Актуальні запитання та відповіді щодо визначення результатів виконання завдань державними службовцями у 2025 році

Шановні колеги! Пропонуємо вашій увазі відповіді на найпоширеніші запитання, які ми отримували у 2025 році.

 1. З яких етапів складається оцінювання для кожного державного службовця?

 Відповідь: відповідно до пункту 9 Порядку проведення оцінювання результатів службової діяльності державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 23 серпня 2017 р. № 640, (далі – Порядок) оцінювання проводиться поетапно:

• визначення завдань і ключових показників;
• визначення результатів виконання завдань;
• затвердження висновку (крім випадків, коли жодне із визначених завдань не підлягає оцінюванню).

Ці етапи процедури оцінювання поширюють на всіх без винятку державних службовців, результати роботи яких підлягають оцінюванню. Порядок також передбачає строки, в які кожен з етапів оцінювання має відбутися, а також функції та повноваження учасників процедури оцінювання на кожному з наведених етапів цієї процедури.

2. Чи може бути наказ про визначення результатів затверджений пізніше 05 жовтня, якщо штатна чисельність перевищує 100 осіб? 

Відповідь: так, може. Згідно з пунктом 13 Порядку визначення результатів виконання завдань проводиться у жовтні – грудні за період з
1 січня поточного року або з дати визначення завдань і ключових показників до дати прийняття наказу (розпорядження) про визначення результатів виконання завдань. Таким чином, наказ (розпорядження) про визначення результатів виконання завдань державними службовцями категорії «Б» і «В» державного органу може бути виданий у період з жовтня по грудень звітного року.

Водночас для визначення дати прийняття такого розпорядчого акта доцільно враховувати кількість державних службовців державного органу, результати виконання завдань якими підлягають оцінюванню в цьому році. Запропоновані в такому розпорядчому акті строки, мають дозволяти якісну організацію проведення усіх етапів процедури оцінювання, водночас враховувати, що преміювання відмінників має відбутися в поточному звітному році (в грудні).

3. Як оцінювати результати службової діяльності державних службовців, які перебувають за штатом державного органу? 

Відповідь: згідно з частиною першою статті 44 Закону України «Про державну службу» (далі – Закон), а також пунктами 12 та 14 Порядку, визначення завдань, визначення результатів виконання завдань та затвердження висновку щодо результатів оцінювання має бути здійснено щодо всіх державних службовців, які працюють на займаних посадах (з урахуванням умов, передбачених наведеними положеннями законодавчих актів). Отже, віднесення посади категорії «Б» або «В» за штат державного органу жодним чином не перешкоджає визначенню результатів службової діяльності державного службовця, який перебуває на такій посаді. У разі відсутності безпосереднього керівника такого державного службовця оцінювання його службової діяльності проводить керівник державної служби в цьому державному органі.

Оцінювання в такому випадку відбувається на загальних підставах, визначених статтею 44 Закону та положеннями Порядку.

4. Чи повинний бути обов'язковим звіт в письмовій формі?

 Відповідь: згідно з пунктами 22 та 39 Порядку державні службовці, які займають посади державної служби категорії «А», не пізніше двох тижнів з дня прийняття наказу (розпорядження) про визначення результатів виконання завдань складають письмовий звіт у довільній формі про свою службову діяльність щодо виконання відповідних завдань і ключових показників. Водночас, оціночна співбесіда проводиться на основі усних пояснень державного службовця, який займає посаду державної служби категорії «Б» або «В», про виконання завдань і ключових показників та його письмового звіту, що подається у довільній формі відповідно до абзацу першого
пункту 9^-1 цього Порядку (у разі його подання державним службовцем).

Таким чином подання письмового звіту в довільній формі є обов’язковим для державних службовців категорії «А», натомість державні службовці категорії «Б» або «В» самі приймають рішення чи подавати такий звіт. Порядок не передбачає повноважень керівника державної служби чи безпосереднього керівника зобов’язати державного службовця категорії «Б» або «В» складати і подавати зазначений звіт письмово.

5. Якщо у керівника структурного підрозділу запланована відпустка на період, який визначений у Графіку для визначення результатів виконання завдань підпорядкованими йому державними службовцями, чи не буде порушенням визначення таких результатів раніше запланованих дат? 

Відповідь: пункт 37 Порядку, який передбачає проведення оціночної співбесіди, містить норму про те, що у разі тимчасової відсутності у зв’язку з відрядженням або відпусткою державного службовця за його заявою до безпосереднього керівника оціночна співбесіда та визначення результатів виконання завдань проводяться раніше.

