Процедура оцінювання в цілому, як і алгоритм визначення завдань і ключових показників, регулюються статтею 44 Закону України «Про державну службу» (далі – Закон) та Порядком проведення оцінювання результатів службової діяльності державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 23 серпня 2017 року № 640, (далі – Порядок).

Звертаємо увагу, що у 2024 році зміни до наведених положень Закону та Порядку не вносились. Таким чином, завдання і ключові показники на 2025 рік визначаються в такому ж порядку, як вони визначались на 2024 рік.

1. Чи необхідно встановлювати завдання державним службовцям, які в грудні 2024 року перебувають у простої?

Пунктом 34 Порядку визначено, що відповідні керівники можуть визначити завдання і ключові показники для підлеглих їм державних службовців виключно після обговорення з ними цих завдань і ключових показників.

Таким чином, визначення завдань для державного службовця в період його відсутності у зв’язку з простоєм, тимчасовою непрацездатністю, відпусткою або з інших причини не допускається.

Завдання і ключові показники мають бути визначені після виходу державного службовця на роботу в строки, передбачені пунктом 12 Порядку.

2. Якщо державному службовцю при призначенні на посаду встановлено випробування, коли визначати йому завдання і ключові показники для щорічного оцінювання?

Стаття 35 Закону передбачає, що в акті про призначення на посаду суб’єкт призначення може встановити випробування з метою перевірки відповідності державного службовця займаній посаді із зазначенням його строку. При призначенні особи на посаду державної служби вперше встановлення випробування є обов’язковим.

Відповідно до пункту 12 Порядку завдання і ключові показники для державного службовця на наступний рік визначаються у грудні року, що передує звітному.

Завдання і ключові показники для державного службовця на поточний рік визначаються у січні – липні цього року в разі призначення (переведення) на посаду державної служби, виходу на роботу після відсутності на службі у випадках, передбачених абзацами третім – шостим пункту 14 цього Порядку, поновлення на посаді державної служби. Такі завдання і ключові показники визначаються протягом десяти робочих днів після призначення (переведення) або виходу на роботу.

З огляду на наведене, визначення завдань для державного службовця на період випробування не виключає необхідності визначати завдання і ключові показники відповідно до Закону та Порядку.

3. Чи потрібно визначати нові завдання для державних службовців, якщо структурний підрозділ, в якому вони працюють, перейменовано? 

Відповідно до пункту 8 Порядку у разі звільнення державного службовця або його переведення на іншу посаду державної служби до затвердження висновку процедура оцінювання за посадою державної служби, яку він займав, припиняється.

Таким чином, якщо відбулось виключно зміна назви посади, яка не супроводжується переведенням державного службовця на іншу посаду, це не тягне за собою зміни завдань і ключових показників.

4. Якщо державний службовець призначений у вересні, такому державному службовцю визначаються завдання та ключові показники?

Пунктом 12 Порядку визначено, що завдання і ключові показники для державного службовця на наступний рік визначаються у грудні року, що передує звітному.

Завдання і ключові показники для державного службовця на поточний рік визначаються у січні – липні цього року в разі призначення (переведення) на посаду державної служби, виходу на роботу після відсутності на службі у випадках, передбачених абзацами третім – шостим пункту 14 цього Порядку, поновлення на посаді державної служби.

Отже, державним службовцям, які призначені на посади з 1 серпня поточного року завдання і ключові показники на цей поточний звітний період не визначаються.

Для таких державних службовців завдання визначаються в грудні на наступний звітний період.

5. Чи визначаються завдання державним службовцям які перебувають поза штатом?

Статтею 44 Закону передбачено, що результати службової діяльності державних службовців щороку підлягають оцінюванню.

Виключень щодо державних службовців, які перебувають поза штатом згадана стаття Закону, а також Порядок не містять.

Таким чином, державним службовцям, які в грудні року, що передує звітному, перебувають поза штатом, завдання і ключові показники на наступний рік визначаються в установленому порядку.

