З 30 березня 2023 року набрав чинності оновлений Порядок розроблення посадових інструкцій державних службовців категорій «Б» та «В», затверджений наказом НАДС від 25 листопада 2022 року № 123-22 (далі – Порядок). 23 березня 2023 року НАДС провів онлайн сесію щодо окремих питань розроблення посадових інструкцій, за результатами якої підготовлено відповіді на ТОП-10 питань, які найчастіше ставили учасники.

1. Чи потрібно оновлювати діючі посадові інструкції у зв’язку зі зміною форми?

Порядком не передбачено обов'язку перезатвердження усіх існуючих посадових інструкцій для приведення їх у відповідність до зміненої форми. Оновлену форму посадових інструкцій, а також положення Порядку потрібно застосовувати з 30 березня 2023 року.

Разом з тим, перегляд посадових інструкцій обов'язково здійснюється не рідше ніж один раз на три роки. Також їх перегляд необхідно здійснювати у випадках, передбачених пунктом 1 розділу IV Порядку.

Крім того, з окресленого питання НАДС було підготовлено роз’яснення щодо оновлення форми посадових інструкцій державних службовців категорій «Б» та «В» від 13 березня 2023 року № 162.

2. Чи потрібно документально оформлювати рішення про перегляд посадових інструкцій?

Ні, не потрібно. Порядком не передбачено обов’язок видання розпорядчого документа для перегляду посадових інструкцій державних службовців.

3. Чи необхідно передбачити в посадовій інструкції покладання виконання посадових обов'язків на іншого державного службовця?

Відповідно до пункту 2 розділу І Порядку, посадові обов’язки - перелік дій, що виконуються за посадою державної служби для реалізації завдань і функцій, покладених на структурний підрозділ чи державний орган в цілому. У зв’язку з цим, у посадовій інструкції НЕ рекомендуємо зазначати про покладання обов’язків тимчасово відсутнього державного службовця на іншого державного службовця.

Зазначене, на наш погляд, доцільно передбачити в окремому рішенні керівника державної служби, у якому буде враховано поточну ситуацію в державному органі (фактичну наявність працівників, їх завантаженість тощо) та положення частини третьої статті 52 Закону України «Про державну службу».

4. Чи встановлена мінімальна кількість посадових обов’язків, які повинні бути зазначені в посадовій інструкції? Якщо у державного службовця 10 і більше посадових обов’язків – як правильно їх прописати в посадовій інструкції?

Згідно підпункту 3 пункту 4 розділу ІІІ Порядку у розділі посадової інструкції «Основні посадові обов’язки» зазначаються до десяти посадових обов'язків, які мають відповідати завданням і функціям структурного підрозділу та державного органу, меті посади та включати типові види діяльності, що мають виконуватися на посаді та вирізняють її серед інших посад у структурному підрозділі або державному органі в цілому, якщо інше не передбачено законодавством. Посадові обов’язки рекомендується викладати чітко, лаконічно, зрозуміло та однозначно.

Якщо при визначенні змісту виконуваної за посадою роботи виявлено більше десяти основних дій, рекомендується додатково їх переглянути, згрупувавши відповідно до тих завдань, функції та відповідальності, які будуть делеговані державному службовцю на цій посаді. При цьому слід зважати на кількість, складність, типову тривалість виконання певних дій та інші фактори для належного розподілу обсягу роботи в межах робочого часу між державними службовцями відповідного державного органу.

Мінімальної кількості посадових обов’язків, які мають бути зазначені в посадовій інструкції державного службовця, Порядком не передбачено. Кількість посадових обов’язків державного службовця обумовлена специфікою посади державної служби.

Для зручності працівників служб управління персоналом оновлено Методичні рекомендації щодо окремих питань підготовки посадових інструкцій державних службовців категорій «Б» та «В» (наказ НАДС від 22 березня 2023 року № 41-23) (далі – Методичні рекомендації), в яких надані рекомендації щодо формулювання посадових обов’язків державного службовця.

5. Якщо в державному органі є 10 посад з однаковими посадовими обов’язками, скільки необхідно затвердити посадових інструкцій – 10 чи 1? Чи можуть в одному відділі у спеціалістів бути ідентичні посадові інструкції з однаковими посадовими обов’язками, якщо працівники виконують однакову роботу?

Відповідно до пункту 3 розділу І Порядку посадова інструкція розробляється для кожної посади державної служби категорій «Б» та «В» у штатному розписі державного органу з урахуванням завдань і функцій державного органу та/або структурного підрозділу у складі його апарату (секретаріату). Тобто для однієї посади – одна посадова інструкція. У разі виконання працівниками однакових посадових обов’язків, в їх посадових інструкціях рекомендується визначити однакові основні посадові обов’язки.

6. Чи обов’язкові для заповнення усі розділи посадової інструкції державних службовців категорій «Б» та «В»?

Інформація в розділах посадової інструкції заповнюється за потреби (наприклад, не кожній посаді характерні спеціальні умови служби, тому вони зазначаються у разі їх наявності). Приклади розроблених посадових інструкцій для посад державної служби категорій «Б» та «В» наведено у додатку 5 до Методичних рекомендацій.

7. Чи може один спеціаліст мати декілька посадових інструкцій: основну та додаткову, наприклад, з військового обліку або пожежної безпеки?

Ні, не може. Відповідно до пункту 3 розділу І Порядку посадова інструкція розробляється для кожної посади державної служби категорій «Б» та «В» у штатному розписі державного органу з урахуванням завдань і функцій державного органу та/або структурного підрозділу у складі його апарату (секретаріату).

8. Чи потрібно погоджувати проект посадової інструкції з юридичною службою державного органу?

Ні, не потрібно. Відповідно до пункту 6 розділу І Порядку юридична служба державного органу не є учасником процесу розроблення, затвердження та перегляду посадової інструкції.

9. Яка відповідальність за неналежне оформлення посадової інструкції/невчасне її розроблення та затвердження?

Пунктом 7 розділу І Порядку передбачені повноваження служби управління персоналом в частині розроблення посадових інструкцій. Також, відповідно до пункту 2 розділу ІІ Типового положення служба управління персоналом, відповідно до покладених на неї завдань, організовує роботу щодо розроблення посадових інструкцій державних службовців державного органу, затвердження яких належить до повноважень керівника державної служби, їх перегляду на відповідність встановленим законодавством вимогам та з метою виявлення потреб у внесенні до них змін, а також надає консультативну допомогу щодо розроблення та внесення змін до посадових інструкцій.

У разі створення в державному органі служби управління персоналом (а не введення посади спеціаліста з питань персоналу) для належної реалізації цих функцій вони мають бути делеговані одному або декільком державним службовцям, які працюють у службі управління персоналом.

Згідно статті 64 Закону України «Про державну службу» за невиконання або неналежне виконання посадових обов’язків, визначених цим Законом та іншими нормативно-правовими актами у сфері державної служби, посадовою інструкцією, а також порушення правил етичної поведінки та інше порушення службової дисципліни державний службовець притягається до дисциплінарної відповідальності у порядку, встановленому цим Законом.

10. Коли ознайомлювати особу із посадовою інструкцією, якщо вона призначена на посаду держаної служби у період дії воєнного стану без конкурсного відбору?

Відповідно до пункту 9 розділу ІІ Порядку служба управління персоналом у день призначення або переведення державного службовця на відповідну посаду ознайомлює його з посадовою інструкцією. У разі тимчасової відсутності державного службовця служба управління персоналом ознайомлює такого державного службовця з посадовою інструкцією у день його виходу на роботу.