Отже, нормами Порядку прямо передбачено можливість проведення оціночної співбесіди та визначення результатів виконання завдань раніше лише у разі відрядження або відпустки самого державного службовця.

Водночас, Порядок не передбачає можливості проведення оціночної співбесіди раніше у разі відсутності безпосереднього керівника в період проведення таких співбесід. В такому випадку оціночну співбесіду проводить виконуючий обов’язки цього безпосереднього керівника.

6. Чи включати до наказу про визначення результатів виконання завдань державного службовця, який знаходиться на лікарняному у зв'язку з вагітністю та пологами?

 Відповідь: ні, не включати. Пункт 14 Порядку містить перелік підстав, за наявності яких визначення результатів виконання завдань не проводиться і висновок щодо оцінювання результатів службової діяльності державних службовців не затверджується. Однією з таких підстав є перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, без збереження заробітної плати відповідно до пункту 3 частини першої статті 25 Закону України «Про відпустки».

Звертаємо увагу, що для того, щоб визначення результатів виконання завдань державним службовцем не проводилось в поточному звітному періоді, такі підстави мають бути наявні на момент прийняття наказу (розпорядження) про визначення результатів виконання завдань. Лише у такому разі відповідного державного службовця не включають в цей наказ (розпорядження).

Однак, якщо одна з підстав, передбачених пунктом 14 Порядку, настала після прийняття згаданого наказу (розпорядження), визначення результатів виконання завдань державним службовцем, якого включено в такий наказ (розпорядження), не припиняється, а здійснюється без проведення оціночної співбесіди (у зв’язку з його відсутністю) згідно з абзацом другим пункту 37, абзацом другим пункту 38 та абзацом другим пункту 40 Порядку.

7. Державний службовець пройшов навчання відмінне від зазначеного в його індивідуальній програмі. Чи може такий працівник отримати оцінку «відмінно» за результатами оцінювання його службової діяльності?

 Відповідь: згідно з критеріями виставлення балів, що містяться у додатку 4 до Порядку, для виставлення за виконане державним службовцем завдання найвищого балу, а саме «4», серед іншого таким державним службовцем має бути пройдено професійне навчання відповідно до індивідуальної програми, за результатами якого нараховано не менше, ніж 0,4 кредиту ЄКТС.

Отже, у разі непроходження професійного навчання відповідно до індивідуальної програми підвищення професійного розвитку, виставлення балу «4» не допускається за жодне із завдань. Професійне навчання, не включене до індивідуальної програми, у такому випаду не може бути враховано.

 8. Хто має проводити оцінювання державного службовця категорії «Б» (начальник відділу) на якого тимчасово покладено виконання обов'язків керівника державної служби органу (посада керівника державної служби в цьому органі вакантна)?

 Відповідь: пунктом 8 та 37 Порядку встановлено, що оцінювання результатів службової діяльності державного службовця, на якого покладено виконання обов’язків тимчасово відсутнього державного службовця, проводиться за тією посадою державної служби, яку він займає. У разі виконання державним службовцем, який займає посаду державної служби категорії «Б» або «В», обов’язків за іншою посадою державної служби (за наявності розпорядчого акта про покладення виконання обов’язків або за розподілом обов’язків) визначення результатів виконання завдань здійснюється з урахуванням положень пункту 8 цього Порядку керівником вищого рівня по відношенню до посади державної служби, яку він займає.

Таким чином, у наведеній ситуації оцінювання результатів службової діяльності згаданого державного службовця категорії «Б» (начальника відділу) буде здійснювати керівник вищого рівня, тобто посадова особа, яка здійснює оцінювання результатів службової діяльності керівника державної служби цього державного органу. Але таке оцінювання проводитиметься саме за основною посадою, тобто посадою начальника відділу.

 9.  Яка кількість державних службовців може отримати оцінку відмінну в одному державному органі?

 Відповідь: Законом та Порядком не встановлена гранична кількість відмінних оцінок, що можуть бути виставлені державним службовцям в державному органі. Разом з тим, на думку НАДС, виставлення всім державним службовцям відмінних оцінок може свідчити про формальний підхід до проведення цієї процедури, зокрема при визначенні завдань і ключових показників.

10. Який строк звільнення державного службовця у разі отримання ним негативної оцінки?

 Відповідь: на сьогодні Закон не містить чіткого строку для звільнення державного службовця у зв’язку з отриманням ним негативної оцінки.

Вважаємо, що такий строк має бути достатній для ознайомлення державного службовця з наказом про затвердження висновку згідно зі статтею 44 Закону, а також достатнім для передачі справ відповідно до статті 89 Закону. Таким чином, строк від 5 до 10 днів може бути достатнім для належного оформлення звільнення державного службовця на згаданій підставі.