6. Чи потрібно керівнику державної служби в державному органі видати наказ про організацію визначення завдань і ключових показників державним службовцям цього органу?

Порядок не передбачає обов’язкову підготовку такого наказу, оскільки він містить чіткі імперативні строки для визначення завдань і ключових показників.

Проте, керівник державної служби в державному органі може видати такий наказ, якщо вбачає його необхідність для покращення організації процедури оцінювання в цьому органі.

7. Яка максимальна кількість завдань має бути визначена державному службовцю, який займає посаду державної службу категорії «Б»?

Пунктом 10 Порядку передбачено, що для державного службовця визначається від двох до п’яти завдань. Зазначена норма поширюється на державних службовців усіх категорій. Тому державному службовцю, який займає посаду державної служби категорії «Б», для проведення щорічного оцінювання його службової діяльності має бути визначено не більше п’яти завдань з ключовими показниками.

8. Яка кількість ключових показників може міститься в одному завданні?

Порядок не регламентує кількості ключових показників, яка має бути визначена для кожного завдання.

Водночас, звертаємоувагу, що в Методичних рекомендаціях щодо визначення завдань і ключових показників результативності, ефективності та якості службової діяльності державних службовців, які займають посади державної служби категорій «Б» і «В», моніторингу їх виконання та перегляду, затверджених наказом НАДС від 17 листопада 2023 року № 186-23, зазначено, що доцільно уникати нагромадження необґрунтовано великої кількості ключових показників, оскільки це може призвести до обтяження (перевантаження) самого процесу моніторингу виконання завдань і визначення результатів оцінювання.

Крім того, рекомендовано визначати для кожного завдання не більше п'яти ключових показників.

9. Який має бути строк виконання завдань, якщо визначення результатів виконання завдань проходить у кінці жовтня? Чи доцільно визначати завдання на весь звітний рік?

Частиною дев’ятою статті 44 Закону встановлено, що державні службовці, які отримали відмінні оцінки за результатами оцінювання, підлягають преміюванню відповідно до цього Закону.

Згідно з пунктом 13 Порядку визначення результатів виконання завдань проводиться у жовтні – грудні за період з 1 січня поточного року або з дати визначення завдань і ключових показників до дати прийняття наказу (розпорядження) про визначення результатів їх виконання. Таким чином, для преміювання відмінників в поточному бюджетному періоді, всі етапи оцінювання мають бути реалізовані до завершення цього періоду, тобто до завершення поточного року.

При визначенні державному службовцю завдань і ключових показників, а також термінів їх виконання, необхідно враховувати, що оцінювати результати доведеться у жовтні або в листопаді. Якщо виконання завдання фактично має бути завершено в грудні звітного року, то його доцільно розділити на етапи, виконання яких має бути здійснено не пізніше видання відповідного наказу (розпорядження), і зазначати саме їх.

10. Чи доцільно одним із завдань визначати «Підвищення професійної компетентності»?

Пунктом 33 Порядку чітко визначено, що завдання і ключові показники державних службовців, які займають посади державної служби категорій «Б» і «В», визначаються за формою згідно з додатком 7 з урахуванням стратегічних документів державного та/або регіонального рівня, річного плану роботи державного органу, завдань, функцій та обов’язків, визначених у положенні про державний орган, положенні про відповідний структурний підрозділ, посадовій інструкції.

Статтею 7 Закону регламентовано, що професійне навчання, зокрема за державні кошти, відповідно до потреб державного органу, є одним з основних прав державного службовця.

Згідно зі статтею 49 Закону державний службовець за результатами оцінювання службової діяльності, передбаченого статтею 44 цього Закону, разом із службою управління персоналом складає індивідуальну програму підвищення рівня професійної компетентності, яку погоджує його безпосередній керівник та затверджує керівник самостійного структурного підрозділу, в якому він працює.

