служби, яку він займав, припиняється.

Таким чином, незалежно від зміни обсягу повноважень державного службовця після його переведення на іншу посаду, йому встановлюються нові завдання і ключові показники відповідно до пункту 12 Порядку. Разом з тим, зміна назви посади (без переведення) таких наслідків не має. У разі зміни назви посади державний службовець продовжує виконувати раніше визначені за цією посадою завдання і ключові показники.

2. Чи потрібно визначати завдання на цілий рік, якщо оцінювання проходить у кінці жовтня? Що робити із тими місяцями, де завдання визначені, але не оцінюються?

Частиною дев’ятою статті 44 Закону України «Про державну службу» встановлено, що державні службовці, які отримали відмінні оцінки за результатами оцінювання, підлягають преміюванню відповідно до цього Закону. Згідно з пунктом 13 Порядку визначення результатів виконання завдань проводиться у жовтні – грудні за період з 1 січня поточного року або з дати визначення завдань і ключових показників до дати прийняття наказу (розпорядження) про визначення результатів їх виконання. Таким чином, для преміювання відмінників в поточному бюджетному періоді, всі етапи оцінювання мають бути реалізовані до завершення цього періоду, тобто до завершення поточного року. При визначенні державному службовцю завдань і ключових показників, а також термінів їх виконання, необхідно враховувати, що оцінювати результати можливо доведеться у жовтні або в листопаді. Якщо завдання фактично має бути виконано в грудні звітного року, то його доцільно розділити на етапи, виконання яких має бути здійснено не в кінці року, а в кінці звітного періоду (не пізніше видання відповідного наказу (розпорядження).

3. Районні держадміністрації ліквідуються... Чи потрібно визначати ключові показники у грудні, чи можливо вже у січні-лютому для тих хто залишиться на посадах?

Порядок не містить положень про те, що реорганізація (ліквідація) державного органу перешкоджає процесу оцінювання. Згідно з пунктом 12 Порядку завдання і ключові показники для державного службовця, який перебуває на посаді державної служби, на наступний рік визначаються у грудні року, що передує звітному.

4. Чи можуть завдання на 2021 рік бути такими ж як у 2020 році, адже посадова особа виконує  роботу відповідно до вказівок вищого адміністративного органу?

Згідно з пунктом 33 Порядку завдання і ключові показники визначаються з урахуванням стратегічних документів державного та/або регіонального рівня, річного плану роботи державного органу, завдань, функцій та обов’язків, визначених у положенні про державний орган, положенні про відповідний структурний підрозділ, посадовій інструкції. Повторення завдань і ключових показників не суперечить умовам процедури оцінювання. Разом з тим, для уникнення формального підходу до такої процедури, доцільно визначати індивідуальні, актуальні і конкретні завдання для кожного звітного періоду.

5. Державні службовці пройшли щорічне оцінювання, але на момент затвердження висновку були звільнені із займаних посад, яким чином фіксувати таких держслужбовців, адже у списку на оцінювання ці особи були вказані.

Згідно з пунктом 8 Порядку у разі звільнення державного службовця до затвердження висновку, процедура оцінювання за посадою яку він займав, припиняється. Таким чином, затвердження результатів оцінювання звільненого державного службовця не здійснюється.

6. Чи потрібно проводити моніторинг виконання завдань за 3-й квартал, якщо у жовтні проводиться оцінювання?

Якщо проведення моніторингу виконання завдань збігається з визначенням результатів виконання таких завдань, то такий моніторинг не проводиться.

7. Як визначати завдання на наступний рік, якщо особа перебуває у відпустці без збереження заробітної плати у зв’язку з карантином та планує перебувати у такій відпустці невизначений термін?

Згідно з пунктом 12 Порядку якщо завдання і ключові показники для державного службовця (крім державного секретаря міністерства) неможливо визначити у грудні року, що передує звітному у зв’язку з його тимчасовою непрацездатністю, відпусткою або професійним навчанням, вони визначаються протягом п’яти робочих днів після виходу на роботу. Завдання і ключові показники для таких державних службовців на поточний рік не визначаються, якщо вихід на роботу настає у жовтні – грудні цього року.

8. Чи не буде помилкою якщо державні службовці з одного структурного підрозділу і однаковими посадовими інструкціями матимуть однакові завдання?

Порядок не містить положень про недопустимість визначення однакових завдань державним службовцям з подібними посадовими обов’язками. Разом з тим, для уникнення формального підходу до процедури оцінювання, доцільно визначати завдання, які відповідають фактичній роботі державного службовця. Як правило, у кожного державного службовця, навіть при однакових посадових обов’язках, є особиста сфера відповідальності (робота, яку робить і за яку відповідає саме він).

9.  Чи мають співвідноситись завдання керівника структурного підрозділу та завдання його підлеглих?

Згідно з пунктом 12 Порядку визначення завдань і ключових показників для заступників керівників здійснюється після визначення завдань і ключових показників для їх керівників. Таким чином, Порядок містить принцип каскадування завдань від керівників до підлеглих. Тобто, спочатку завдання доцільно визначати керівнику, а потім його підлеглим.

10. Якщо безпосередній керівник, який визначає завдання державному службовцю перебуває у грудні в навчальній відпустці, коли він повинен визначати завдання для підлеглих?

У наведеному випадку завдання і ключові показники має визначати особа, яка виконує обов’язки тимчасово відсутнього безпосереднього керівника. Якщо виконуючий обов’язки не визначений, то встановлення завдань здійснюється керівником вищого рівня.