Отже, професійне навчання державного службовця не є частиною його функцій та обов’язків, передбачених згаданими документами, тому не може бути включено до завдань і ключових показників, що встановлюються для визначення результатів його службової діяльності.

11. Чи можуть завдання на 2025 рік бути такими ж як у 2024 році?

Згідно з пунктом 33 Порядку завдання і ключові показники визначаються з урахуванням стратегічних документів державного та/або регіонального рівня, річного плану роботи державного органу, завдань, функцій та обов’язків, визначених у положенні про державний орган, положенні про відповідний структурний підрозділ, посадовій інструкції. Повторення завдань і ключових показників не суперечить умовам процедури оцінювання. Разом з тим, для уникнення формального підходу до такої процедури, доцільно визначати індивідуальні, актуальні і конкретні завдання для кожного звітного періоду.

12. Як часто необхідно проводити моніторинг виконання завдань і ключових показників?

Умови проведення моніторингу виконання завдань передбачені пунктом 11^-1 Порядку. Так, з метою відстеження прогресу виконання визначених для державного службовця завдань, аналізу інформації про стан досягнення завдань, установлених для відповідного державного органу, контролю своєчасності та якості процесу виконання завдань, визначення потреби у необхідності коригування процесу або результату виконання завдання, а також надання допомоги для належного виконання завдань проводиться моніторинг виконання завдань і ключових показників.

Моніторинг виконання завдань і ключових показників проводиться особою, яка їх визначила. Моніторинг виконання завдань і ключових показників, визначених для державних службовців, які займають посади державних секретарів міністерств, проводиться відповідним міністром.

Отже, періодичність проведення зазначеного моніторингу нормативно не встановлена. Вважаємо, що таку періодичність доцільно визначати виходячи із необхідної частоти його проведення, змісту завдань і строків їх виконання. Крім того, в державному органі може бути створена та затверджена загальна система моніторингу, яка передбачатиме обов’язковий періодичний, наприклад щоквартальний, моніторинг виконання завдань і ключових показників державними службовцями цього органу.

13. Чи не буде помилкою якщо державні службовці з одного структурного підрозділу і з однаковими посадовими інструкціями матимуть однакові завдання?

Згідно з пунктом 10 Порядку визначення завдань і ключових показників для державного службовця здійснюється з урахуванням його основних посадових обов’язків. Завдання і ключові показники повинні зосереджуватись на досягненні завдань, установлених для відповідного державного органу, та відображати кінцевий результат, на досягнення якого спрямована службова діяльність державного службовця, вимірюватися в кількісному та/або якісному вираженні. Завдання і ключові показники, визначені для державних службовців у державному органі, не можуть дублюватися, крім завдань і ключових показників, визначених для державних службовців, посадові обов’язки яких збігаються.

Таким чином, Порядок передбачає виключні умови, за яких завдання державних службовців можуть дублюватися.

14. Чи мають співвідноситись завдання керівника структурного підрозділу та завдання його підлеглих?

Згідно з пунктом 11 Порядку визначення завдань і ключових показників для заступників керівників здійснюється після визначення завдань і ключових показників для їх керівників. Таким чином, Порядок містить принцип каскадування завдань.

Проте зміст завдань керівника та працівників структурного підрозділу може відрізнятись, оскільки такий зміст в першу чергу залежить від основних посадових обов’язків державного службовця. Відповідно до пункту 10 Порядку завдання і ключові показники повинні зосереджуватись на досягненні завдань, установлених для відповідного державного органу, та відображати кінцевий результат, на досягнення якого спрямована службова діяльність державного службовця, вимірюватися в кількісному та/або якісному вираженні.

Звертаємо увагу, що відповідно до наведеної норми Порядку завдання і ключові показники, визначені для державних службовців у державному органі, не можуть дублюватися, крім завдань і ключових показників, визначених для державних службовців, посадові обов’язки яких збігаються.